商務儲備管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司商務儲備管理，確保公司物資供應的及時性、穩(wěn)定性和經(jīng)濟性，提高公司應對市場變化和突發(fā)情況的能力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有商務儲備物資的采購、存儲、使用、盤點及處置等管理活動。（三）基本原則1.按需儲備原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務發(fā)展的實際需求，合理確定商務儲備物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，避免過度儲備或儲備不足。2.成本效益原則：在保證物資供應的前提下，優(yōu)化儲備結構，降低儲備成本，提高儲備資金的使用效益。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)市場變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等因素，及時調(diào)整商務儲備物資的種類、數(shù)量和規(guī)格，確保儲備物資的合理性和有效性。4.規(guī)范運作原則：嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范商務儲備物資的采購、存儲、使用、盤點及處置等管理流程，確保管理活動的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性。二、管理職責（一）采購部門1.負責商務儲備物資的采購工作，根據(jù)公司需求計劃，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，確保物資按時、按質、按量供應。2.負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進度，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.負責收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。（二）倉儲部門1.負責商務儲備物資的存儲管理工作，按照物資的特性和存儲要求，合理安排存儲倉位，確保物資安全存儲。2.負責建立物資出入庫管理制度，嚴格執(zhí)行物資出入庫手續(xù)，做好物資的收發(fā)、保管和盤點工作。3.負責定期對倉儲設施進行檢查和維護，確保倉儲設施的正常運行。（三）使用部門1.負責提出商務儲備物資的需求計劃，明確物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和使用時間等要求。2.負責合理使用商務儲備物資，提高物資的使用效率，避免浪費和閑置。3.負責配合采購部門和倉儲部門做好物資的采購、存儲和盤點等工作。（四）財務部門1.負責商務儲備物資采購資金的預算編制和審核工作，確保采購資金的合理安排。2.負責對商務儲備物資的采購成本、存儲成本等進行核算和分析，為公司決策提供財務支持。3.負責監(jiān)督商務儲備物資采購資金的使用情況，確保資金使用的合規(guī)性和安全性。（五）審計部門1.負責對商務儲備物資的采購、存儲、使用、盤點及處置等管理活動進行審計監(jiān)督，確保管理活動的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性。2.負責對商務儲備物資采購資金的使用情況進行審計，防止資金浪費和濫用。3.負責對審計中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、采購管理（一）需求計劃編制1.使用部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務發(fā)展的實際需求，提前編制商務儲備物資需求計劃。需求計劃應明確物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、使用時間等要求，并經(jīng)部門負責人審核后報采購部門。2.采購部門應定期收集、匯總各使用部門的需求計劃，結合公司庫存情況和市場供應情況，進行綜合分析和平衡，編制公司商務儲備物資采購計劃。采購計劃應報公司領導審批后實施。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商選擇和評價機制，根據(jù)物資的質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇合格的供應商。2.采購部門應收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，記錄供應商的基本情況、資質證書、業(yè)績表現(xiàn)、產(chǎn)品質量等信息。3.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，根據(jù)評估結果調(diào)整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的穩(wěn)定性和可靠性。（三）采購合同簽訂1.采購部門應根據(jù)采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款，并經(jīng)公司法律部門審核后簽訂。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送倉儲部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好物資驗收、付款等工作。（四）采購進度跟蹤1.采購部門應建立采購進度跟蹤機制，定期跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握物資的采購進度。2.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質、按量供應。3.如因供應商原因導致物資不能按時供應，采購部門應及時采取措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應商等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。四、存儲管理（一）存儲倉位規(guī)劃1.倉儲部門應根據(jù)商務儲備物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、特性等因素，合理規(guī)劃存儲倉位，確保物資分類存放、便于管理。2.倉儲部門應設置明顯的倉位標識牌，標明倉位編號、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，以便物資的查找和管理。（二）物資入庫管理1.