材料外借管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司材料外借管理，規(guī)范外借行為，確保材料的安全與合理使用，保障公司正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各項目組以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要外借公司材料的管理。（三）基本原則1.合法性原則：外借材料行為必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得違反任何強制性規(guī)定。2.安全性原則：確保外借材料在歸還時數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，避免因外借導(dǎo)致材料損壞、丟失等情況，保障公司資產(chǎn)安全。3.必要性原則：嚴(yán)格控制材料外借，僅在確實因工作需要且無法通過內(nèi)部調(diào)配等其他方式滿足時，方可辦理外借手續(xù)。4.有償使用原則：對于因外借可能給公司帶來成本增加或影響正常生產(chǎn)經(jīng)營的情況，根據(jù)實際情況向借用方收取一定的費用。二、材料范圍界定（一）主要材料1.生產(chǎn)用原材料：如各類金屬材料、化工原料、木材等，是直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)制造的基礎(chǔ)材料。2.關(guān)鍵零部件：構(gòu)成產(chǎn)品核心功能的重要部件，對產(chǎn)品性能和質(zhì)量起著決定性作用。（二）輔助材料1.包裝材料：用于產(chǎn)品包裝的各類材料，如紙箱、包裝袋、泡沫等，確保產(chǎn)品在運輸和儲存過程中的安全與完整。2.工具類材料：包括各類生產(chǎn)工具、檢測工具等，輔助生產(chǎn)活動的順利開展。（三）其他材料1.辦公用品：如紙張、筆墨、文件夾等，滿足公司日常辦公需求。2.設(shè)備維修材料：用于公司設(shè)備維修保養(yǎng)的各類零部件、耗材等。三、外借申請與審批（一）申請流程1.借用方填寫申請表：借用方需詳細(xì)填寫《材料外借申請表》，內(nèi)容包括借用材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、借用期限、借用用途、歸還日期等信息。2.提交申請部門審核：申請表填寫完畢后，由借用方所在部門負(fù)責(zé)人對借用事項的必要性、真實性等進(jìn)行審核，并簽署意見。3.提交相關(guān)部門審批：對于涉及重要材料或較大數(shù)量材料外借的申請，需提交至公司相關(guān)職能部門（如采購部門、財務(wù)部門、生產(chǎn)部門等）進(jìn)行審批。各審批部門根據(jù)職責(zé)對申請進(jìn)行審核，重點關(guān)注材料外借對公司生產(chǎn)經(jīng)營、成本核算、資產(chǎn)安全等方面的影響，并簽署審批意見。（二）審批權(quán)限1.一般材料外借：價值較低、數(shù)量較少的一般性材料外借申請，由借用方所在部門負(fù)責(zé)人審批即可。2.重要材料外借：涉及關(guān)鍵生產(chǎn)用原材料、貴重設(shè)備維修材料等重要材料的外借申請，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.重大材料外借：對于價值較高、數(shù)量較大且可能對公司生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生重大影響的材料外借申請，需由公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理如遇緊急情況，借用方無法按照正常流程提前提交申請的，可先通過電話等方式向相關(guān)部門負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后先行借用，但需在借用后[X]個工作日內(nèi)補辦正式申請手續(xù)，并補齊審批流程。四、借用合同簽訂（一）合同簽訂條件經(jīng)審批同意外借的材料，在借用方領(lǐng)取材料前，必須簽訂書面借用合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、借用材料的詳細(xì)信息、借用期限、歸還要求、違約責(zé)任等條款。（二）合同主要條款1.雙方信息：明確借用方和出借方的單位名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。2.材料明細(xì)：詳細(xì)列出借用材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保雙方對借用材料的描述一致。3.借用期限：明確規(guī)定借用材料的起始日期和歸還日期，借用期限應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理確定，原則上最長不超過[X]天。如有特殊情況需要延長借用期限的，借用方應(yīng)提前[X]個工作日向出借方提出書面申請，經(jīng)出借方同意后方可延長。4.歸還要求：明確借用方歸還材料時應(yīng)滿足的條件，包括材料數(shù)量完整、質(zhì)量完好、包裝符合要求等。如材料在借用期間發(fā)生損壞或丟失，借用方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。5.費用條款：根據(jù)實際情況約定借用材料的費用收取標(biāo)準(zhǔn)及支付方式。費用可包括材料折舊費、使用費、運輸費等。如借用方未能按時支付費用，出借方有權(quán)按照合同約定收取逾期違約金。6.違約責(zé)任：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，如借用方未按時歸還材料、損壞或丟失材料未按約定賠償?shù)惹闆r下應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，以及出借方未按合同約定提供材料等情況下應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任。7.爭議解決方式：約定雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，可選擇協(xié)商解決、仲裁或訴訟等方式。（三）合同簽訂流程1.