煙草企業(yè)電子會計檔案管理的現狀與優(yōu)化策略研究目錄TOC\o"1-3"\h\u28784一、煙草企業(yè)電子會計檔案管理現狀 112045（一）相關人員對電子會計檔案管理認識不到位 120186（二）電子會計檔案管理配套制度不完善 23703（三）企業(yè)相關配套技術應用不足 27363（四）財務人員缺乏電子會計檔案管理技能 219432二、煙草企業(yè)電子會計檔案管理優(yōu)化策略 311272（一）提升電子會計檔案管理意識 34076（二）完善電子會計檔案管理相關制度 312452（三）構建電子會計檔案管理信息技術環(huán)境 47622（四）加強復合型會計人才培養(yǎng) 42868結論 531834參考文獻 5摘要：2020年3月，財政部和國家檔案局發(fā)布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，進一步規(guī)范了企業(yè)基礎會計工作，并推動會計憑證報銷入賬歸檔全流程電子化。這也為煙草企業(yè)推進電子會計檔案管理工作提供了科學依據，為此，本文以此為主題，首先對煙草企業(yè)的電子會計檔案管理現狀進行了分析，然后提出了優(yōu)化企業(yè)電子會計檔案管理的相關策略，希望以此推動煙草企業(yè)的電子會計檔案管理水平提升。關鍵詞：煙草企業(yè)；電子會計；檔案管理；現狀一、煙草企業(yè)電子會計檔案管理現狀相關人員對電子會計檔案管理認識不到位由于煙草企業(yè)長期以來主要采用紙質檔案的形式，因此財務人員養(yǎng)成重紙質、輕電子檔案的慣性思維。同時，企業(yè)領導和財務人員普遍重視公司業(yè)務發(fā)展，缺乏對會計電子檔案的管理認識，也往往忽視事中及事后檔案管理工作。許多財務人員對于會計檔案管理的認知也只停留于要確保資料保存完整等表面層面，這也導致財務人員普遍將電子會計檔案管理工作的目的歸于應付各種檢查，審核，巡視，沒有充分挖掘會計檔案中所蘊含的價值。同時，隨著信息化技術的發(fā)展，財務電算化逐漸成為現代企業(yè)管理的主流形式，而電子檔案管理則被廣泛應用于各行業(yè)。[1]因此，電子會計檔案之間的關聯性，對于財務工作的未來指導價值也是會計檔案管理需要達到的主要目的之一，但財務人員還沒有認識到其重要價值，因此也難以形成推動電子會計檔案管理的合力。電子會計檔案管理配套制度不完善現階段，煙草企業(yè)的完善電子會計檔案管理體系還未構建，因此財務部門對于電子會計的檔案內容、管理方式方法、管理過程、責任劃分等各項工作缺乏明確規(guī)定，這也導致電子會計檔案管理工作缺乏依據。在煙草行業(yè)業(yè)務邊界日益擴大的今天，電子會計的檔案形式與類型不斷更新，檔案管理難度越來越大。因此，對于煙草企業(yè)來說，亟需制定完善且切實可行的電子會計檔案管理制度，讓各項檔案管理工作有據可循。企業(yè)相關配套技術應用不足隨著企業(yè)財務信息化管理水平的提升，煙草企業(yè)也逐步推進會計電算化進程，在現行的管控平臺中，關于會計核算、資產管理、報表管理等模塊的運用也非常廣泛，但由于相關配套技術的配置和應用不足，電子會計檔案管理還沒有融入其中，很多煙草企業(yè)也還沒有構建獨立的電子會計檔案管理系統(tǒng)，財務報銷流程中的電子發(fā)票仍然以打印件為基礎，這也導致企業(yè)電子會計檔案管理水平較為滯后。財務人員缺乏電子會計檔案管理技能隨著信息化時代的到來和計算機及網絡技術的不斷發(fā)展，財務電算化成為必然趨勢，會計檔案管理也逐步由手工走向了電算化。會計檔案經歷了由紙質到電子化的緩慢轉變，因此煙草企業(yè)的財務人員也同樣需要經歷這一過渡和適應過程。