商務(wù)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在商務(wù)活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎簽訂原則簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和風(fēng)險評估，審慎選擇合同相對方，確保合同條款公平合理，避免合同陷阱。3.全面履行原則合同各方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自義務(wù)，確保合同目的實現(xiàn)。如遇特殊情況需要變更或解除合同，應(yīng)按照法定程序進(jìn)行。4.全程管理原則對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，防范合同風(fēng)險。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.簽訂合同前，應(yīng)對合同相對方的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明等相關(guān)文件。確保合同相對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。2.對于涉及重大合同或風(fēng)險較高的合同，還應(yīng)審查合同相對方的信用狀況、財務(wù)狀況、涉訴情況等，評估其履約風(fēng)險。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要內(nèi)容。2.對于合同中的特殊條款或重要條款，應(yīng)進(jìn)行充分協(xié)商和明確約定，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。如涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、不可抗力條款等，應(yīng)根據(jù)具體情況制定詳細(xì)、合理的條款。（三）合同審批流程1.合同承辦部門負(fù)責(zé)起草合同文本，并填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容，提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求和公司利益，簽署審核意見后提交法務(wù)部門審查。3.法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，提出審查意見后返回合同承辦部門。4.合同承辦部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見對合同進(jìn)行修改完善，再次提交部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險程度進(jìn)行審批，對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。6.經(jīng)審批通過的合同，由合同承辦部門負(fù)責(zé)與合同相對方簽訂，并加蓋公司合同專用章或公章。（四）合同簽訂注意事項1.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，確保合同文本的完整性和準(zhǔn)確性。合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關(guān)部門留存一份。2.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程進(jìn)行，不得擅自簡化或跳過審批環(huán)節(jié)。如遇緊急情況需要簽訂合同，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)同意，并在事后及時補辦審批手續(xù)。3.合同簽訂時，應(yīng)注意合同的生效條件和時間，確保合同在雙方約定的條件成就時及時生效。如涉及附條件或附期限的合同，應(yīng)明確約定相關(guān)條件和期限。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，將合同的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求等傳達(dá)給參與合同履行的各部門和人員，確保相關(guān)人員熟悉合同條款，明確各自職責(zé)。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認(rèn)，并留存歸檔。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.合同履行過程中，合同承辦部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.對于重要合同或履行期限較長的合同，應(yīng)建立專門的合同履行臺賬，詳細(xì)記錄合同履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、標(biāo)的交付情況、價款支付情況、質(zhì)量驗收情況等。3.公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，如財務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同價款支付情況進(jìn)行審核監(jiān)督，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對合同標(biāo)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗監(jiān)督等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與合同承辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同采取措施解決。（三）變更與解除管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)及時與合同相對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批。2.如因一方原因需要解除合同，應(yīng)提前通知對方，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更或解除后，合同承辦部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知公司相關(guān)部門，并對合同履行臺賬進(jìn)行更新。（四）糾紛處理1.在合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，制定應(yīng)對措施，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部門報告。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛情況，會同合同承辦部門研究解決方案，必要時可聘請律師作為法律顧問參與糾紛處理。3.糾紛處理應(yīng)遵循合法、合理、公平的原則，盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，應(yīng)及時通過仲裁或訴訟等法律途徑維護(hù)公司合法權(quán)益。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同簽訂過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、糾紛處理文件等，并整理歸檔。2.合同檔案應(yīng)確保資料齊全、完整，能夠真實反映合同簽訂、履行的全過程。（二）檔案整理與保管1.合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。3.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年，重要合同檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，確保檔案安全完整。五、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.公司應(yīng)建立合同風(fēng)險識別與評估機制，定期對合同簽訂、履行過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋合同主體風(fēng)險、合同條款風(fēng)險、履行風(fēng)險、變更與解除風(fēng)險、糾紛處理風(fēng)險等方面。2.合同風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行量化分析，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取重點監(jiān)控和防范措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)合同風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于合同主體風(fēng)險，應(yīng)加強對合同相對方的資格審查和信用評估；對于合同條款風(fēng)險，應(yīng)加強合同條款的審核和擬定，確保條款合法、合理、明確；對于履行風(fēng)險，應(yīng)加強合同履行跟蹤與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；對于變更與解除風(fēng)險，應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行操作，防范法律風(fēng)險；對于糾紛處理風(fēng)險，應(yīng)建立