合同三單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同執(zhí)行過程中的訂單、送貨單、對賬單（以下簡稱“三單”）管理，確保合同履行的準(zhǔn)確性、及時性和規(guī)范性，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及合同簽訂及履行過程中三單管理的相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保三單管理活動合法有效。2.準(zhǔn)確及時原則三單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時傳遞與處理，以保證合同執(zhí)行的順暢。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在三單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，獎懲分明。4.全程管控原則對合同從簽訂到履行完畢的全過程進(jìn)行三單管理，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。二、訂單管理（一）訂單的生成1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同后，應(yīng)根據(jù)合同條款及時生成訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同編號、客戶名稱、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、交貨日期、交貨地點(diǎn)等，確保與合同內(nèi)容一致。2.訂單生成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后的訂單方可進(jìn)入下一流程。（二）訂單的下達(dá)與傳遞1.業(yè)務(wù)部門將審核通過的訂單及時下達(dá)給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、采購部門等。下達(dá)方式可采用紙質(zhì)文件、電子文檔等，但應(yīng)確保訂單傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。2.訂單傳遞過程中，應(yīng)明確交接責(zé)任，確保訂單不丟失、不延誤。接收部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)確認(rèn)收到訂單，并對訂單內(nèi)容進(jìn)行核對。（三）訂單的變更管理1.如因客戶需求變更、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要對訂單進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并填寫訂單變更申請表。申請表應(yīng)注明變更原因、變更內(nèi)容、變更后的交貨日期等信息。2.訂單變更申請表需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行變更操作。變更后的訂單應(yīng)及時傳遞給相關(guān)部門，并確保各部門對變更內(nèi)容知曉并執(zhí)行。（四）訂單的跟蹤與反饋1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立訂單跟蹤機(jī)制，定期對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括生產(chǎn)進(jìn)度、采購進(jìn)度、發(fā)貨情況等，及時掌握訂單執(zhí)行過程中的問題和風(fēng)險。2.對于訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案，并跟蹤問題解決情況。同時，應(yīng)將訂單執(zhí)行情況及時反饋給客戶，確?？蛻魸M意度。三、送貨單管理（一）送貨單的開具1.貨物發(fā)出前，倉庫部門應(yīng)根據(jù)訂單內(nèi)容開具送貨單。送貨單應(yīng)包括但不限于訂單編號、客戶名稱、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、交貨日期、交貨地點(diǎn)、送貨單號等信息。2.送貨單開具后，倉庫部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保送貨單信息與訂單一致。審核通過后的送貨單方可作為貨物交付的憑證。（二）送貨單的傳遞與簽收1.倉庫部門將開具好的送貨單及時傳遞給運(yùn)輸部門或送貨人員。送貨人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將貨物送達(dá)客戶指定地點(diǎn)，并要求客戶在送貨單上簽字確認(rèn)。2.送貨人員應(yīng)妥善保管送貨單，確保送貨單不丟失、不損壞。如因特殊原因?qū)е滤拓泦蝸G失，應(yīng)及時向倉庫部門說明情況，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）送貨單的存檔與管理1.送貨人員將客戶簽字確認(rèn)后的送貨單及時交回倉庫部門。倉庫部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和方式對送貨單進(jìn)行存檔，以便日后查詢和核對。2.倉庫部門應(yīng)建立送貨單檔案管理制度，對送貨單的存檔、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保送貨單檔案的安全和完整。四、對賬單管理（一）對賬單的編制1.財務(wù)部門應(yīng)定期（每月或每季度）根據(jù)訂單執(zhí)行情況和送貨單記錄編制對賬單。對賬單應(yīng)包括但不限于客戶名稱、訂單編號、送貨單號、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、已收貨款、未收貨款等信息。2.對賬單編制完成后，財務(wù)部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保對賬單信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后的對賬單方可發(fā)送給客戶。（二）對賬單的發(fā)送與確認(rèn)1.財務(wù)部門將審核通過的對賬單及時發(fā)送給客戶。發(fā)送方式可采用紙質(zhì)文件、電子文檔等，但應(yīng)確保對賬單傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。2.客戶收到對賬單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行核對，并將核對結(jié)果反饋給財務(wù)部門。如客戶對對賬單內(nèi)容有異議，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，說明異議原因及相關(guān)情況。（三）對賬單差異處理1.財務(wù)部門收到客戶反饋的對賬單差異后，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門、倉庫部門等相關(guān)部門溝通核實(shí)。