信息保存管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織的信息保存管理，確保各類信息的完整性、準確性和安全性，滿足法律法規(guī)要求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在工作過程中產(chǎn)生、收集、使用、存儲和傳遞的各類信息，包括但不限于文件、數(shù)據(jù)、記錄、圖表、報告等。（三）基本原則1.合法性原則：信息保存管理必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準的要求，確保公司/組織的信息活動合法合規(guī)。2.完整性原則：應(yīng)全面、完整地保存各類信息，避免信息缺失或遺漏，以滿足后續(xù)查詢、追溯和業(yè)務(wù)開展的需要。3.準確性原則：信息的記錄和保存應(yīng)準確無誤，如實反映業(yè)務(wù)活動的實際情況，防止虛假或錯誤信息的留存。4.安全性原則：采取必要的安全措施，保護信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問、篡改、泄露或丟失，確保信息的保密性、完整性和可用性。5.可追溯性原則：信息保存應(yīng)具備良好的可追溯性，能夠清晰地記錄信息的來源、流轉(zhuǎn)過程和最終去向，以便在需要時進行查詢和審計。二、信息分類與標識（一）信息分類1.行政類信息：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、行政文件等。2.業(yè)務(wù)類信息：與公司/組織核心業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，如合同協(xié)議、項目文檔、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄等。3.財務(wù)類信息：涉及財務(wù)核算、預(yù)算管理、資金流動等方面的信息，如財務(wù)報表、發(fā)票、費用報銷記錄等。4.人事類信息：關(guān)于員工個人信息、考勤記錄、績效考核、培訓(xùn)檔案等方面的信息。5.技術(shù)類信息：公司/組織所擁有的技術(shù)資料、研發(fā)成果、技術(shù)方案、系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）信息標識為便于信息的識別和管理，對每類信息進行統(tǒng)一標識。標識應(yīng)具有唯一性和可讀性，能夠清晰地反映信息的類別、年份、編號等關(guān)鍵信息。例如：行政類信息標識格式：XZ[年份][編號]業(yè)務(wù)類信息標識格式：YW[業(yè)務(wù)領(lǐng)域][年份][編號]財務(wù)類信息標識格式：CW[年份][編號]人事類信息標識格式：RS[員工編號][年份][信息類別代碼]技術(shù)類信息標識格式：JS[技術(shù)領(lǐng)域][年份][編號]三、信息生成與收集（一）信息生成1.各部門及員工應(yīng)按照工作職責(zé)和業(yè)務(wù)流程，及時、準確地生成各類信息。信息生成過程中應(yīng)遵循相關(guān)的規(guī)范和標準，確保信息的質(zhì)量。2.在信息生成過程中，應(yīng)明確信息的責(zé)任人，確保信息的真實性和完整性。責(zé)任人應(yīng)對所生成的信息進行初步審核，避免出現(xiàn)錯誤或不完整的信息。（二）信息收集1.對于外部獲取的信息，如供應(yīng)商提供的資料、客戶反饋等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并進行審核和驗證，確保信息的可靠性。2.信息收集應(yīng)遵循合法、合規(guī)的原則，不得收集違反法律法規(guī)或侵犯他人權(quán)益的信息。3.建立信息收集渠道和機制，明確信息收集的流程和要求，確保信息能夠及時、準確地收集到公司/組織內(nèi)部。四、信息存儲（一）存儲介質(zhì)選擇根據(jù)信息的性質(zhì)、重要程度和存儲期限等因素，選擇合適的存儲介質(zhì)。常見的存儲介質(zhì)包括紙質(zhì)檔案、硬盤、光盤、磁帶等。1.對于重要且長期保存的信息，如合同協(xié)議、財務(wù)檔案等，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子存儲相結(jié)合的方式，并進行異地備份，以防止信息丟失。2.對于日常辦公中頻繁使用的一般性信息，可主要存儲在電子設(shè)備中，但應(yīng)定期進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）存儲地點與環(huán)境1.信息存儲地點應(yīng)具備安全、穩(wěn)定、防火、防潮、防蟲等條件，確保信息的物理安全。2.電子信息存儲應(yīng)采用專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備，并進行合理的分區(qū)和管理。存儲設(shè)備應(yīng)放置在安全的機房內(nèi)，配備必要的監(jiān)控和防護設(shè)施。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，按照檔案類別和年份進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找和管理。（三）存儲期限規(guī)定根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織的實際需要，明確各類信息的存儲期限。1.行政類信息一般保存[X]年，重要的行政文件可適當(dāng)延長保存期限。2.業(yè)務(wù)類信息中的合同協(xié)議等重要文件，保存期限應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般不少于[X]年；其他業(yè)務(wù)文檔可根據(jù)實際情況確定保存期限，但至少保存[X]年。3.財務(wù)類信息應(yīng)按照國家財務(wù)法規(guī)的要求進行保存，一般為[X]年。4.人事類信息中的員工個人檔案應(yīng)長期保存；考勤記錄、績效考核等信息保存期限為[X]年。5.技術(shù)類信息中的核心技術(shù)資料、研發(fā)成果等應(yīng)長期保存；一般性技術(shù)文檔可根據(jù)實際情況確定保存期限，但至少保存[X]年。（四）存儲安全管理1.對存儲的信息進行加密處理，防止信息在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限。2.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。及時清理過期或無用的信息，釋放存儲空間。3.建立存儲信息的訪問控制機制，明確不同人員對信息的訪問權(quán)限。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的信息，嚴禁未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。五、信息使用與共享（一）信息使用1.員工在工作中需要使用信息時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行申請和審批。申請時應(yīng)明確使用目的、信息內(nèi)容和使用期限等。2.使用信息過程中應(yīng)嚴格遵守信息的保密規(guī)定，不得擅自泄露或傳播信息。