但當前煙草企業(yè)的財務人員大多對于電子會計檔案管理還比較陌生，也缺乏執(zhí)行電子會計檔案管理的相關專業(yè)技能和理論知識，很難提出有針對性的建設性建議，也無法勝任具體的電子檔案管理落實工作，導致煙草企業(yè)電子會計檔案管理工作無法順利推進。[2]二、煙草企業(yè)電子會計檔案管理優(yōu)化策略提升電子會計檔案管理意識一是要加強煙草企業(yè)管理層的電子會計檔案管理意識。作為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的定制者，管理層把電子會計檔案管理工作放在什么位置，將決定整個企業(yè)電子會計檔案管理工作的趨勢。管理層需要看到在大數據背景下，企業(yè)電子會計檔案的數據價值，要主動接受新和運用信息化手段，充分挖掘數據資產價值，幫助企業(yè)決策，并積極推動建設包含電子會計檔案管理在內的企業(yè)級信息化管理平臺。同時，增強前段控制意識，認識到大數據時代的信息共享既是機遇又是挑戰(zhàn)，在有效活化利用檔案數據信息時，還要注重防范企業(yè)核心信息泄露、被盜取的風險。運用技術手段保護好企業(yè)的“核心生產資料”。[3]還要充分激發(fā)管理層的電子會計檔案管理意識，促進在企業(yè)構建全面的電子會計檔案管理制度，為推動企業(yè)會計檔案管理工作提供必要的支持。二是要加強會計檔案管理相關工作人員的意識。明確自身責任，嚴格落實會計檔案管理工作規(guī)范，按照規(guī)定的時間節(jié)點，按照工作職能完成檔案的審核、整理、歸檔、銷毀工作。主動學習會計檔案管理最新法律法規(guī)、工作規(guī)范、行業(yè)標準和政策文件等，及時更新相關管理知識。三是加強其他人員的電子會計檔案管理意識。讓檔案使用者感受到會計檔案信息化后所帶來的便利，同時也提示使用人在使用檔案時要對檔案利用規(guī)范有所了解，比如借入借出程序、存儲介質的防病毒知識等，更好的延長會計檔案使用壽命。完善電子會計檔案管理相關制度2015年12月，財政部聯合國家檔案局發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》，對電子檔案法律效力給予充分肯定，本辦法規(guī)定，會計檔案的取得與保管都可電子化形式進行。煙草行業(yè)是一個特殊的服務行業(yè)，其會計電子檔案的收集、整理以及歸檔等都有自身的特殊性。作為促進會計電子檔案發(fā)展的首要環(huán)節(jié)，煙草企業(yè)要根據自身行業(yè)特色進行會計檔案管理辦法制定。一是要梳理已有會計檔案，針對檔案種類及特點，建立標準化的檔案管理規(guī)范。比如，在《會計檔案管理辦法》、《煙草企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的指導下，企業(yè)可以根據實際需要建立健全會計檔案收集、整理、歸檔、移交、查詢利用以及銷毀等各項規(guī)章制度，使電子會計檔案管理有章可循。[4]二是要明確電子會計檔案管理流程和不同崗位管理職責，優(yōu)化管理路徑。還要根據會計檔案歸檔流程來來劃分各部門地位、職責，實現會計檔案管理信息化建設政策上和制度上的“雙管理”。三是要強化權責落實，建立會計檔案管理考核機制，定期核實工作進展。并建立鼓勵激勵機制，制定考核細則，明確考核標準，將考核結果與崗位晉升相掛鉤，從而增強管理人員的主動性和責任感。從制度建設的進程來看，必須科學，合理地配置新增管理工作，厘清業(yè)務人員與財務人員職責分工，以免造成業(yè)務部門與財務部門的分歧，耽誤電子會計檔案管理工作進程。