發(fā)票管理辦法位階一、總則（一）目的本辦法旨在明確發(fā)票管理在公司運(yùn)營中的重要地位，規(guī)范發(fā)票管理流程，確保公司發(fā)票的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)公司財(cái)務(wù)秩序，保障公司合法權(quán)益。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范。包括但不限于采購、銷售、費(fèi)用報(bào)銷等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的發(fā)票管理。（三）相關(guān)定義1.發(fā)票：指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。本辦法所指發(fā)票涵蓋增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票等各類法定發(fā)票形式。2.發(fā)票管理：包括發(fā)票的申請(qǐng)、審批、開具、取得、傳遞、保管、作廢、紅沖等一系列與發(fā)票相關(guān)的操作流程及內(nèi)部控制活動(dòng)。（四）遵循原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，確保公司發(fā)票管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得虛開發(fā)票或開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。3.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票開具的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票抬頭、稅號(hào)、金額、稅率、商品或服務(wù)名稱等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致發(fā)票無效或產(chǎn)生稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.及時(shí)性原則：在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)開具或取得發(fā)票，并及時(shí)進(jìn)行傳遞和處理，確保發(fā)票管理流程順暢，不影響公司正常經(jīng)營活動(dòng)及財(cái)務(wù)核算。二、發(fā)票的開具管理（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)：業(yè)務(wù)人員在發(fā)生銷售業(yè)務(wù)或提供服務(wù)后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況填寫發(fā)票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、發(fā)票開具信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。確認(rèn)無誤后，在申請(qǐng)單上簽字批準(zhǔn)，并將申請(qǐng)單傳遞至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門開具：財(cái)務(wù)部門收到經(jīng)審核的發(fā)票開具申請(qǐng)單后，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的開具工作。開具人員應(yīng)按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作規(guī)范，準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，確保發(fā)票內(nèi)容與申請(qǐng)單一致。開具完成后，加蓋發(fā)票專用章，并進(jìn)行發(fā)票號(hào)碼登記。4.發(fā)票交付：財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將開具好的發(fā)票交付給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員應(yīng)在收到發(fā)票后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將發(fā)票送達(dá)客戶，并取得客戶簽收確認(rèn)。（二）開具要求1.發(fā)票內(nèi)容填寫：發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容如實(shí)填寫，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票上的各項(xiàng)信息應(yīng)與實(shí)際交易相符，不得開具虛假發(fā)票或與實(shí)際業(yè)務(wù)無關(guān)的內(nèi)容。2.發(fā)票專用章加蓋：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得模糊不清或加蓋其他印章代替發(fā)票專用章。3.電子發(fā)票開具：對(duì)于符合條件的業(yè)務(wù)，可開具電子發(fā)票。開具電子發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保電子發(fā)票的格式符合稅務(wù)機(jī)關(guān)要求，并通過合法的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行開具和交付。業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)告知客戶電子發(fā)票的獲取方式，并提醒客戶妥善保存電子發(fā)票。（三）特殊情況處理1.發(fā)票作廢：如果發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照以下流程辦理：由業(yè)務(wù)部門填寫紅字發(fā)票開具申請(qǐng)單，詳細(xì)說明紅字發(fā)票開具的原因、對(duì)應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息等，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請(qǐng)單傳遞至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核申請(qǐng)單及相關(guān)證明材料無誤后，在發(fā)票管理系統(tǒng)中申請(qǐng)開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的格式和要求填寫紅字發(fā)票信息表，并上傳至稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行審核。審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。2.發(fā)票丟失處理：如果發(fā)生發(fā)票丟失情形，應(yīng)立即采取以下措施：丟失方應(yīng)于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報(bào)告財(cái)務(wù)部門，并在公司內(nèi)部公告聲明作廢。對(duì)于丟失增值稅專用發(fā)票的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定辦理掛失手續(xù)，并提供相關(guān)證明材料，如登報(bào)聲明、公安機(jī)關(guān)報(bào)案證明等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)要求，協(xié)助丟失方進(jìn)行后續(xù)處理，如申請(qǐng)開具《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》等。對(duì)于丟失普通發(fā)票的，應(yīng)根據(jù)發(fā)票的重要性和影響程度，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如取得對(duì)方記賬聯(lián)復(fù)印件并加蓋對(duì)方公章等，確保公司財(cái)務(wù)核算不受影響。三、發(fā)票的取得管理（一）取得流程1.業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦：業(yè)務(wù)人員在采購商品、接受服務(wù)或從事其他經(jīng)營活動(dòng)時(shí)，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)在發(fā)票上注明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息，并及時(shí)將發(fā)票傳遞至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)人員提交的發(fā)票后，應(yīng)按照以下要求進(jìn)行審核：審核發(fā)票的真實(shí)性，包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、防偽標(biāo)識(shí)等是否符合規(guī)定，是否為稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的合法發(fā)票。審核發(fā)票的合法性，檢查發(fā)票開具是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，是否存在虛開發(fā)票、代開發(fā)票等違法行為。審核發(fā)票的完整性，核對(duì)發(fā)票上的各項(xiàng)信息是否填寫齊全、準(zhǔn)確，發(fā)票聯(lián)次是否完整無缺。審核發(fā)票與業(yè)務(wù)的一致性，檢查發(fā)票所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與公司實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)相符，發(fā)票金額是否與合同約定或?qū)嶋H交易金額一致。