如因業(yè)務(wù)操作失誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤等原因?qū)е聦~單差異，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，并重新編制對賬單發(fā)送給客戶。2.對于因客戶原因?qū)е碌膶~單差異，如客戶退貨、換貨等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，確認(rèn)相關(guān)情況，并將處理結(jié)果反饋給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門反饋的情況進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（四）對賬單的存檔與管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和方式對對賬單及相關(guān)差異處理記錄進(jìn)行存檔，以便日后查詢和核對。2.財務(wù)部門應(yīng)建立對賬單檔案管理制度，對對賬單的存檔、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，確保對賬單檔案的安全和完整。五、部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的簽訂與執(zhí)行，根據(jù)合同條款及時生成準(zhǔn)確的訂單，并對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤與反饋。2.協(xié)調(diào)處理訂單變更事宜，與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保訂單變更得到有效執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)與客戶溝通對賬單差異問題，及時反饋處理結(jié)果給財務(wù)部門。（二）倉庫部門1.根據(jù)訂單內(nèi)容準(zhǔn)確開具送貨單，并對送貨單信息進(jìn)行審核。2.負(fù)責(zé)貨物的保管與發(fā)放，確保貨物按照訂單要求及時、準(zhǔn)確發(fā)出。3.妥善保管送貨單存根聯(lián)，按照規(guī)定進(jìn)行存檔與管理。（三）運(yùn)輸部門或送貨人員1.根據(jù)倉庫部門傳遞的送貨單及時將貨物送達(dá)客戶指定地點(diǎn)，并要求客戶簽字確認(rèn)。2.負(fù)責(zé)送貨過程中貨物的安全運(yùn)輸，如因運(yùn)輸原因?qū)е仑浳飺p壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.及時將客戶簽字確認(rèn)后的送貨單交回倉庫部門。（四）財務(wù)部門1.定期編制對賬單，確保對賬單信息準(zhǔn)確無誤，并及時發(fā)送給客戶。2.負(fù)責(zé)對對賬單差異進(jìn)行核實(shí)與處理，根據(jù)業(yè)務(wù)部門反饋的情況進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。3.建立健全三單管理財務(wù)檔案，對對賬單及相關(guān)差異處理記錄進(jìn)行規(guī)范存檔與管理。六、流程與規(guī)范（一）訂單管理流程1.業(yè)務(wù)部門簽訂合同后，生成訂單并審核。2.訂單下達(dá)給相關(guān)部門，相關(guān)部門確認(rèn)接收。3.訂單執(zhí)行過程中如需變更，業(yè)務(wù)部門填寫變更申請表，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行變更。4.業(yè)務(wù)部門跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時反饋問題并協(xié)調(diào)解決。（二）送貨單管理流程1.倉庫部門根據(jù)訂單開具送貨單并審核。2.送貨單傳遞給運(yùn)輸部門或送貨人員，送貨人員將貨物送達(dá)客戶并取得簽字確認(rèn)。3.送貨人員將簽字確認(rèn)后的送貨單交回倉庫部門存檔。（三）對賬單管理流程1.財務(wù)部門定期編制對賬單并審核。2.對賬單發(fā)送給客戶，客戶核對后反饋差異。3.財務(wù)部門核實(shí)差異并與業(yè)務(wù)部門等溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行差異處理。4.財務(wù)部門對對賬單及差異處理記錄進(jìn)行存檔。（四）相關(guān)規(guī)范1.三單信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋相關(guān)部門或人員的印章確認(rèn)。2.三單傳遞應(yīng)及時、順暢，不得延誤。傳遞過程中應(yīng)做好記錄，明確交接責(zé)任。3.各部門應(yīng)建立健全三單管理臺賬，詳細(xì)記錄三單的生成、傳遞、處理等情況，以便隨時查詢和核對。七、風(fēng)險防控（一）訂單風(fēng)險防控1.加強(qiáng)訂單審核，確保訂單信息與合同一致，避免因訂單錯誤導(dǎo)致合同履行風(fēng)險。2.建立訂單跟蹤機(jī)制，及時發(fā)現(xiàn)和解決訂單執(zhí)行過程中的問題，如生產(chǎn)延誤、采購困難等，降低訂單違約風(fēng)險。3.對于訂單變更，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行審批，確保變更后的訂單符合公司利益和客戶需求，避免因變更不當(dāng)引發(fā)糾紛。（二）送貨單風(fēng)險防控1.確保送貨單開具準(zhǔn)確無誤，與訂單內(nèi)容一致，避免因送貨單信息錯誤導(dǎo)致客戶拒收或糾紛。2.加強(qiáng)送貨人員管理，要求送貨人員嚴(yán)格按照規(guī)定流程送貨，并妥善保管送貨單，防止送貨單丟失或損壞。3.建立送貨簽收確認(rèn)制度，確?？蛻粼谒拓泦紊虾炞执_認(rèn)，作為貨物交付的有效憑證，避免因交付爭議引發(fā)風(fēng)險。（三）對賬單風(fēng)險防控1.定期編制對賬單，及時與客戶核對賬目，確保雙方賬目清晰，避免因賬目不清引發(fā)糾紛。2.加強(qiáng)對賬單差異處理，及時核實(shí)差異原因并進(jìn)行調(diào)整，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免因財務(wù)風(fēng)險影響公司正常運(yùn)營。3.建立對賬單存檔管理制度，妥善保管對賬單及相關(guān)差異處理記錄，以便日后查詢和核對，防范因檔案管理不善導(dǎo)致的風(fēng)險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的合同管理監(jiān)督小組，定期對合同三單管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查三單信息的準(zhǔn)確性、傳遞的及時性、流程執(zhí)行的規(guī)范性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。（二）考核辦法1.建立合同三單管理考核指標(biāo)體系，對業(yè)務(wù)部門、倉庫部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門及人員進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括訂