鄉(xiāng)級(jí)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)級(jí)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)級(jí)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本鄉(xiāng)各部門、各行政村（社區(qū)）以及所屬企事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。鄉(xiāng)級(jí)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由鄉(xiāng)綜合檔案室集中管理全鄉(xiāng)檔案，并指導(dǎo)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作。各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，分類科學(xué)、系統(tǒng)，保管安全可靠，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，方便檔案的查閱、借閱和使用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）鄉(xiāng)綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全鄉(xiāng)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙耷覠o(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開展檔案利用服務(wù)工作，為鄉(xiāng)級(jí)各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，依法依規(guī)為社會(huì)提供檔案利用服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全鄉(xiāng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識(shí)。7.對(duì)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期開展檔案工作考核評(píng)價(jià)。（二）部門、行政村（社區(qū)）及企事業(yè)單位檔案管理職責(zé)1.各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作。2.建立健全本單位檔案管理制度，制定檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理、裝訂，定期向鄉(xiāng)綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。4.做好本單位檔案的保管工作，提供必要的檔案保管條件，確保檔案的安全。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。5.積極開展本單位檔案的利用工作，為各項(xiàng)工作提供檔案支持，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.接受鄉(xiāng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，按照要求及時(shí)整改存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報(bào)等。2.本鄉(xiāng)黨委、政府及各部門形成的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本鄉(xiāng)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、業(yè)務(wù)檔案等。4.本鄉(xiāng)行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革、人事任免等工作中形成的文件材料。5.本鄉(xiāng)舉辦的各類重大活動(dòng)、重要會(huì)議、突發(fā)事件處理等形成的文件、照片、音像等資料。6.本鄉(xiāng)所屬行政村（社區(qū)）上報(bào)的各類文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、村務(wù)公開資料等。7.本鄉(xiāng)所屬企事業(yè)單位形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料、技術(shù)資料等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本單位在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.定期將收集到的文件材料移交本單位檔案管理人員進(jìn)行整理，不得積壓。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案整理質(zhì)量。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序依次排列，裝訂成冊(cè)。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案。對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。按照業(yè)務(wù)流程，將相關(guān)文件材料整理歸檔。3.科技檔案整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷。對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫項(xiàng)目檔案目錄。項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。4.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類，將會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等分別整理。對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫會(huì)計(jì)檔案目錄。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。5.聲像檔案整理按照載體形式（照片、錄音、錄像等）進(jìn)行分類。對(duì)聲像檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫聲像檔案目錄。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.鄉(xiāng)綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管要求1.按照檔案的分類、編號(hào)順序，將檔案整齊排列在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和科學(xué)研究?jī)r(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、重要程度等因素確定保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)鄉(xiāng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案部門，一份報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案。4.按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本鄉(xiāng)檔案管理制度，提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，方便利用者查閱檔案。3.安全保密原則。確保檔案在利用過程中的安全，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本鄉(xiāng)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位因工作需要查閱本單位檔案。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)檔案，需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱本鄉(xiāng)檔案，需按照規(guī)定提供相關(guān)證明材料，并辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱。利用者可到鄉(xiāng)綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱。因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批后，到鄉(xiāng)綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案部門印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、審批情況等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立鄉(xiāng)級(jí)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為鄉(xiāng)級(jí)各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)。開發(fā)或選用適合本鄉(xiāng)檔案管理工作的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，包括文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中存儲(chǔ)和共享。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)。采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃設(shè)計(jì)階段。制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。2.系統(tǒng)建設(shè)階段。按照規(guī)劃要求，組織實(shí)施檔案數(shù)字化加工、信息管理系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等工作。3.系統(tǒng)測(cè)試階段。對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，確保系統(tǒng)功能符合要求，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。4.上線運(yùn)行階段。檔案信息管理系統(tǒng)經(jīng)測(cè)試合格后，正式上線運(yùn)行，并逐步完善系統(tǒng)功能和優(yōu)化工作流程。（四）管理與維護(hù)1.建立檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等操作流程。2.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，定期進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)丟失。3.配備專業(yè)的檔案信息化管理人員，負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.定期對(duì)檔案數(shù)字化副本進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.鄉(xiāng)綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全鄉(xiāng)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.鄉(xiāng)紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保密措施落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查。每年組織一次全鄉(xiāng)檔案工作專項(xiàng)檢查，對(duì)各部門、各行政村（社區(qū)）及所屬企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對(duì)部