網(wǎng)絡(luò)公司會議紀要制度

一、總則1.目的：為規(guī)范本網(wǎng)絡(luò)公司網(wǎng)絡(luò)會議紀要的管理，準確、完整地記錄會議內(nèi)容和決議，確保會議精神得到有效傳達和執(zhí)行，提高公司決策效率和工作協(xié)同性，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。2.指導(dǎo)原則：遵循準確、客觀、簡潔、及時的原則。如實反映會議討論情況和最終決定，不夸大、不歪曲；語言表達清晰明了，去除冗余信息；在會議結(jié)束后盡快完成紀要整理與分發(fā)，確保信息的時效性。3.企業(yè)文化體現(xiàn)：本制度充分融入公司“創(chuàng)新、協(xié)作、高效、共贏”的企業(yè)文化。在會議紀要工作中，鼓勵員工積極分享創(chuàng)新想法，通過準確記錄協(xié)作過程與成果，推動高效決策，實現(xiàn)公司與員工、客戶的共贏發(fā)展。二、適用范圍本制度適用于網(wǎng)絡(luò)公司內(nèi)部所有通過網(wǎng)絡(luò)形式召開的會議，包括但不限于部門周會、項目溝通會、高層決策會等。參會人員涵蓋公司全體員工，涉及對外合作的網(wǎng)絡(luò)會議，視情況適用于相關(guān)合作客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.會議組織者-負責(zé)確定會議主題、議程、參會人員和時間安排，并提前通知相關(guān)人員。-把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)討論方向，確保會議按照預(yù)定議程進行。-若會議涉及多個部門或復(fù)雜議題，需協(xié)調(diào)各方資源，促進有效溝通。2.紀要記錄人-通常由會議組織者指定，一般為行政人員或與會議主題緊密相關(guān)部門的工作人員。-負責(zé)在會議過程中認真聆聽發(fā)言，準確記錄會議討論內(nèi)容、決議、任務(wù)分配等關(guān)鍵信息。-運用錄音、速記軟件等工具輔助記錄，確保信息的完整性。3.紀要審核人-一般為會議主持人或相關(guān)部門負責(zé)人。-對會議紀要的準確性、完整性進行審核，重點檢查決議內(nèi)容是否清晰、任務(wù)分配是否明確、責(zé)任人和時間節(jié)點是否合理等。-有權(quán)對紀要內(nèi)容提出修改意見，確保紀要質(zhì)量。4.紀要分發(fā)與跟進人-通常由記錄人兼任，負責(zé)將審核通過的會議紀要及時分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。-跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門反饋進展，對未按時完成任務(wù)的情況進行提醒和督促。四、管理內(nèi)容與流程1.會前準備-會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)，并以郵件、即時通訊工具等形式發(fā)送給參會人員。議程應(yīng)明確會議各項議題的時間安排和討論重點。-參會人員接到通知后，應(yīng)提前準備與議題相關(guān)的資料和意見，確保能夠在會議中充分參與討論。-記錄人在會議前需熟悉會議主題和議程，準備好記錄工具，如筆記本電腦、錄音設(shè)備等，并測試網(wǎng)絡(luò)會議平臺的相關(guān)功能，確保記錄工作順利進行。2.會中記錄-會議開始時，記錄人應(yīng)記錄會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點（網(wǎng)絡(luò)會議平臺地址）、主持人、參會人員等。-在會議過程中，記錄人要專注于發(fā)言內(nèi)容，準確記錄重要觀點、討論要點、提出的問題和解決方案、形成的決議等。對于重要數(shù)據(jù)和關(guān)鍵信息，要進行重點標(biāo)注。-記錄人要注意區(qū)分討論過程中的不同觀點和最終達成的共識，確保紀要能夠準確反映會議結(jié)果。對于存在爭議的問題，應(yīng)記錄爭議焦點和各方意見。-若會議中涉及演示文稿、文件等資料，記錄人應(yīng)留存相關(guān)資料鏈接或副本，以便在紀要中準確引用或作為附件提供。3.紀要整理-會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)盡快對會議記錄進行整理，將原始記錄轉(zhuǎn)化為條理清晰、邏輯連貫的會議紀要。-紀要內(nèi)容應(yīng)包括引言（簡述會議目的和背景）、會議主要內(nèi)容（按照議題順序依次闡述討論情況和決議）、任務(wù)分配（明確責(zé)任人和時間節(jié)點）、下一步計劃等。-對會議中的重要發(fā)言進行適當(dāng)提煉和概括，但要保留關(guān)鍵觀點和決策依據(jù)。使用規(guī)范的語言和格式，確保紀要的專業(yè)性和可讀性。4.審核與修改-整理好的會議紀要應(yīng)及時提交給審核人進行審核。審核人應(yīng)在收到紀要后的[X]個工作日內(nèi)完成審核。-審核人重點檢查紀要內(nèi)容的準確性、完整性、合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，應(yīng)及時與記錄人溝通，提出修改意見。-記錄人根據(jù)審核意見對紀要進行修改完善，修改完成后再次提交審核，直至審核通過。5.分發(fā)與存檔-審核通過的會議紀要由分發(fā)與跟進人在[X]個工作日內(nèi)分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。