檔案科管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案科歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋公司工作的各個方面。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案科檔案科是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案工作，集中管理公司各類檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案的安全保護(hù)、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（二）各部門檔案管理員各部門應(yīng)指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理的要求，對本部門文件材料進(jìn)行分類、立卷，定期向檔案科移交。3.協(xié)助檔案科做好本部門檔案的查閱、利用等工作。4.接受檔案科的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件。4.公司各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。5.公司業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表等文件。6.公司財務(wù)文件，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。8.公司技術(shù)文件，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。9.公司基本建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件等。10.公司設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維修保養(yǎng)記錄等。11.公司對外宣傳、廣告、公關(guān)活動等形成的文件材料。12.公司與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件。13.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集到本部門。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并向檔案科移交。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆書寫。4.電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所檔案科應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。（三）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序存放檔案，同一類檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。2.對重要檔案和利用率較高的檔案，應(yīng)設(shè)立專柜存放，便于快速查閱。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。檔案保管期限的劃分應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（五）檔案鑒定檔案科應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。鑒定工作應(yīng)由檔案科牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（六）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時消除安全隱患。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全。查閱、借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為因素導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠及時有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案科查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠準(zhǔn)確、快速地查閱到所需檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案科審批。檔案科批準(zhǔn)后，借閱者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案科審批。檔案科批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制件”章。（三）利用登記檔案科應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）保密要求1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)妥善保管，不得泄露。2.查閱、借閱機(jī)密檔案應(yīng)在檔案科指定的地點(diǎn)進(jìn)行，嚴(yán)禁將機(jī)密檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制機(jī)密檔案應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保復(fù)制件的安全。六、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理的要求，及時收集本部門形成的電子文件，并進(jìn)行整理。電子文件應(yīng)按照其來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保分類合理、便于管理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲，如PDF、DOC、XLS等，確保文件的可讀性和通用性。3.電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式、大小等信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案的存儲與保管1.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別和編號順序進(jìn)行存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。3.電子檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保電子檔案的安全。（三）電子檔