公章證照管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章、證照的管理，確保公章、證照的使用規(guī)范、安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各下屬單位公章、證照的管理。（三）定義1.公章：指公司行政章、合同專用章、財務(wù)專用章等具有法律效力的印章。2.證照：指公司營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等各類資質(zhì)證書和證明文件。（四）管理原則1.嚴(yán)格審批原則：公章、證照的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保使用的合法性、合理性。2.安全保管原則：公章、證照應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，存放于安全可靠的場所，確保其安全。3.規(guī)范使用原則：公章、證照的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、程序進(jìn)行，不得擅自更改、擴(kuò)大使用范圍。二、公章管理（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司設(shè)立、變更等相關(guān)文件，向公安機(jī)關(guān)申請刻制。2.刻制公章必須選擇具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的刻章單位，確保公章的質(zhì)量和安全性。3.新刻制的公章應(yīng)及時在公安機(jī)關(guān)備案，并將備案回執(zhí)交行政部門存檔。（二）公章的啟用1.新公章刻制完成后，由行政部門填寫《公章啟用申請表》，經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后啟用。2.行政部門應(yīng)將公章啟用的時間、范圍等信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并通知相關(guān)部門和人員。（三）公章的保管1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章保管制度。2.公章應(yīng)存放于保險柜或其他安全可靠的場所，實(shí)行雙人保管制度，即保險柜鑰匙由兩人分別保管，使用時需兩人同時在場。3.公章保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域，如因特殊情況需要帶出，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）公章的使用1.使用公章必須填寫《公章使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批流程如下：一般性文件、資料等蓋章，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，報行政部門審核，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后使用。合同、協(xié)議等重要文件蓋章，由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，重大合同還需經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。涉及財務(wù)、稅務(wù)等重要事項(xiàng)的蓋章，由財務(wù)部門審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，重大事項(xiàng)還需經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。3.公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《公章使用申請表》進(jìn)行蓋章操作，確保蓋章內(nèi)容與申請表一致。蓋章后，應(yīng)在申請表上加蓋“已蓋章”字樣，并留存?zhèn)浒浮?.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章后注明用途、有效期限等信息，并嚴(yán)格控制使用范圍。（五）公章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、公章?lián)p壞等原因需要停用公章的，由行政部門填寫《公章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的公章應(yīng)及時交回行政部門，由行政部門統(tǒng)一保管。3.對于已停用的公章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)后，按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)填寫《公章銷毀申請表》，注明銷毀原因、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由行政部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保銷毀徹底。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求，及時辦理證照的申請、變更、年檢等手續(xù)。2.辦理證照時，行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保提供的材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的程序和時間要求辦理。3.證照辦理完成后，行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取并妥善保管，將證照原件存放于保險柜或其他安全可靠的場所，同時將證照復(fù)印件交相關(guān)部門和人員存檔。（二）證照的保管1.公司證照由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)熟悉各類證照的管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守證照保管制度。2.證照應(yīng)分類存放，建立證照臺賬，詳細(xì)記錄證照名稱、編號、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取時間、保管人等信息，并定期進(jìn)行核對，確保賬證相符。3.證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，不得擅自涂改、出借、轉(zhuǎn)讓或丟失。如因特殊情況需要借用證照原件的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。借用期間，借用人員應(yīng)妥善保管證照，不得損壞或丟失，借用期滿后應(yīng)及時歸還。（三）證照的使用1.使用證照必須填寫《證照使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批流程如下：一般性文件、資料等需要使用證照復(fù)印件的，由部門負(fù)責(zé)人簽字后，報行政部門審核，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后使用。合同、協(xié)議等重要文件需要使用證照原件的，由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，重大合同還需經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。涉及對外投標(biāo)、資質(zhì)審查等重要事項(xiàng)需要使用證照原件的，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，重大事項(xiàng)還需經(jīng)公司法定代表人簽字批準(zhǔn)。3.證照保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的《證照使用申請表》進(jìn)行操作，確保使用的證照與申請表一致。使用后，應(yīng)在申請表上加蓋“已使用”字樣，并留存?zhèn)浒浮?.嚴(yán)禁使用證照從事與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動。如因工作需要確需外借證照原件的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。外借期間，公司應(yīng)與借用方簽訂借用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保證照的安全使用。（四）證照的年檢與換證1.行政部門應(yīng)定期關(guān)注各類證照的年檢和換證時間，提前做好準(zhǔn)備工作，確保按時辦理年檢和換證手續(xù)。2.辦理年檢和換證手續(xù)時，行政部門應(yīng)按照相關(guān)部門的要求，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的材料，并及時繳納相關(guān)費(fèi)用。3.年檢和換證完成后，行政部門應(yīng)及時更新證照臺賬，確保證照信息的準(zhǔn)確性和有效性。（五）證照的遺失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，證照保管人員應(yīng)立即向行政部門報告，并采取相應(yīng)的掛失措施，防止證照被冒用。2.行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門申請補(bǔ)辦證照，并按照規(guī)定的程序和要求提供所需材料。補(bǔ)辦過程中，應(yīng)密切關(guān)注辦理進(jìn)度，確保盡快補(bǔ)辦回證照。3.證照補(bǔ)辦完成后，行政部門應(yīng)將新證照原件妥善保管，并將補(bǔ)辦情況記錄在證照臺賬中。同時，應(yīng)對證照遺失原因進(jìn)行調(diào)查，如因保管人員失職導(dǎo)致證照遺失的，應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對公章、證照的管理情況進(jìn)行定期檢查，確保管理工作符合本辦法的規(guī)定。2.檢查內(nèi)容包括公章、證照的保管情況、使用審批情況、臺賬記錄情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)人員進(jìn)行整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供公章、證照管理的有關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況報告上級主管部門。五、責(zé)任追究（一）因保管不善導(dǎo)致公章、證照遺失、損壞或被盜用的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，保管人員應(yīng)按照損失金額的一定比例進(jìn)行賠償。（二）未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用公章、證照或超越審批范圍使用公章、證照的，由使用人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。如給公司