雙擁檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)雙擁檔案管理，規(guī)范雙擁檔案工作流程，提高雙擁檔案管理水平，充分發(fā)揮雙擁檔案在雙擁工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織雙擁檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）定義1.雙擁檔案：是指本公司/組織在雙擁工作中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.雙擁工作：是指擁軍優(yōu)屬、擁政愛民工作的簡稱，是在中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)下的一項(xiàng)具有重要戰(zhàn)略意義的工作，是鞏固和加強(qiáng)軍政軍民團(tuán)結(jié)的重要舉措。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：雙擁檔案由本公司/組織指定的部門或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：雙擁檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織雙擁工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家秘密、軍事秘密和商業(yè)秘密的雙擁檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全雙擁檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織雙擁工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)成立本公司/組織雙擁檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)雙擁檔案管理的日常工作，辦公室設(shè)在[具體部門]。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)雙擁檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織雙擁檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。研究決定雙擁檔案管理工作中的重大事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。監(jiān)督檢查雙擁檔案管理工作的落實(shí)情況，對(duì)在雙擁檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定雙擁檔案管理工作的年度計(jì)劃和實(shí)施方案，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門雙擁檔案的收集、整理、保管和利用工作，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行督促整改。負(fù)責(zé)雙擁檔案的集中統(tǒng)一管理，做好檔案的接收、整理、編目、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。負(fù)責(zé)建立健全雙擁檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。負(fù)責(zé)組織開展雙擁檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的安全。負(fù)責(zé)組織開展雙擁檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員的檔案意識(shí)。3.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門雙擁檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門雙擁檔案管理的具體工作，并接受公司/組織檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。積極配合公司/組織檔案管理部門開展雙擁檔案的利用工作，為公司/組織雙擁工作提供必要的檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)有關(guān)雙擁工作的文件、通知、指示、講話等材料。2.本公司/組織制定的雙擁工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、簡報(bào)等材料。3.本公司/組織開展擁軍優(yōu)屬活動(dòng)的方案、記錄、照片、視頻等材料。4.本公司/組織開展擁政愛民活動(dòng)的方案、記錄、照片、視頻等材料。5.本公司/組織與部隊(duì)開展共建活動(dòng)的協(xié)議、計(jì)劃、總結(jié)、記錄、照片、視頻等材料。6.本公司/組織對(duì)軍屬、烈屬、傷殘軍人等優(yōu)撫對(duì)象的慰問、幫扶、救助等材料。7.本公司/組織接收安置退役軍人的相關(guān)材料，如接收安置計(jì)劃、人員名單、檔案資料、培訓(xùn)記錄等。8.本公司/組織組織退役軍人參加職業(yè)技能培訓(xùn)、就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導(dǎo)等活動(dòng)的材料。9.本公司/組織與部隊(duì)開展雙擁宣傳教育活動(dòng)的材料，如宣傳資料、活動(dòng)記錄、媒體報(bào)道等。10.其他與雙擁工作有關(guān)的材料。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的收集范圍，及時(shí)收集本部門在雙擁工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映本公司/組織雙擁工作的全過程和各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。3.真實(shí)準(zhǔn)確：收集的文件材料應(yīng)真實(shí)可靠，不得偽造、篡改或歪曲事實(shí)。4.規(guī)范統(tǒng)一：收集的文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)公文格式和檔案管理的規(guī)范要求，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)：按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素，進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：根據(jù)文件材料的數(shù)量、性質(zhì)、保存期限等情況，選擇合適的整理方法和保管載體，便于檔案的保管和查找利用。（四）整理方法1.分類：按照雙擁工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將收集的文件材料分為擁軍優(yōu)屬、擁政愛民、雙擁宣傳教育、共建活動(dòng)、退役軍人安置與服務(wù)等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，便于保管和查閱。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.配備必要的保管設(shè)備：如檔案密集架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等，為檔案保管提供良好的環(huán)境條件。（二）保管要求1.分類存放：按照檔案的類別和編號(hào)，將檔案有序存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.維護(hù)檔案的原始面貌：不得隨意涂改、抽取、銷毀檔案內(nèi)容，確需對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制等處理的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并做好記錄。4.做好檔案的安全防護(hù)工作：加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，防止無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。同時(shí)，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保檔案的安全。（三）保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。定期保管期限分為30年、10年兩種。（四）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定：定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。2.銷毀：對(duì)經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)緊密圍繞公司/組織雙擁工作的中心任務(wù)，為公司/組織的決策、管理和發(fā)展提供有力的檔案支持。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱雙擁檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)按照查閱登記表的內(nèi)容，為利用者提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱：因工作需要確需借閱雙擁檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制雙擁檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立健全檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、查閱（借閱、復(fù)制）時(shí)間、查閱（借閱、復(fù)制）內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化和規(guī)范化。2.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的規(guī)范要求，將檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)。3.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。同時(shí)，做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理：電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致。電子檔案的整理應(yīng)按照電子文件的管理要求，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。2.電子檔案的存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行異地備份。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。3.電子檔案的利用：利用者可通過檔案管理信息系統(tǒng)查閱電子檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。檔案管理人員應(yīng)做好電子檔案利用的記錄工作。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全雙擁檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門雙擁檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行本公司/組織的雙擁檔案管理制度，檔案管理工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況：檢查各部門檔案的收集是否及時(shí)、完整，整理是否規(guī)范，保管是否安全，利用是否便捷等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況：檢查檔案庫房、檔案密集架、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等檔案管理設(shè)施設(shè)備的配