保單單證管理辦法一、總則（一）目的為加強公司保單單證管理，規(guī)范保單單證的印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等流程，確保保單單證的安全、準(zhǔn)確、有效使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及保單單證管理的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、客服部門、核保部門、理賠部門等。（三）基本原則1.合法性原則：保單單證的管理必須符合國家法律法規(guī)以及保險行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保保單單證上的信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致的風(fēng)險和糾紛。3.安全性原則：加強保單單證的保管，防止丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進行保單單證的各項操作，保證管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、保單單證的印制管理（一）印制計劃1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前向單證管理部門提交保單單證印制申請。申請應(yīng)包括單證種類、數(shù)量、印制時間等詳細信息。2.單證管理部門匯總各部門申請后，結(jié)合庫存情況，制定年度印制計劃，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印制廠家選擇1.公司應(yīng)選擇具有良好信譽、具備相應(yīng)印制資質(zhì)和能力的廠家進行保單單證印制。2.通過招標(biāo)、比選等方式確定印制廠家，并簽訂印制合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（三）印制要求1.保單單證的格式、內(nèi)容、字體、顏色等應(yīng)符合公司規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.印制廠家應(yīng)采用先進的印刷技術(shù)和設(shè)備，確保單證質(zhì)量清晰、耐用。3.保單單證上應(yīng)預(yù)留必要的防偽標(biāo)識和安全線等防偽措施，以防止偽造。（四）印制過程監(jiān)督1.單證管理部門應(yīng)安排專人對印制廠家的印制過程進行監(jiān)督，確保按照合同要求進行印制。2.監(jiān)督內(nèi)容包括印制進度、質(zhì)量控制、安全保密等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求印制廠家整改。（五）驗收與入庫1.保單單證印制完成后，由單證管理部門組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括單證數(shù)量、質(zhì)量、格式等是否符合要求。2.驗收合格的保單單證應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，登記入庫日期、單證種類、數(shù)量等信息。三、保單單證的領(lǐng)取管理（一）領(lǐng)取申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取保單單證時，應(yīng)填寫《保單單證領(lǐng)取申請表》，注明單證種類、數(shù)量、用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至單證管理部門。（二）領(lǐng)取審批1.單證管理部門收到領(lǐng)取申請表后，對申請內(nèi)容進行審核。審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況進行審批，對于不符合規(guī)定或不必要的領(lǐng)取申請予以駁回。（三）領(lǐng)取發(fā)放1.經(jīng)審批同意領(lǐng)取的保單單證，由單證管理部門按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放給申請部門。2.發(fā)放時應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認領(lǐng)取的單證種類、數(shù)量、編號等信息。四、保單單證的使用管理（一）使用規(guī)范1.保單單證必須按照規(guī)定的用途和格式使用，不得擅自更改或挪作他用。2.填寫保單單證時，應(yīng)使用黑色或藍色鋼筆、簽字筆，字跡清晰、工整，不得涂改。如因填寫錯誤需要更正，應(yīng)在錯誤處劃雙線，并加蓋更正章。3.保單單證上的各項信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，與客戶提供的資料一致。（二）使用登記1.各部門應(yīng)建立保單單證使用登記簿，詳細記錄每本單證的使用情況，包括領(lǐng)取時間、使用日期、客戶信息、業(yè)務(wù)類型等。2.定期對使用登記簿進行核對和盤點，確保單證使用記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（三）作廢處理1.對于填寫錯誤、已失效或不再使用的保單單證，應(yīng)及時進行作廢處理。2.作廢的保單單證應(yīng)加蓋“作廢”章，并妥善保管，不得隨意丟棄。3.定期對作廢的保單單證進行清理和核銷，確保單證管理的準(zhǔn)確性。五、保單單證的保管管理（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的保單單證保管倉庫，確保倉庫安全、通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件良好。2.倉庫應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如貨架、保險柜等，以保證單證的妥善存放。（二）保管人員職責(zé)1.單證保管人員應(yīng)負責(zé)保單單證的日常保管工作，嚴(yán)格遵守倉庫管理制度。2.定期對倉庫進行盤點，核對單證數(shù)量、種類等信息，確保賬實相符。3.發(fā)現(xiàn)單證丟失、損壞等異常情況時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）安全防范措施1.倉庫應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對倉庫出入情況進行實時監(jiān)控。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入倉庫，如需進入，必須經(jīng)過批準(zhǔn)并進行登記。六、保單單證的核銷管理（一）核銷申請1.各部門在保單單證使用完畢后，應(yīng)及時向單證管理部門提交《保單單證核銷申請表》，注明單證種類、數(shù)量、起止編號等信息。2.申請表應(yīng)附已使用的保單單證存根聯(lián)或復(fù)印件，以備核對。（二）核銷審核1.單證管理部門收到核銷申請表后，對申請內(nèi)容和附后的單證存根進行審核。2.審核內(nèi)容包括單證使用情況是否與記錄一致、是否存在作廢未核銷等問題。3.審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）核銷處理1.經(jīng)審批同意核銷的保單單證，由單證管理部門進行核銷登記，并將相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。2.核銷后的保單單證應(yīng)按照規(guī)定的期限進行妥善保管，以備后續(xù)查詢和審計。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對保單單證管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印制、領(lǐng)取、使用、保管、核銷等各個環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計、專項檢查等方式進行，確保保單單證管理工作符合規(guī)定要求。（二）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況報告公司。（三）責(zé)任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致保單單證管理出現(xiàn)問題的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的責(zé)任追究。2.責(zé)任追究方式包括警告、罰款、通報批評、解除勞動合同等，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本