國標(biāo)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和提供利用等一系列活動的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個階段、各個方面形成的檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司/組織檔案管理辦法。2.負(fù)責(zé)制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門及所屬單位的檔案工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和提供利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.各部門及所屬單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)本部門及所屬單位的檔案收集、整理和移交工作。2.負(fù)責(zé)將本部門及所屬單位在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件材料及時收集、整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和提供利用等工作，積極支持檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在籌備、成立、運(yùn)營等各個階段形成的文件材料，包括但不限于公司章程、股東會決議、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。3.公司/組織的財務(wù)報表、審計(jì)報告、稅務(wù)申報資料等財務(wù)文件。4.公司/組織的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中形成的文件材料，如生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制文件、市場調(diào)研報告等。5.公司/組織的科研項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目申報書、研究報告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。6.公司/組織的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等。7.公司/組織的基本建設(shè)項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目可行性研究報告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。8.公司/組織的設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備維護(hù)記錄等。9.公司/組織的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，記錄公司/組織重大活動、重要會議、生產(chǎn)經(jīng)營場景等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門及所屬單位在各項(xiàng)活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、人事檔案類、聲像檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級及以下類目。2.組卷：將具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合成案卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等。3.排列：按照分類方案，將各類案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列，編制案卷目錄號。4.編號：對每一卷案編制唯一的案卷編號，編號應(yīng)連續(xù)、清晰、易于識別。5.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容、來源、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)整齊排列在裝具內(nèi)，避免擠壓、折疊和損壞。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案數(shù)字化1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，判斷檔案的保存價值和保管期限。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限表和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，填寫檔案鑒定銷毀清冊，注明檔案的名稱、卷號、日期、保管期限等信息。（四）銷毀程序1.檔案鑒定銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案鑒定銷毀清冊上簽字，并將檔案鑒定銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編目（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)按時報送上級主管部門和相關(guān)部門。（二）編目工作1.按照檔案整理要求，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、專題目錄等檢索工具，便于檔案的查閱和利用。2.對檔案進(jìn)行分類標(biāo)引，賦予每一份檔案相應(yīng)的分類號，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)目錄和電子目錄相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息不泄露。2.方便利用原則，簡化檔案查閱手續(xù)，提高檔案利用效率。3.依法利用原則，利用檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍、時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有檔案管理人員在場監(jiān)督。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，出具相關(guān)證明文件，辦