合同起草：由公司相關(guān)部門（如法務(wù)部門或行政部門）根據(jù)審批通過的外借申請及雙方協(xié)商意見起草借用合同。2.合同審核：合同起草完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險。同時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門對合同條款進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，重點審核合同內(nèi)容是否與外借申請一致，是否能夠保障公司利益。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過的合同，由出借方和借用方加蓋單位公章或合同專用章，并由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份。五、材料發(fā)放與交接（一）發(fā)放流程1.通知領(lǐng)?。航栌梅绞盏胶贤炗喭瓿傻耐ㄖ?，憑有效證明文件（如介紹信、授權(quán)委托書等）到公司指定地點領(lǐng)取借用材料。2.材料核對：發(fā)放部門在發(fā)放材料時，應(yīng)與借用方共同對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對，確保與合同約定一致。如發(fā)現(xiàn)材料存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通解決。3.簽字確認(rèn)：核對無誤后，借用方在《材料發(fā)放清單》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取材料?！恫牧习l(fā)放清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為材料交接的憑證。（二）交接手續(xù)1.當(dāng)面交接：材料發(fā)放過程中，必須進(jìn)行當(dāng)面交接，確保借用方清楚了解所借材料的詳細(xì)情況，并對材料的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行確認(rèn)。2.運輸要求：對于需要運輸?shù)慕栌貌牧?，出借方?yīng)根據(jù)材料的性質(zhì)、數(shù)量等合理選擇運輸方式，并確保運輸過程中的安全。借用方應(yīng)按照合同約定負(fù)責(zé)材料的運輸及運輸過程中的安全保障工作。如因運輸原因?qū)е虏牧蠐p壞或丟失，由責(zé)任方承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.特殊材料交接：對于易燃、易爆、有毒等特殊材料的外借，出借方應(yīng)向借用方提供詳細(xì)的安全使用說明，并要求借用方嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管和使用。在交接時，雙方應(yīng)明確特殊材料的安全管理責(zé)任，并做好相關(guān)記錄。六、借用期間管理（一）借用方責(zé)任1.妥善保管：借用方應(yīng)按照合同約定及材料的保管要求，妥善保管借用材料，確保材料不受損壞、丟失或變質(zhì)。不得擅自改變材料的用途、性能或進(jìn)行其他有損材料質(zhì)量的行為。2.安全使用：借用方應(yīng)嚴(yán)格按照材料的使用說明書及操作規(guī)程安全使用借用材料，避免因使用不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。如因借用方原因發(fā)生安全事故，借用方應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，并賠償由此給公司造成的一切損失。3.定期檢查：借用方應(yīng)定期對借用材料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)材料存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時通知出借方，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如因借用方未及時通知或處理不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p失擴大的，借用方應(yīng)承擔(dān)擴大損失部分的賠償責(zé)任。4.禁止轉(zhuǎn)借：未經(jīng)出借方書面同意，借用方不得將借用材料轉(zhuǎn)借或轉(zhuǎn)租給第三方使用。（二）出借方監(jiān)督1.定期回訪：出借方應(yīng)定期對借用材料的使用情況進(jìn)行回訪，了解借用方對材料的保管、使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。2.現(xiàn)場檢查：根據(jù)實際情況，出借方有權(quán)對借用方保管、使用借用材料的現(xiàn)場進(jìn)行檢查。借用方應(yīng)積極配合出借方的檢查工作，提供必要的協(xié)助和資料。3.信息溝通：出借方與借用方應(yīng)保持密切的信息溝通，如借用方在借用期間發(fā)生重大事項可能影響材料歸還的，應(yīng)及時通知出借方，并協(xié)商解決方案。七、歸還管理（一）歸還期限借用方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的歸還日期歸還借用材料。如因特殊原因需要提前歸還的，借用方應(yīng)提前[X]個工作日通知出借方，并辦理相關(guān)手續(xù)。如需要延長歸還期限的，必須按照本辦法規(guī)定的審批流程辦理延期手續(xù)。（二）歸還驗收1.歸還前準(zhǔn)備：借用方在歸還材料前，應(yīng)將借用材料進(jìn)行清理、整理，確保材料數(shù)量完整、質(zhì)量完好、包裝符合要求。對于有損壞或缺失的材料，借用方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行修復(fù)或賠償。2.驗收流程：借用方將歸還材料送至公司指定地點后，由出借方組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否與合同約定一致。驗收合格后，雙方在《材料歸還清單》上簽字確認(rèn)。3.不合格處理：如驗收發(fā)現(xiàn)歸還材料存在問題，不符合合同約定的，出借方應(yīng)要求借用方限期整改或賠償。