構建電子會計檔案管理信息技術環(huán)境煙草企業(yè)的作用主要是對煙草商業(yè)領域進行管理，在信息化與大數據時代來臨的今天，計算機，掃描儀、打印機及其他硬件設備以及ERP、管控平臺和其他辦公軟件條件對會計職能的發(fā)揮起著至關重要的作用。會計檔案管理作為煙草企業(yè)財務管理的重要環(huán)節(jié)，必須順應信息化發(fā)展潮流，積極轉變傳統(tǒng)管理模式，從而促進企業(yè)整體管理水平的提高。首先，要建設穩(wěn)定、有效的電子會計檔案管理系統(tǒng)，并將檔案管理模塊添加到現有財務管控平臺上，推動會計檔案實現電子化和一體化管理，并對電子檔案與紙質檔案建立有效索引，方便尋找一些重要文件正本。同時還能將紙質檔案轉變成為具有一定價值的信息資源，使其更好地為企業(yè)發(fā)展服務。[5]除此之外，有效的索引有助于紙質檔案順利過渡到電子檔案，避免出現交叉階段的管理混亂。其次，電子會計檔案管理系統(tǒng)應與其他模塊互聯互通，自動記錄經濟活動中各環(huán)節(jié)所生成的會計信息及有關背景資料，原始數據來源等，自動生成電子檔案。加強復合型會計人才培養(yǎng)要想推動煙草企業(yè)的電子會計檔案管理建設，除了要具備硬件設備齊全，管理系統(tǒng)精確和效率高，也要求財務人員不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與崗位技能，既要懂得熟練參與電子檔案管理，還需要具備電子化管理思維，能對檔案電子化過渡階段建設性的意見，還要熟練對潛在風險點進行排查與管控，防止對電子檔案的人為破壞與篡改。為此，煙草企業(yè)要充分發(fā)揮總公司和國家會計學院的師資力量，定期培訓財務人員做好檔案管理工作，提升其對電子會計檔案管理重要性的認知。檔案管理培訓主要涵蓋網絡安全培訓，操作技能培訓等內容，通過對煙草企業(yè)的財務人員進行網絡安全培訓，進一步提升電子會計檔案管理工作中的安全意識，使之與嶄新的檔案管理環(huán)境相適應；通過開展信息化操作技能培訓，能讓財務人員借鑒先進企業(yè)的電子檔案管理工作經驗，進一步熟練信息軟件的操作技能及操作流程，全面落實崗位責任。同時，煙草企業(yè)在進行新人才招聘過程中，也要鼓勵培養(yǎng)新員工主動學習電子檔案管理相關的新技術和新知識。可以分批分段分職能的對相關人員進行培訓。對于財務人員重點加強其信息化知識，提升對電子檔案管理新設備、新系統(tǒng)的操作能力。對于檔案管理人員重點加強其會計和計算機方面的知識，以減少員工從管理紙質檔案到管理電子化檔案后，因不適應新工作方式導致的工作壓力。對于計算機技術人員加強其檔案管理工作、會計核算方面知識與技能。通過系列針對性的培訓，提升煙草企業(yè)的財務管理人員和相關領域工作人員的電子會計檔案管理專業(yè)能力，共同推動企業(yè)的電子檔案管理水平。結論在信息技術不斷更新迭代的今天，會計走過了手工記賬、出報表模式到電算化，再到信息化的發(fā)展路徑。如今，越來越多的企業(yè)采用ERP系統(tǒng)完成生產經營的閉環(huán)，實現精細化、規(guī)范化的企業(yè)管理。電子會計檔案是實現會計信息化的主要載體，因此推動電子會計檔案管理水平的提升也是實現企業(yè)高質量管理的重要途徑，構建更安全、更有效率電子會計檔案管理系統(tǒng)，是推動煙草企業(yè)財務轉型、實現業(yè)財融合的重要抓手。參考文獻[1]陳強.基于原始憑證影像化的煙草行業(yè)電子會計檔案工作探究[J].中國管理信息化,2018,21(5):