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)人員與對(duì)方聯(lián)系更換發(fā)票。（二）取得要求1.發(fā)票種類：應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和稅務(wù)規(guī)定，取得相應(yīng)種類的發(fā)票。例如，采購貨物應(yīng)取得增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票；接受服務(wù)應(yīng)根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和對(duì)方納稅人身份取得相應(yīng)發(fā)票。2.發(fā)票信息：取得的發(fā)票應(yīng)具備完整、準(zhǔn)確的信息，包括發(fā)票抬頭（應(yīng)與公司全稱一致）、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、開票單位名稱及發(fā)票專用章等。3.發(fā)票來源：發(fā)票應(yīng)從正規(guī)渠道取得，不得從非法代開發(fā)票單位或個(gè)人處獲取發(fā)票。對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)交易等方式取得的發(fā)票，應(yīng)確保交易平臺(tái)的合法性和可靠性，以及發(fā)票的真實(shí)性和有效性。（三）特殊情況處理1.取得異常發(fā)票處理：如果取得的發(fā)票經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)定為異常發(fā)票，如失控發(fā)票、虛開發(fā)票等，公司應(yīng)立即采取以下措施：財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門和相關(guān)責(zé)任人，暫停涉及該發(fā)票的業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)核算。業(yè)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門與開票方聯(lián)系，核實(shí)發(fā)票情況，并取得相關(guān)證明材料。根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)要求，配合稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查和處理，如提供業(yè)務(wù)合同、資金往來憑證、貨物運(yùn)輸記錄等資料，證明業(yè)務(wù)的真實(shí)性。如果因取得異常發(fā)票導(dǎo)致公司多抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額或多列支成本費(fèi)用的，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出或調(diào)整成本費(fèi)用，并補(bǔ)繳相應(yīng)稅款和滯納金。2.無法取得發(fā)票處理：在某些特殊情況下，如果確實(shí)無法取得發(fā)票，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料，如合同協(xié)議、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況，按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行審批和處理。對(duì)于因無法取得發(fā)票而影響公司成本費(fèi)用核算和稅務(wù)處理的，應(yīng)在年度匯算清繳時(shí)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定進(jìn)行納稅調(diào)整。四、發(fā)票的傳遞與保管（一）傳遞流程1.內(nèi)部傳遞：業(yè)務(wù)人員取得發(fā)票后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將發(fā)票傳遞至財(cái)務(wù)部門。傳遞過程中，應(yīng)確保發(fā)票的安全、完整，避免發(fā)票丟失、損壞或污損。財(cái)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和處理，并按照財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行記賬。2.外部傳遞：對(duì)于需要向客戶或其他外部單位傳遞發(fā)票的情況，業(yè)務(wù)人員應(yīng)通過安全可靠的方式進(jìn)行傳遞，如郵寄、專人送達(dá)等。傳遞發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)票交接清單，注明發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票名稱、數(shù)量、金額、接收單位等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（二）保管要求1.保管責(zé)任：公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管，并建立健全發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全、完整。2.保管場(chǎng)所：發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的專用場(chǎng)所，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。發(fā)票存放場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票保險(xiǎn)柜或文件柜，并加鎖保管。3.保管期限：發(fā)票的保管期限應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存[X]年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。4.定期盤點(diǎn)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，并形成盤點(diǎn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、發(fā)票的使用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部應(yīng)建立健全發(fā)票管理監(jiān)督機(jī)制，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)票管理流程進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保發(fā)票管理工作符合規(guī)定要求。審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查發(fā)票管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，發(fā)票開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。2.外部監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的監(jiān)督檢查，及時(shí)提供發(fā)票管理相關(guān)資料，如實(shí)反映發(fā)票管理情況。對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門提出的整改意見，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)，及時(shí)糾正發(fā)票管理中存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.發(fā)票開具情況：檢查發(fā)票開具是否符合規(guī)定的流程和要求，發(fā)票內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，發(fā)票專用章加蓋是否合規(guī)，是否存在虛開發(fā)票、開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票等情況。2.發(fā)票取得情況：檢查取得的發(fā)票是否合法有效，發(fā)票信息是否完整準(zhǔn)確，是否存在取得異常發(fā)票或無法取得發(fā)票未按規(guī)定處理等情況。3.發(fā)票傳遞與保管情況：檢查發(fā)票傳遞是否及時(shí)、安全，發(fā)票保管是否符合要求，是否存在發(fā)票丟失、被盜、損壞或未按規(guī)定期限保管等情況。4.發(fā)票使用與核算情況：檢查發(fā)票的使用是否符合財(cái)務(wù)核算要求，是否按照規(guī)定進(jìn)行記賬、抵扣、列支等處理，是否存在因發(fā)票管理問題導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算不準(zhǔn)確或稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增加等情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其限期改正。對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，給予記過、記大過、降職、撤職等處分，并按照公司規(guī)定追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)罰款、滯納金等經(jīng)濟(jì)損失的，公司將要求相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)全部或部分賠償責(zé)任。2.對(duì)于涉嫌違法犯罪的行為，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理：如發(fā)現(xiàn)員工虛開