合同會(huì)簽管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同會(huì)簽流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：對(duì)合同條款進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，確保合同內(nèi)容合法、準(zhǔn)確、完整。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識(shí)別、評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行防范和控制。4.協(xié)作高效原則：各部門應(yīng)密切協(xié)作，提高合同會(huì)簽效率，確保合同及時(shí)簽訂和履行。二、合同會(huì)簽流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)。申請(qǐng)應(yīng)明確合同的基本信息，包括合同名稱、對(duì)方當(dāng)事人、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等。2.同時(shí)，附上與合同相關(guān)的背景資料、談判記錄、可行性分析報(bào)告等，以便其他部門進(jìn)行審查。（二）部門初審1.業(yè)務(wù)部門將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求，條款是否清晰、明確，權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，在合同申請(qǐng)表上簽署意見，并將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給法務(wù)部門。（三）法務(wù)審查1.法務(wù)部門收到合同申請(qǐng)后，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查。重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，是否需要進(jìn)行合同示范文本的修訂等。2.法務(wù)部門審查通過后，在合同申請(qǐng)表上簽署意見，并將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門。（四）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到合同申請(qǐng)后，對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核。主要審查合同價(jià)款的支付方式、支付時(shí)間、發(fā)票開具等是否符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，在合同申請(qǐng)表上簽署意見，并將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給其他相關(guān)部門（如有）。（五）其他部門會(huì)簽根據(jù)合同的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，可能需要其他相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽。例如，涉及固定資產(chǎn)采購的合同，需要資產(chǎn)管理部門會(huì)簽；涉及項(xiàng)目合作的合同，需要項(xiàng)目管理部門會(huì)簽等。1.各相關(guān)部門收到合同申請(qǐng)后，對(duì)涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的條款進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括但不限于業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、技術(shù)要求的合理性、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的明確性等。2.各相關(guān)部門會(huì)簽通過后，在合同申請(qǐng)表上簽署意見，并將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料返回給業(yè)務(wù)部門。（六）分管領(lǐng)導(dǎo)審批業(yè)務(wù)部門將經(jīng)過各部門初審、審查、會(huì)簽的合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)情況，對(duì)合同進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)審查合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)可控性等。1.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在合同申請(qǐng)表上簽署意見，并將合同申請(qǐng)及相關(guān)資料提交給總經(jīng)理審批。2.如分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為合同存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提出修改意見，退回業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。業(yè)務(wù)部門修改后，重新按照流程進(jìn)行會(huì)簽和審批。（七）總經(jīng)理審批總經(jīng)理收到合同申請(qǐng)后，對(duì)合同進(jìn)行最終審批。總經(jīng)理審批通過后，合同方可正式簽訂。1.如總經(jīng)理認(rèn)為合同存在重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)提出否決意見，合同不得簽訂。2.總經(jīng)理審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂后的合同原件應(yīng)及時(shí)交公司檔案室存檔，并將復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。三、合同會(huì)簽各部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)合同的發(fā)起和起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況。2.對(duì)合同條款進(jìn)行初步審查，重點(diǎn)審查合同的商務(wù)條款、技術(shù)條款等，確保合同條款清晰、明確，權(quán)利義務(wù)對(duì)等。3.負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判，收集、整理與合同相關(guān)的背景資料、談判記錄等，并提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。4.組織合同會(huì)簽工作，協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)處理會(huì)簽過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤和管理，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并按照公司規(guī)定進(jìn)行合同變更、解除等手續(xù)的辦理。（二）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同條款符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.對(duì)合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估，并提出防范和控制措施。