發(fā)票臺(tái)賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及保管行為，確保發(fā)票信息的準(zhǔn)確性和完整性，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中涉及的各類發(fā)票管理，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.準(zhǔn)確完整原則發(fā)票信息應(yīng)如實(shí)、準(zhǔn)確、完整記錄，保證發(fā)票臺(tái)賬數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，為財(cái)務(wù)管理和稅務(wù)申報(bào)提供可靠依據(jù)。3.安全保密原則加強(qiáng)發(fā)票及相關(guān)信息的安全管理，防止發(fā)票丟失、被盜、信息泄露等情況發(fā)生，保障公司財(cái)務(wù)信息安全。二、發(fā)票臺(tái)賬管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司發(fā)票臺(tái)賬管理制度，并組織實(shí)施。2.設(shè)立專門的發(fā)票管理崗位，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)發(fā)票的日常管理工作，包括發(fā)票的領(lǐng)購、開具、保管、核銷等。3.建立發(fā)票臺(tái)賬，及時(shí)、準(zhǔn)確記錄發(fā)票的取得、開具、作廢、紅沖等詳細(xì)信息，并定期進(jìn)行核對(duì)和清理。4.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的發(fā)票管理工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。5.配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查工作，提供相關(guān)發(fā)票資料和信息。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)票的取得和使用管理，確保取得的發(fā)票真實(shí)、合法、有效，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門。2.按照財(cái)務(wù)部門的要求，準(zhǔn)確提供發(fā)票開具所需的信息，配合財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票開具工作。3.妥善保管本部門取得的發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，不得擅自損毀或丟失。4.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票臺(tái)賬的核對(duì)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并協(xié)助解決。（三）采購部門1.在采購業(yè)務(wù)中，負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開具事宜，確保供應(yīng)商按時(shí)、準(zhǔn)確開具發(fā)票。2.對(duì)取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否齊全、準(zhǔn)確，發(fā)票內(nèi)容是否與采購業(yè)務(wù)相符，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系更換。3.將審核無誤的發(fā)票及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好發(fā)票的交接工作。（四）銷售部門1.根據(jù)銷售業(yè)務(wù)實(shí)際情況，按照財(cái)務(wù)部門規(guī)定的發(fā)票開具流程和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確開具發(fā)票。2.對(duì)開具的發(fā)票進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保發(fā)票內(nèi)容與銷售業(yè)務(wù)一致，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。3.將開具的發(fā)票及時(shí)交付給客戶，并做好相關(guān)記錄，同時(shí)將發(fā)票開具信息傳遞給財(cái)務(wù)部門。三、發(fā)票領(lǐng)購管理（一）領(lǐng)購流程1.財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，定期統(tǒng)計(jì)發(fā)票使用量，填寫《發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需發(fā)票的種類、數(shù)量等信息。2.《發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審批。3.審批通過后，發(fā)票管理人員持稅務(wù)登記證副本、經(jīng)辦人身份證明、發(fā)票領(lǐng)購簿等相關(guān)資料，到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票領(lǐng)購手續(xù)。4.領(lǐng)購發(fā)票時(shí)，發(fā)票管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量等信息，確保與《發(fā)票領(lǐng)購申請(qǐng)表》一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與稅務(wù)機(jī)關(guān)溝通解決。（二）領(lǐng)購數(shù)量控制1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司近期業(yè)務(wù)量及發(fā)票使用情況，合理確定發(fā)票領(lǐng)購數(shù)量，避免發(fā)票積壓或短缺。2.對(duì)于發(fā)票用量較大的業(yè)務(wù)部門，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)增加其發(fā)票領(lǐng)購額度，但需嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)，并加強(qiáng)監(jiān)督管理。（三）領(lǐng)購登記發(fā)票管理人員領(lǐng)購發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)在公司發(fā)票臺(tái)賬中進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄發(fā)票的領(lǐng)購日期、種類、號(hào)碼、數(shù)量、起止號(hào)碼等信息，確保發(fā)票臺(tái)賬與實(shí)際領(lǐng)購情況相符。四、發(fā)票開具管理（一）開具要求1.發(fā)票開具必須按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)發(fā)票管理規(guī)定進(jìn)行，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫客戶名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等基本信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等，不得虛開、開具與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。4.開具發(fā)票應(yīng)使用中文，民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時(shí)使用一種外國文字。5.發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。（二）開具流程1.銷售部門或其他業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，填寫《發(fā)票開具申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明客戶信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)票種類、金額等信息。2.《發(fā)票開具申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員對(duì)《發(fā)票開具申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核客戶信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)票金額等是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，審核通過后進(jìn)行發(fā)票開具操作。4.發(fā)票開具人員按照規(guī)定的格式和要求，在發(fā)票管理系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息，打印發(fā)票，并加蓋發(fā)票專用章。5.發(fā)票開具完成后，發(fā)票管理人員應(yīng)及時(shí)在發(fā)票臺(tái)賬中記錄發(fā)票的開具日期、號(hào)碼、客戶名稱、金額、稅額等信息，并將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，記賬聯(lián)留存作為記賬憑證，抵扣聯(lián)（如有）交與相關(guān)人員用于抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。