如因工作需要對信息進行修改或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門和責(zé)任人的批準，并做好記錄。3.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要信息的使用，應(yīng)采取更加嚴格的安全措施，確保信息的安全性。（二）信息共享1.信息共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保共享信息的安全性和保密性。共享信息前，應(yīng)明確共享的范圍、目的和雙方的權(quán)利義務(wù)，并簽訂信息共享協(xié)議。2.內(nèi)部信息共享應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部的信息系統(tǒng)或指定的共享平臺進行，確保信息傳遞的及時性和準確性。對于需要跨部門共享的重要信息，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人的審批。3.與外部機構(gòu)或合作伙伴進行信息共享時，應(yīng)嚴格評估對方的信息安全管理能力，并要求對方簽訂保密協(xié)議。在共享信息過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，確保信息的安全傳輸和存儲。六、信息維護與更新（一）信息維護1.定期對存儲的信息進行檢查和核對，確保信息的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或缺失，應(yīng)及時進行更正和補充。2.對信息存儲設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立信息維護記錄，詳細記錄信息維護的時間、內(nèi)容、操作人員等信息，以便追溯和查詢。（二）信息更新1.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況的變化，及時對信息進行更新。信息更新應(yīng)遵循相關(guān)的流程和審批程序，確保更新后的信息準確無誤。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)流程、政策法規(guī)等方面的信息更新，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，確保信息的一致性和有效性。3.在信息更新過程中，應(yīng)妥善保存原信息，以便進行對比和追溯。同時，應(yīng)對更新后的信息進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、信息安全與保密（一）安全管理制度1.建立健全信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)和流程。定期對員工進行信息安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。2.加強對信息系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全軟件，定期進行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行分段管理，嚴格控制不同區(qū)域之間的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限。對重要信息的訪問進行審計和記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（二）保密措施1.明確公司/組織內(nèi)各類信息的保密級別，如絕密、機密、秘密等。針對不同保密級別的信息，制定相應(yīng)的保密措施和管理要求。2.與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的責(zé)任和義務(wù)。對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要信息的員工，進行定期的保密審查。3.在信息存儲、傳輸和使用過程中，采取加密、訪問控制、水印等技術(shù)手段，確保信息的保密性。對涉及保密信息的載體，如文件、存儲設(shè)備等，應(yīng)進行嚴格的標識和管理。（三）違規(guī)處理1.對于違反信息安全和保密規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司/組織信息泄露、丟失或遭受其他損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并賠償公司/組織因此遭受的全部損失。3.建立信息安全事件應(yīng)急處理機制，一旦發(fā)生信息安全事件，應(yīng)立即采取措施進行處理，最大限度地減少損失，并及時向上級主管部門報告。八、信息檢索與查詢（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的信息檢索系統(tǒng)，方便員工快速、準確地查找所需信息。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、類別、時間等進行檢索。2.對信息進行分類索引和標注，提高檢索系統(tǒng)的準確性和效率。定期對檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保索引信息的完整性和準確性。（二）查詢流程1.員工需要查詢信息時，應(yīng)填寫信息查詢申請表，注明查詢目的、信息類別和查詢范圍等。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，提交至信息管理部門。2.信息管理部門根據(jù)申請表的要求，在檢索系統(tǒng)中進行查詢，并將查詢結(jié)果反饋給申請人。對于涉及保密信息的查詢，應(yīng)按照保密規(guī)定進行審批和操作。3.如申請人對查詢結(jié)果有疑問或需要進一步獲取相關(guān)信息，信息管理部門應(yīng)協(xié)助進行核實和補充。九、信息銷毀（一）銷毀原則1.信息銷毀應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保銷毀過程符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.對于超過存儲期限或已不再需要的信息，應(yīng)及時進行銷毀，避免信息的冗余存儲和潛在風(fēng)險。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)信息的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式。粉碎后的紙張應(yīng)確保無法恢復(fù)信息內(nèi)容；焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的場所進行，并做好記錄。2.電子信息的銷毀可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷毀存儲設(shè)備等方式。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)；格式化后的存儲設(shè)備應(yīng)進行多次覆蓋寫入操作，以徹底清除數(shù)據(jù)；物理銷毀存儲設(shè)備應(yīng)確保設(shè)備無法正常使用，如拆除硬盤、損壞存儲芯片等。（三）銷毀記錄1.建立信息銷毀記錄制度