影像檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織影像檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用影像檔案資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的照片、底片、影片、錄像帶、光盤(pán)等影像檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則影像檔案由公司/組織指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則影像檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，不得進(jìn)行任何形式的篡改和偽造。3.分類(lèi)分級(jí)管理原則根據(jù)影像檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，便于查找、利用和統(tǒng)計(jì)。4.方便利用原則建立健全影像檔案的檢索體系和利用制度，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。二、影像檔案的形成與收集（一）形成部門(mén)與人員職責(zé)1.公司/組織各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)影像檔案的形成和收集工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)影像資料的拍攝、整理和移交。2.拍攝人員應(yīng)具備一定的攝影知識(shí)和技能，熟悉公司/組織的各項(xiàng)工作，能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄重要活動(dòng)和事件。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)影像檔案的形成和收集工作負(fù)總責(zé)，確保影像資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）收集范圍1.公司/組織重要會(huì)議、活動(dòng)的照片、錄像等資料，包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、頒獎(jiǎng)儀式、文藝演出等。2.公司/組織重大項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的影像資料，如工程建設(shè)進(jìn)度、產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程、生產(chǎn)工藝流程等。3.公司/組織與外部單位合作交流、商務(wù)洽談等活動(dòng)的影像資料。4.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物的照片。5.反映公司/組織歷史變遷、文化傳承等方面的影像資料。6.其他具有保存價(jià)值的影像資料。（三）收集時(shí)間與要求1.影像資料形成后，拍攝人員應(yīng)及時(shí)整理，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至本部門(mén)的檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)影像資料的內(nèi)容、數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)通知拍攝人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.各部門(mén)應(yīng)定期將整理好的影像檔案移交至公司/組織指定的檔案管理部門(mén)，移交時(shí)間為每年的[X]月[X]日。三、影像檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照影像檔案的內(nèi)容分類(lèi)，可分為行政管理類(lèi)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)、文化建設(shè)類(lèi)、科研技術(shù)類(lèi)等。2.按照影像檔案的載體形式分類(lèi)，可分為照片檔案、底片檔案、影片檔案、錄像帶檔案、光盤(pán)檔案等。3.按照影像檔案的時(shí)間順序分類(lèi)，可分為年度檔案、季度檔案、月度檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.影像檔案的編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。2.編號(hào)由檔案類(lèi)別代碼、年度代碼、順序號(hào)等組成，具體格式為：[檔案類(lèi)別代碼][年度代碼][順序號(hào)]。3.檔案類(lèi)別代碼按照上述分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，年度代碼采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，順序號(hào)為每類(lèi)檔案的流水號(hào)。（三）整理步驟1.照片檔案的整理對(duì)照片進(jìn)行分類(lèi)，按照拍攝時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行排序。編寫(xiě)照片說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。將照片裝入照片檔案袋或相冊(cè)，并在袋/冊(cè)上標(biāo)注編號(hào)、類(lèi)別、年度等信息。2.底片檔案的整理對(duì)底片進(jìn)行分類(lèi)，按照與照片檔案相對(duì)應(yīng)的順序進(jìn)行排序。在底片袋上標(biāo)注編號(hào)、類(lèi)別、年度、底片號(hào)等信息。3.影片檔案的整理對(duì)影片進(jìn)行分類(lèi)，按照影片的主題、內(nèi)容等因素進(jìn)行排序。編寫(xiě)影片說(shuō)明，注明影片名稱(chēng)、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息。將影片裝入影片盒，并在盒上標(biāo)注編號(hào)、類(lèi)別、年度等信息。4.錄像帶檔案的整理對(duì)錄像帶進(jìn)行分類(lèi)，按照錄像帶的內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行排序。編寫(xiě)錄像帶標(biāo)簽，注明錄像帶編號(hào)、類(lèi)別、年度、主題、時(shí)長(zhǎng)等信息。將錄像帶裝入錄像帶盒，并在盒上標(biāo)注編號(hào)、類(lèi)別、年度等信息。5.光盤(pán)檔案的整理對(duì)光盤(pán)進(jìn)行分類(lèi)，按照光盤(pán)的內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行排序。編寫(xiě)光盤(pán)標(biāo)簽，注明光盤(pán)編號(hào)、類(lèi)別、年度、主題、時(shí)長(zhǎng)等信息。將光盤(pán)裝入光盤(pán)盒，并在盒上標(biāo)注編號(hào)、類(lèi)別、年度等信息。四、影像檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的影像檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器等。3.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.影像檔案應(yīng)按照分類(lèi)分級(jí)的原則進(jìn)行存放，不同類(lèi)別、級(jí)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.照片檔案、底片檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜或相冊(cè)中，影片檔案、錄像帶檔案、光盤(pán)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的貨架或光盤(pán)庫(kù)中。