團委檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司團委檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司團建工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司團委及下屬各團支部檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司團委及各團支部在工作中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司團委檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司團委及各團支部的工作實際情況，保證檔案信息的準確性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）團委檔案管理小組成立以團委書記為組長，各團支部書記為成員的檔案管理小組，負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司團委檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和修訂公司團委檔案管理辦法。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理。6.參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級團組織下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.公司團委工作計劃、總結(jié)、報告、決議等。3.各團支部工作計劃、總結(jié)、活動方案、活動記錄等。4.團員名冊、團費收繳記錄、團員發(fā)展材料等。5.團內(nèi)表彰獎勵、處分決定等相關(guān)材料。6.團組織開展活動的照片、視頻、音頻等資料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和團支部應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保材料的及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、團務(wù)工作類、活動資料類、團員管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對于重大活動或?qū)ｍ椆ぷ餍纬傻臋n案，應(yīng)在活動結(jié)束或工作完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行檢查核對，確保檔案質(zhì)量。2.將符合歸檔要求的檔案移交至檔案庫房，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息，建立電子檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司團委主要職能活動和歷史面貌的，對公司團建工作有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內(nèi)對公司團委工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損或褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的查閱和利用。3.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.將申請表提交至檔案管理人員，檔案管理人員進行審核。3.審核通過后，檔案管理人員根據(jù)查閱人需求提供檔案，并在《檔案查閱登記表》上做好記錄。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（三）借閱范圍因特殊原因需要借閱檔案的，必須經(jīng)團委書記批準。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息。2.將申請表提交至團委書記審批。3.審批通過后，檔案管理人員與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，辦理檔案借閱手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上做好記錄。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理人員，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由團委書記擔(dān)任組長，檔案管理人員及相關(guān)部門人員為成員，負責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并由檔案鑒定小組組長簽字確認。