產品樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司產品樣品的管理，確保產品樣品的有效使用、妥善保存和規(guī)范流轉，保證產品質量的穩(wěn)定性和可追溯性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及的產品樣品的管理，包括樣品的申請、制作、使用、保存、處置等環(huán)節(jié)。（三）職責分工1.研發(fā)部門負責新產品樣品的設計、開發(fā)和制作。對樣品的技術參數(shù)和性能指標負責，并提供相關技術支持。2.生產部門根據研發(fā)部門提供的樣品要求，負責安排生產制作樣品。確保樣品生產過程符合質量管理體系要求，保證樣品質量。3.質量部門負責對樣品進行檢驗和測試，確保樣品質量符合相關標準和要求。對樣品的質量數(shù)據進行記錄和分析，為產品質量改進提供依據。4.銷售部門根據客戶需求，負責向相關部門申請產品樣品。負責樣品的對外發(fā)送和客戶反饋信息的收集。5.其他部門按照本辦法規(guī)定，配合做好產品樣品的相關管理工作。（四）基本原則1.合法性原則：產品樣品的管理應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：建立健全樣品管理制度和流程，確保各項工作規(guī)范有序進行。3.準確性原則：樣品的信息記錄應準確無誤，保證樣品的可追溯性。4.安全性原則：加強樣品的保存和使用管理，確保樣品安全，防止丟失、損壞和泄露。二、樣品申請（一）申請主體1.銷售部門在與客戶溝通業(yè)務需求過程中，若客戶需要產品樣品，由銷售部門負責填寫《產品樣品申請表》。2.公司內部其他部門因工作需要申請產品樣品，應向研發(fā)部門提出申請，并填寫《產品樣品申請表》。（二）申請內容1.《產品樣品申請表》應詳細填寫樣品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途、申請部門、申請人等信息。2.對于客戶申請的樣品，還應注明客戶名稱、聯(lián)系方式、客戶需求說明等內容。（三）審批流程1.銷售部門申請的樣品，由銷售部門負責人審核后，報分管銷售的領導審批。2.公司內部其他部門申請的樣品，由研發(fā)部門負責人審核，涉及費用的還需財務部門審核，最后報分管領導審批。3.審批通過后，申請表原件交至樣品管理部門備案，復印件交至相關執(zhí)行部門作為制作樣品的依據。三、樣品制作（一）制作計劃1.生產部門根據審批通過的《產品樣品申請表》，制定樣品制作計劃，明確樣品的制作時間、制作工藝、責任人等信息。2.制作計劃應確保樣品能夠按時、按質、按量完成，滿足相關部門的使用需求。（二）制作過程控制1.生產部門應按照質量管理體系要求組織樣品生產，嚴格執(zhí)行生產工藝和操作規(guī)程，確保樣品質量。2.質量部門應加強對樣品制作過程的質量監(jiān)控，定期對樣品進行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.研發(fā)部門應在樣品制作過程中提供必要的技術支持，協(xié)助解決技術難題。（三）樣品標識1.制作完成的樣品應進行標識，標識內容包括樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、生產日期、生產部門等信息。2.標識應清晰、準確、牢固，便于識別和追溯。四、樣品檢驗與測試（一）檢驗依據1.質量部門按照產品標準、技術規(guī)范、客戶要求等對樣品進行檢驗和測試。2.對于新產品樣品，還應依據相關的研發(fā)標準和驗證要求進行檢驗。（二）檢驗項目與方法1.質量部門應根據樣品的特點和要求，制定詳細的檢驗項目和檢驗方法，并嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。2.檢驗項目應涵蓋產品的外觀、尺寸、性能、可靠性等方面，確保樣品質量符合要求。（三）檢驗記錄與報告1.質量部門應對樣品檢驗過程和結果進行詳細記錄，記錄內容包括檢驗日期、檢驗項目、檢驗方法、檢驗數(shù)據、檢驗結論等信息。2.檢驗完成后，質量部門應出具《產品樣品檢驗報告》，報告應客觀、準確地反映樣品的檢驗情況，并由檢驗人員簽字確認。五、樣品使用（一）內部使用1.公司內部各部門因工作需要使用產品樣品時，應填寫《產品樣品使用申請表》，注明使用樣品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、使用目的、使用時間等信息。2.《產品樣品使用申請表》經部門負責人審批后，交樣品管理部門辦理領用手續(xù)。3.樣品管理部門應按照審批后的申請表發(fā)放樣品，并做好發(fā)放記錄，記錄內容包括領用部門、領用人、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、領用日期、歸還日期等信息。4.使用部門應妥善保管樣品，按照規(guī)定的用途和方法使用，不得擅自更改樣品的性能和用途。使用過程中如發(fā)現(xiàn)樣品損壞或丟失，應及時向樣品管理部門報告，并說明原因。（二）外部使用1.銷售部門將產品樣品提供給客戶時，應填寫《產品樣品發(fā)送申請表》，注明客戶名稱、聯(lián)系方式、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)送日期等信息。2.《產品樣品發(fā)送申請表》經銷售部門負責人審批后，交樣品管理部門辦理發(fā)送手續(xù)。3.樣品管理部門應按照審批后的申請表將樣品發(fā)送給客戶，并做好發(fā)送記錄，記錄內容包括客戶名稱、聯(lián)系方式、樣品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)送日期、快遞單號等信息。4.銷售部門應及時跟蹤客戶對樣品的使用情況和反饋信息，并將相關情況反饋給樣品管理部門。六、樣品保存（一）保存環(huán)境1.根據樣品的特性和要求，設置專門的樣品保存區(qū)域，確保保存環(huán)境符合要求。2.保存區(qū)域應具備防潮、防火、防盜、防蟲等功能，溫度、濕度等條件應滿足樣品保存的需要。（二）保存期限1.對于有保存期限要求的樣品，應按照規(guī)定的期限進行保存，并在到期前及時進行處置。2.對于無明確保存期限要求的樣品，應根據實際情況確定合理的保存期限，一般不少于產品的質保期。（三）保存記錄1.樣品管理部門應建立樣品保存記錄，記錄內容包括樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、入庫日期、保存位置、保存期限、處置情況等信息。2.保存記錄應定期進行核對和更新，確保記錄的準確性和完整性。七、樣品處置（一）處置方式1.對于已過保存期限、損壞無法使用、已完成使用目的等樣品，應進行處置。處置方式包括報廢、銷毀、返還供應商等。2.對于有回收價值的樣品，可進行回收再利用，但應按照相關規(guī)定辦理手續(xù)。（二）處置流程1.使用部門或樣品管理部門提出樣品處置申請，填寫《產品樣品處置申請表》，注明樣品名稱、型號、規(guī)格、批次、處置原因、處置方式等信息。2.《產品樣品處置申請表》經部門負責人審核后，報分管領導審批。3.審批通過后，按照審批確定的處置方式進行處置，并做好處置記錄，記錄內容包括處置日期、處置方式、處置人等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司定期對產品樣品的管理情況進行檢查，檢查內容包括樣品的申請、制作、檢驗、使用、保存、處置等環(huán)節(jié)。2.檢查方式可采用現(xiàn)場查看、查閱記錄、詢問相關人員等方式進行。（二）專項檢查1.根據公司實際情況和工作需要，不定期開展產品樣品管理的專項檢查，針對存在的問題進行深入分析和整改。2.專項檢查可由公司內部審計部門或相關職能部門組織實施。（三）問題整改1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應