鄉(xiāng)鎮(zhèn)收文管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、處理準(zhǔn)確、歸檔規(guī)范，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、下屬事業(yè)單位及各村（社區(qū)）在工作中接收、處理、保管各類文件的活動(dòng)。（三）基本原則1.及時(shí)高效原則確保文件及時(shí)簽收、傳閱、辦理，避免延誤，提高工作效率。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則對(duì)文件的登記、分類、編號(hào)、處理等環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，保證文件處理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.安全保密原則加強(qiáng)文件管理，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件泄露。4.存檔完整原則做好文件的歸檔工作，保證文件資料的完整性，便于日后查閱和參考。二、收文處理流程（一）簽收1.設(shè)立專門的文件收發(fā)崗位，配備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)的工作人員負(fù)責(zé)文件簽收工作。2.收文人員收到文件后，應(yīng)立即核對(duì)文件數(shù)量、名稱、文號(hào)、密級(jí)等信息，確認(rèn)無誤后在文件投遞單或送文登記簿上簽字。3.對(duì)于緊急文件，收文人員應(yīng)第一時(shí)間通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并按照規(guī)定的緊急程度進(jìn)行處理。（二）登記1.收文人員應(yīng)對(duì)簽收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、附件、傳閱范圍、處理情況等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、清晰。3.收文登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（三）分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，對(duì)收文進(jìn)行分類。2.常見的分類方法包括按文號(hào)分類、按主題分類、按部門分類等。3.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于文件的查找和管理。（四）編號(hào)1.對(duì)收文進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于文件的識(shí)別和管理。2.編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+部門代碼+順序號(hào)等。3.編號(hào)應(yīng)在文件登記時(shí)同時(shí)進(jìn)行，并在文件首頁加蓋編號(hào)章。（五）傳閱1.根據(jù)文件的傳閱范圍，及時(shí)將文件送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。2.傳閱文件應(yīng)使用專門的傳閱單，注明傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。3.傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱意見和時(shí)間。4.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排傳閱，并及時(shí)跟蹤傳閱情況，確保文件不延誤、不丟失。（六）辦理1.承辦部門或人員收到傳閱后的文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理。2.辦理過程中，應(yīng)認(rèn)真研究文件內(nèi)容，提出切實(shí)可行的辦理意見，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成辦理。3.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)限進(jìn)行回復(fù)，并將回復(fù)文件及時(shí)送回文件管理部門。（七）催辦1.文件管理部門應(yīng)對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時(shí)辦理。2.催辦可采用電話催辦、書面催辦等方式。3.對(duì)于逾期未辦理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員了解原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（八）辦結(jié)反饋1.承辦部門或人員完成文件辦理后，應(yīng)及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給文件管理部門。2.反饋內(nèi)容應(yīng)包括辦理情況、處理結(jié)果、存在問題及建議等。3.文件管理部門應(yīng)對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后將文件歸檔。三、文件保管（一）保管原則1.按照文件的重要程度、保存期限等因素，對(duì)文件進(jìn)行分類保管。2.確保文件的安全，防止文件損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.便于文件的查閱和利用。（二）保管方式1.設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.文件應(yīng)按照分類順序存放，便于查找。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實(shí)際情況，確定文件的保管期限。2.保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期和短期。3.永久保管的文件主要包括本鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定的重要政策文件、法規(guī)性文件、年度工作報(bào)告等；長(zhǎng)期保管的文件一般為10年至50年，如重要業(yè)務(wù)文件、會(huì)議紀(jì)要等；短期保管的文件為1年至10年，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。（四）檔案整理1.定期對(duì)保管的文件進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，便于查閱。3.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限等信息。四、文件借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，送文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批情況，辦理文件借閱手續(xù)，并將文件借給借閱人。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（二）查閱1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱文件的，可直接到文件管理部門查閱。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在文件管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將文件帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、污損。4.如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。五、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.加強(qiáng)對(duì)文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。3.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.對(duì)文件的收發(fā)、傳遞、保管、借閱等環(huán)節(jié)采取嚴(yán)格的保密措施，防止文件泄露。2.文件管理部門應(yīng)配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等。3.對(duì)電子文件應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保密監(jiān)