合同監(jiān)審管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，從合同條款制定、主體資格審查、履行監(jiān)督等環(huán)節(jié)入手，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。3.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同管理流程，提高合同管理效率。4.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，維護(hù)合同的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同管理工作；參與重大合同的談判、起草、審核等工作；負(fù)責(zé)合同的登記、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常管理工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作；對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、可行性負(fù)責(zé)；及時(shí)向合同管理部門報(bào)送合同簽訂、履行情況等相關(guān)信息。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判、起草等工作；處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，確保公司資金安全。5.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。二、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的名稱、標(biāo)的、金額、履行期限、對(duì)方當(dāng)事人等基本情況，并對(duì)合同的必要性、可行性進(jìn)行分析。2.合同立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同立項(xiàng)申請(qǐng)需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。起草合同應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款應(yīng)具體、清晰、準(zhǔn)確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同文本應(yīng)參照國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同示范文本，并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行制定。對(duì)于特殊業(yè)務(wù)的合同，可根據(jù)需要聘請(qǐng)專業(yè)律師或法律顧問(wèn)起草。3.合同起草過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，涉及財(cái)務(wù)、法務(wù)、技術(shù)等專業(yè)條款的，應(yīng)分別征求財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、技術(shù)部門等的意見。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行初審。合同管理部門重點(diǎn)對(duì)合同的格式、內(nèi)容完整性、條款邏輯性等進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，合同管理部門將合同文本及相關(guān)資料送法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門從法律角度對(duì)合同的合法性、有效性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面進(jìn)行審查，出具法律審查意見。3.涉及財(cái)務(wù)條款的合同，合同管理部門應(yīng)將合同文本及相關(guān)資料送財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同的付款方式、結(jié)算周期、資金安排等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)審核意見。4.根據(jù)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見，業(yè)務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行修改完善。修改后的合同再次提交合同管理部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核，直至審核通過(guò)。5.重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審由合同管理部門牽頭，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參加，對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，提出會(huì)審意見。（四）合同簽訂1.合同審核通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。2.合同簽訂人應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格，代表公司在合同上簽字蓋章。授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司法定代表人簽字或蓋章確認(rèn)。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案。合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)、登記，并建立合同臺(tái)賬。三、合同履行管理（一）履行計(jì)劃1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)制定合同履行計(jì)劃，明確合同履行的步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并將合同履行計(jì)劃報(bào)合同管理部門備案。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)具有可操作性，確保合同能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。在合同履行過(guò)程中，如因客觀原因需要調(diào)整履行計(jì)劃的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并說(shuō)明調(diào)整原因及調(diào)整后的履行計(jì)劃。（二）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，應(yīng)指定專人對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報(bào)送合同履行情況報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決措施、下一步工作計(jì)劃等。3.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)隱患，并向相關(guān)部門通報(bào)。（三）變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同簽訂審核程序，將變更協(xié)議文本提交合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，方可簽訂變更協(xié)議。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門備案，合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。（四）終止管理1.合同履行完畢或提前終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方當(dāng)事人，并辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括但不限于結(jié)算款項(xiàng)、交付貨物、返還財(cái)產(chǎn)等。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同履行情況總結(jié)報(bào)告報(bào)合同管理部門。合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行歸檔整理，妥善保管合同相關(guān)資料。3.對(duì)于合同終止后可能存在的后續(xù)事項(xiàng)，如質(zhì)量保證、售后服務(wù)等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的要求，妥善處理，確保公司合法權(quán)益不受損害。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，梳理合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如合同條款風(fēng)險(xiǎn)、主體資格風(fēng)險(xiǎn)、履行能力風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法進(jìn)行，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，如高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和管理；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)控制措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可進(jìn)行常規(guī)管理，但仍需關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于合同條款風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)完善合同條款、加強(qiáng)審核等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)降低；對(duì)于主體資格風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)加強(qiáng)對(duì)方當(dāng)事人資格審查、要求提供擔(dān)保等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避；對(duì)于履行能力風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)加強(qiáng)合同履行跟蹤、建立預(yù)警機(jī)制等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)聘請(qǐng)法律顧問(wèn)、加強(qiáng)法律培訓(xùn)等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范；對(duì)于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，可通過(guò)加強(qiáng)財(cái)務(wù)審核、合理安排資金等方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。3.在合同簽訂、履行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，并向合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門報(bào)告。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工，協(xié)同配合，共同做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)工作。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本及相關(guān)附件、審批文件等資料收集齊全，并移交合同管理部門。2.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并移交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括對(duì)合同資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等，確保合同檔案整齊、規(guī)范。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等順序進(jìn)行排列，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)建立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。合同檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出檔案室。如需復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露合同內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司合同管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門合同簽訂、履行、檔案管理等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)警，提出法律意見和建議。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的財(cái)務(wù)條款執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確。4.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同管理的合規(guī)性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見，并督促相關(guān)部門整改。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，配合做好相關(guān)工作。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況報(bào)告相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中，因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司利益受損的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)合同管理流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人