物資到貨后，倉儲部門應按照采購合同和相關標準，對物資進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、包裝等方面。2.驗收合格的物資，倉儲部門應辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息，并將入庫單分送采購部門、財務部門等相關部門。3.驗收不合格的物資，倉儲部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（三）物資存儲保管1.倉儲部門應根據(jù)物資的特性和存儲要求，采取相應的保管措施，確保物資安全存儲。如防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等。2.倉儲部門應定期對物資進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)物資的損壞、變質、短缺等問題，并采取相應的措施進行處理。3.倉儲部門應建立物資保管臺賬，記錄物資的出入庫情況、存儲位置、保管狀態(tài)等信息，確保物資管理的準確性和可追溯性。（四）物資出庫管理1.使用部門如需領用商務儲備物資，應填寫領料單，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核后報倉儲部門。2.倉儲部門應根據(jù)領料單，對物資進行核對和發(fā)放。發(fā)放物資時，應嚴格執(zhí)行物資出入庫手續(xù)，確保物資發(fā)放的準確性和安全性。3.倉儲部門應及時將物資出庫信息反饋給采購部門和財務部門，以便采購部門及時補充物資，財務部門進行成本核算。五、使用管理（一）使用計劃制定1.使用部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務發(fā)展的實際需求，制定商務儲備物資使用計劃。使用計劃應明確物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、使用時間等要求，并經(jīng)部門負責人審核后報倉儲部門。2.倉儲部門應根據(jù)使用部門的使用計劃，合理安排物資發(fā)放，確保物資及時供應到使用部門。（二）物資合理使用1.使用部門應合理使用商務儲備物資，提高物資的使用效率，避免浪費和閑置。2.使用部門應建立物資使用臺賬，記錄物資的領用、使用、消耗等情況，確保物資使用的可追溯性。3.如發(fā)現(xiàn)物資使用過程中存在浪費或閑置現(xiàn)象，公司應及時采取措施進行糾正，如調(diào)整使用計劃、加強管理等。（三）物資回收與再利用1.對于已使用完畢的商務儲備物資，使用部門應及時清理回收，并交回倉儲部門。2.倉儲部門應對回收的物資進行檢查和評估，對于可再利用的物資，應進行分類存放，并根據(jù)公司需求進行調(diào)配使用。3.對于不可再利用的物資，倉儲部門應按照公司相關規(guī)定進行處置，如報廢、變賣等。六、盤點管理（一）盤點計劃制定1.倉儲部門應定期制定商務儲備物資盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、方法、人員等要求。盤點計劃應報公司領導審批后實施。2.盤點計劃應根據(jù)公司實際情況和管理需要，合理確定盤點周期，一般情況下，年度全面盤點不少于一次，季度抽盤不少于一次。（二）盤點實施1.盤點前，倉儲部門應組織相關人員對盤點物資進行清理和核對，確保物資數(shù)量準確、賬目清晰。2.盤點時，應按照盤點計劃規(guī)定的方法和程序進行，采用實地盤點、賬實核對等方式，確保盤點結果的準確性和可靠性。3.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)物資賬實不符、損壞、變質等問題，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告，報公司領導審批后進行處理。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，倉儲部門應根據(jù)盤點結果編制盤點報告，詳細說明盤點情況、盤點差異及處理結果等內(nèi)容。盤點報告應報公司領導審批后存檔。2.對于盤點差異，應按照公司相關規(guī)定進行處理。如屬于人為原因造成的差異，應追究相關人員的責任；如屬于自然損耗、不可抗力等原因造成的差異，應經(jīng)公司領導批準后進行調(diào)整。3.倉儲部門應根據(jù)盤點結果，及時調(diào)整物資賬目，確保物資賬目與實際庫存一致。七、處置管理（一）報廢處置1.對于已損壞、變質、過期等無法再使用的商務儲備物資，倉儲部門應及時提出報廢申請，填寫報廢申請表，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并報公司領導審批。2.經(jīng)公司領導批準后的報廢物資，倉儲部門應按照公司相關規(guī)定進行處置，如變賣、銷毀等。處置過程中，應做好記錄，確保處置過程的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性。3.財務部門應根據(jù)報廢申請表和處置記錄，及時進行賬務處理，核銷報廢物資的賬面價值。（二）變賣處置1.對于已不再使用但仍有一定價值的商務儲備物資，倉儲部門應及時提出變賣申請，填寫變賣申請表，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、變賣原因、預計變賣價格等信息，并報公司領導審批。2.經(jīng)公司領導批準后的變賣物資，倉儲部門應按照公司相關規(guī)定進行公開變賣。變賣過程中，應選擇合適的變賣方式，如拍賣、招標、競價等，確保變賣價格的合理性和公正性。3.變賣結束后，倉儲部門應及時將變賣款項交回公司財務部門，財務部門應根據(jù)變賣申請表和收款記錄，及時進行賬務處理。（三）捐贈處置1.對于因公司戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務轉型等原因不再需要的商務儲備物資，且物資仍具有一定使用價值的，公司可考慮進行捐贈處置。2.捐贈處置前，倉儲部門應填寫捐贈申請表，注明物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、捐贈對象、捐贈原因等信息，并報公司領導審批。3.經(jīng)公司領導批準后的捐贈物資，倉儲部門應按照公司相關規(guī)定辦理捐贈手續(xù)，確保捐贈過程的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計部門應定期對商務儲備物資的采購、存儲、使用、盤點及處置等管理活動進行審計監(jiān)督，確保管理活動的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性。2.公司相關部門應定期對商務儲備物資的管理情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。檢查內(nèi)容包括物資采購、存儲、使用、盤點及處置等方面。（二）考核評價1.公司應建立商務儲備物資管理考核評價機制