（三）特殊情況處理1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的規(guī)定進(jìn)行操作。由銷售方開具紅字發(fā)票信息表，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，銷售方根據(jù)紅字發(fā)票信息表開具紅字發(fā)票，并在發(fā)票臺(tái)賬中進(jìn)行相應(yīng)記錄。2.對(duì)于發(fā)票開具錯(cuò)誤或作廢的情況，應(yīng)在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。同時(shí)，在發(fā)票臺(tái)賬中注明作廢原因、作廢日期等信息。五、發(fā)票取得管理（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。2.取得的發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，包括但不限于貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。3.取得的發(fā)票應(yīng)妥善保管，不得擅自損毀。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（二）取得流程1.采購部門或其他業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票。取得發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的基本信息進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性。2.審核無誤后，將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員對(duì)發(fā)票進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，發(fā)票的格式、印章等是否符合規(guī)定。3.審核通過的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門發(fā)票管理人員按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行整理，并在發(fā)票臺(tái)賬中詳細(xì)記錄發(fā)票的取得日期、號(hào)碼、客戶名稱、金額、稅額等信息。4.對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商聯(lián)系更換或重開。（三）發(fā)票審核要點(diǎn)1.發(fā)票票面審核發(fā)票是否為稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票監(jiān)制章是否清晰、完整。發(fā)票上是否加蓋發(fā)票專用章，印章是否清晰、與開票方名稱一致。發(fā)票的基本信息是否齊全，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票內(nèi)容審核發(fā)票內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，如貨物名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等是否與采購合同或業(yè)務(wù)協(xié)議一致。發(fā)票稅率、稅額計(jì)算是否正確，是否符合國家稅收法律法規(guī)規(guī)定。發(fā)票備注欄是否按照規(guī)定填寫相關(guān)信息，如建筑服務(wù)發(fā)票應(yīng)注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣（市、區(qū)）名稱及項(xiàng)目名稱等。六、發(fā)票保管管理（一）保管要求1.設(shè)立專門的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的保險(xiǎn)柜、文件柜等設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票應(yīng)按照種類、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，便于查找和核對(duì)。3.定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。4.發(fā)票保管期限按照國家稅收法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）保管期限1.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.發(fā)票領(lǐng)用存月報(bào)表、發(fā)票繳銷清單等相關(guān)資料，應(yīng)保存10年。（三）銷毀管理1.發(fā)票保管期滿需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫《發(fā)票銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明發(fā)票的種類、號(hào)碼、數(shù)量、起止號(hào)碼、銷毀原因等信息。2.《發(fā)票銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)審批。3.審批通過后，在主管稅務(wù)機(jī)關(guān)的監(jiān)督下，由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等，并形成銷毀報(bào)告。4.銷毀報(bào)告應(yīng)報(bào)主管稅務(wù)機(jī)關(guān)備案。七、發(fā)票臺(tái)賬管理（一）臺(tái)賬設(shè)置1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票臺(tái)賬，對(duì)發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、作廢、紅沖等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.發(fā)票臺(tái)賬應(yīng)采用電子表格或?qū)ｉT的發(fā)票管理軟件進(jìn)行記錄，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可查詢性。3.發(fā)票臺(tái)賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：發(fā)票種類、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、客戶名稱、金額、稅額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)票狀態(tài)（正常、作廢、紅沖等）、領(lǐng)購日期、領(lǐng)購數(shù)量、起止號(hào)碼、取得日期、傳遞情況等。（二）臺(tái)賬登記1.發(fā)票管理人員應(yīng)按照發(fā)票業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，及時(shí)、準(zhǔn)確地在發(fā)票臺(tái)賬中進(jìn)行登記。登記內(nèi)容應(yīng)與發(fā)票實(shí)際情況一致，不得隨意更改或遺漏。2.對(duì)于發(fā)票的開具、取得、作廢、紅沖等操作，應(yīng)在發(fā)票臺(tái)賬中詳細(xì)注明操作日期、原因及相關(guān)憑證號(hào)碼等信息，以便于日后查詢和核對(duì)。（三）臺(tái)賬核對(duì)1.定期對(duì)發(fā)票臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保臺(tái)賬數(shù)據(jù)與實(shí)際發(fā)票情況相符。核對(duì)內(nèi)容包括發(fā)票號(hào)碼、金額、稅額、開票日期、客戶名稱等信息。2.每月末，發(fā)票管理人員應(yīng)將發(fā)票臺(tái)賬與財(cái)務(wù)記賬憑證、發(fā)票存根聯(lián)等進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.每年終了，應(yīng)對(duì)全年發(fā)票臺(tái)賬進(jìn)行全面核對(duì)和清理，確保發(fā)票管理工作的準(zhǔn)確性和完整性。八、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門的發(fā)票管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的領(lǐng)購、開具、取得、保管、臺(tái)賬記錄等情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)發(fā)票管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票使用的合規(guī)性、發(fā)票臺(tái)賬的準(zhǔn)確性等。3.稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)公司發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查時(shí)，公司各部門應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)發(fā)票資料和信息。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，