3.參與合同談判，從法律角度為業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)意見和建議。4.負(fù)責(zé)合同示范文本的制定、修訂和完善工作，為公司合同簽訂提供標(biāo)準(zhǔn)化的文本支持。5.對(duì)合同糾紛進(jìn)行法律分析和處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保合同價(jià)款的支付方式、支付時(shí)間、發(fā)票開具等符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.對(duì)合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，提出防范和控制措施。3.參與合同談判，從財(cái)務(wù)角度為業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)意見和建議。4.負(fù)責(zé)合同執(zhí)行過程中的財(cái)務(wù)監(jiān)督和核算工作，及時(shí)掌握合同款項(xiàng)的收付情況。（四）其他相關(guān)部門1.根據(jù)合同的性質(zhì)和涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，對(duì)涉及本部門職責(zé)范圍內(nèi)的條款進(jìn)行審查。2.從專業(yè)角度為業(yè)務(wù)部門提供意見和建議，確保合同條款符合公司整體業(yè)務(wù)流程和管理要求。3.參與合同會(huì)簽工作，及時(shí)反饋審查意見，協(xié)助業(yè)務(wù)部門完善合同條款。四、合同審查要點(diǎn)（一）合法性審查1.合同主體是否具有合法的經(jīng)營資格和民事行為能力。2.合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。3.合同的簽訂和履行是否符合法定程序。（二）合規(guī)性審查1.合同是否符合公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。2.合同條款是否與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求相一致。3.合同的簽訂和履行是否符合行業(yè)規(guī)范和市場(chǎng)慣例。（三）條款審查1.合同標(biāo)的是否明確、具體，數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬等條款是否清晰、準(zhǔn)確。2.履行期限、地點(diǎn)和方式是否明確，是否具有可操作性。3.違約責(zé)任條款是否明確、合理，是否能夠有效約束雙方當(dāng)事人的行為。4.爭(zhēng)議解決條款是否明確，是否有利于公司維護(hù)自身合法權(quán)益。（四）風(fēng)險(xiǎn)審查1.識(shí)別合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，并提出相應(yīng)的防范和控制措施。3.對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。五、合同簽訂與履行（一）合同簽訂1.經(jīng)總經(jīng)理審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂。簽訂時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過的內(nèi)容一致，不得擅自修改合同條款。2.合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司規(guī)定的印章使用流程進(jìn)行蓋章。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室存檔，并將復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門。（二）合同履行1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤和管理，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等履行合同義務(wù)。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人存在違約行為或其他問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并按照公司規(guī)定進(jìn)行報(bào)告。3.各部門應(yīng)密切協(xié)作，共同推進(jìn)合同的履行。如因履行合同需要其他部門提供支持或配合的，相關(guān)部門應(yīng)積極予以協(xié)助。（三）合同變更與解除1.如因客觀情況發(fā)生變化或其他原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，并按照合同會(huì)簽流程進(jìn)行審批。2.合同變更申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存檔和分發(fā)。3.如因?qū)Ψ疆?dāng)事人違約、不可抗力等原因需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出解除申請(qǐng)，并按照合同會(huì)簽流程進(jìn)行審批。4.合同解除申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并按照公司規(guī)定進(jìn)行后續(xù)處理，如清理債權(quán)債務(wù)、收回相關(guān)資產(chǎn)等。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交公司檔案室存檔。檔案室應(yīng)建立合同檔案清單，對(duì)合同檔案進(jìn)行詳細(xì)登記。2.合同履行過程中產(chǎn)生的與合同相關(guān)的文件、資料，如補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集整理，并交檔案室存檔。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。2.對(duì)合同檔案進(jìn)行裝訂、編目，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全存放。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、外借合同檔案。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案銷毀1.合同檔案超過保管期限或已失去保存價(jià)值的，由檔案室提出銷毀申請(qǐng)，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.經(jīng)審批同意銷毀的合同檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司建立合同會(huì)簽監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)合同會(huì)簽流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括合同發(fā)起、部門初審、法務(wù)審查、財(cái)務(wù)審核、其他部門會(huì)簽、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及合同簽訂、履行、變更、解除等情況。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同會(huì)簽考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門及相關(guān)人員在合同會(huì)簽工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同會(huì)簽