分發(fā)方式可采用郵件、公司內(nèi)部管理系統(tǒng)等，確保接收人能夠及時查閱。-同時，分發(fā)與跟進人應(yīng)將會議紀要按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于日后查閱和追溯。檔案應(yīng)按照會議類型、時間等進行分類管理。6.執(zhí)行與跟進-參會人員在收到會議紀要后，應(yīng)認真閱讀，明確自己的任務(wù)和責(zé)任，按照規(guī)定的時間節(jié)點完成相關(guān)工作。-分發(fā)與跟進人應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，一般每周或每兩周向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門匯報進展情況。-對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或需要調(diào)整的事項，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，經(jīng)同意后進行相應(yīng)調(diào)整，并在后續(xù)紀要中記錄調(diào)整情況。五、權(quán)利與義務(wù)1.參會人員權(quán)利-有權(quán)提前獲取會議議程和相關(guān)資料，以便做好充分準備。-在會議中享有平等的發(fā)言權(quán)利，能夠充分表達自己的觀點和意見。-有權(quán)要求記錄人對自己的重要發(fā)言進行準確記錄，并在紀要審核過程中提出修改意見。-有權(quán)查閱與自己工作相關(guān)的會議紀要檔案，了解會議決策背景和相關(guān)信息。2.參會人員義務(wù)-按照會議通知要求按時參加會議，如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假。-在會議中積極參與討論，認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，維護會議秩序。-會后嚴格按照會議紀要中的任務(wù)分配和時間要求，認真履行職責(zé)，按時完成工作任務(wù)，并及時反饋進展情況。3.記錄人權(quán)利-有權(quán)要求參會人員清晰表達觀點，對于重要內(nèi)容可要求重復(fù)或進一步解釋，以確保記錄準確。-在紀要整理和審核過程中，有權(quán)根據(jù)實際情況對記錄內(nèi)容進行合理調(diào)整和完善。-對于不配合會議記錄工作或故意干擾記錄準確性的行為，有權(quán)向會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。4.記錄人義務(wù)-認真履行記錄職責(zé)，確保記錄內(nèi)容準確、完整、及時。不得擅自修改會議發(fā)言內(nèi)容或歪曲會議決議。-嚴格遵守公司保密制度，對會議中涉及的敏感信息和商業(yè)機密予以保密。-按照規(guī)定的流程和時間要求完成紀要的整理、審核、分發(fā)和存檔工作。5.審核人權(quán)利-對會議紀要擁有審核權(quán)，有權(quán)對紀要內(nèi)容提出修改意見和建議，確保紀要質(zhì)量符合要求。-對于不符合公司規(guī)定或決策意圖的紀要內(nèi)容，有權(quán)要求記錄人進行重新整理和修改。6.審核人義務(wù)-認真審核會議紀要，在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，不得拖延。-審核意見應(yīng)明確、具體，具有可操作性，便于記錄人進行修改。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司行政部門負責(zé)對會議紀要制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括會議紀要的記錄質(zhì)量、審核流程、分發(fā)及時性、存檔規(guī)范性等方面。-參會人員和相關(guān)部門對會議紀要工作中的不當(dāng)行為或違規(guī)操作有權(quán)進行監(jiān)督和舉報。行政部門接到舉報后應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并做出相應(yīng)處理。-對于涉及重要決策和關(guān)鍵項目的會議紀要，公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時進行抽查，確保會議精神得到準確傳達和有效執(zhí)行。2.考核機制-將會議紀要工作納入員工績效考核體系，對記錄人、審核人、分發(fā)與跟進人等相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進行量化考核。-考核指標(biāo)包括紀要的準確性（無重要信息遺漏、錯誤）、及時性（按時完成紀要整理、審核、分發(fā)）、合規(guī)性（符合公司制度和格式要求）、執(zhí)行跟進效果（決議執(zhí)行率、問題反饋及時率）等方面。-根據(jù)考核結(jié)果給予相應(yīng)的獎勵或處罰。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，在績效獎金、晉升、評優(yōu)等方面予以優(yōu)先考慮；對于未達到考核要求的員工，進行績效扣分、警告、培訓(xùn)等處理。具體考核標(biāo)準和獎懲措施由公司人力資源部門另行制定。七、附則1.制度解釋權(quán)：本制度由公司行政部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或制度未涵蓋的問題，由行政部