3.對(duì)重要的影像檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份載體應(yīng)與原件分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保管期限1.影像檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的影像檔案主要包括反映公司/組織歷史變遷、重大事件、重要人物等方面的檔案。3.長(zhǎng)期保管的影像檔案主要包括反映公司/組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、文化建設(shè)等方面的檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管的影像檔案主要包括一般性的業(yè)務(wù)資料、臨時(shí)性的活動(dòng)記錄等，保管期限為[X]年。（四）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)影像檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.清查工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立影像檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。五、影像檔案的利用（一）利用范圍與方式1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可以查閱、借閱本部門(mén)形成的影像檔案。2.公司/組織其他部門(mén)因工作需要查閱、借閱影像檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《影像檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織影像檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫(xiě)《影像檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。4.影像檔案的利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱、借閱影像檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。復(fù)制影像檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）利用審批流程1.查閱、借閱影像檔案的申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《影像檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.《影像檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)人的資格和申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽字蓋章。4.申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的《影像檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好登記工作。（三）利用登記與歸還1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)影像檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱時(shí)間、申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.查閱、借閱影像檔案的人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員在接收歸還的影像檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向借閱人員查詢(xún)。六、影像檔案的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.影像檔案的數(shù)字化工作應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一安排進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.數(shù)字化流程包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。3.檔案整理應(yīng)按照上述整理要求進(jìn)行，確保檔案的分類(lèi)、編號(hào)等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。4.掃描應(yīng)采用高分辨率的掃描儀，確保掃描圖像清晰、完整。5.圖像處理應(yīng)包括圖像去污、裁剪、調(diào)整亮度對(duì)比度等操作，提高圖像的質(zhì)量。6.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。7.存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。（二）數(shù)字化質(zhì)量要求1.掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見(jiàn)的圖像格式，如JPEG、TIFF等。2.圖像處理應(yīng)保持圖像的真實(shí)性和完整性，不得對(duì)圖像進(jìn)行任何形式的篡改和偽造。3.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保數(shù)字化圖像與檔案目錄信息的準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，便于查詢(xún)和利用。4.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備良好的穩(wěn)定性和可靠性，確保數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期保存。（三）數(shù)字化檔案的管理與利用1.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)管理，確保兩者的一致性和完整性。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立數(shù)字化檔案的檢索體系和利用制度，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的服務(wù)。3.數(shù)字化檔案的利用方式與紙質(zhì)檔案相同，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。七、影像檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作組織1.公司/組織應(yīng)成立影像檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的影像檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)影像檔案的保管期限、重要程度、保存價(jià)值等因素進(jìn)行確定。2.鑒定方法主要包括直接鑒定法和間接鑒定法。直接鑒定法是指對(duì)影像檔案的內(nèi)容進(jìn)行逐一審查，確定其是否具有保存價(jià)值；間接鑒定法是指根據(jù)影像檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、載體形式等因素進(jìn)行綜合分析，確定其是否具有保存價(jià)值。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的影像檔案應(yīng)填寫(xiě)《影像檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)