借用方應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改或賠償工作，并重新提交驗收。如借用方未能按時完成整改或賠償，出借方有權(quán)按照合同約定采取進(jìn)一步措施，如扣除借用保證金、追究違約責(zé)任等。八、費用結(jié)算（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.折舊費：根據(jù)材料的原值、預(yù)計使用年限、已使用年限等因素，按照一定的折舊方法計算折舊費。具體折舊方法和標(biāo)準(zhǔn)按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。2.使用費：對于因借用材料給公司生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來不便或額外成本的情況，可根據(jù)實際情況收取一定的使用費。使用費標(biāo)準(zhǔn)由雙方根據(jù)市場行情、材料價值、使用期限等因素協(xié)商確定，并在合同中明確約定。3.運輸費：如借用材料需要運輸，運輸費用由借用方承擔(dān)。運輸費用標(biāo)準(zhǔn)按照實際發(fā)生額結(jié)算，借用方應(yīng)提供有效的運輸發(fā)票。（二）結(jié)算方式1.一次性結(jié)算：對于借用期限較短、費用金額較小的外借業(yè)務(wù)，可在材料歸還驗收合格后一次性結(jié)算費用。2.分期結(jié)算：對于借用期限較長、費用金額較大的外借業(yè)務(wù)，可根據(jù)合同約定分期結(jié)算費用。具體結(jié)算時間和金額在合同中明確規(guī)定。借用方應(yīng)按照合同約定按時支付費用，如逾期支付，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金。（三）結(jié)算流程1.費用核算：出借方在材料歸還驗收合格后，根據(jù)合同約定及實際使用情況對借用費用進(jìn)行核算，編制《材料外借費用結(jié)算清單》。2.清單審核：《材料外借費用結(jié)算清單》編制完成后，提交至公司財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核費用核算是否準(zhǔn)確、合規(guī)，是否符合合同約定。3.費用支付：經(jīng)財務(wù)部門審核通過的費用結(jié)算清單，由借用方按照合同約定的支付方式支付費用。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的，借用方應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將款項轉(zhuǎn)至公司指定賬戶。九、賠償管理（一）賠償情形1.材料損壞：借用方在借用期間因保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е陆栌貌牧蠐p壞的，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行賠償。賠償金額根據(jù)材料的損壞程度、修復(fù)成本、市場價格等因素確定。2.材料丟失：借用方如發(fā)生借用材料丟失的情況，應(yīng)按照合同約定全額賠償。賠償金額以材料的原值為基礎(chǔ)，并考慮折舊等因素。3.逾期歸還：借用方未按照合同約定的歸還期限歸還材料的，每逾期一天，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金。逾期違約金的標(biāo)準(zhǔn)由雙方協(xié)商確定，但不得低于同期銀行貸款利率。（二）賠償方式1.現(xiàn)金賠償：借用方應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將賠償款支付給出借方。賠償款應(yīng)以現(xiàn)金形式支付，或通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式轉(zhuǎn)至公司指定賬戶。2.實物賠償：如借用方無法以現(xiàn)金形式賠償，經(jīng)出借方同意，可采用實物賠償?shù)姆绞?。實物賠償?shù)牟牧蠎?yīng)與原借用材料的名稱、規(guī)格型號、質(zhì)量等相同，并經(jīng)出借方驗收合格。（三）賠償爭議處理如借用方對賠償金額或賠償方式存在異議，雙方應(yīng)首先進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如申請仲裁或提起訴訟。在爭議解決期間，借用方應(yīng)按照出借方要求先行支付賠償款或提供相應(yīng)的擔(dān)保，以保障出借方的合法權(quán)益。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對材料外借業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查外借申請、審批、合同簽訂、材料發(fā)放與交接、歸還驗收、費用結(jié)算、賠償管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.財務(wù)部門監(jiān)督：財務(wù)部門負(fù)責(zé)對材料外借費用的核算、結(jié)算等進(jìn)行監(jiān)督，確保費用核算準(zhǔn)確、合規(guī)，費用收取及時、足額。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督：公司材料外借業(yè)務(wù)應(yīng)接受國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查。公司應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)要求，規(guī)范外借行為，確保業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.合作方監(jiān)督：對于與公司有業(yè)務(wù)往來的外部借用方，公司應(yīng)建立合作方監(jiān)督機制，定期對合作方的借用情況進(jìn)行評估和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)合作方存在違規(guī)行為，應(yīng)及時采取措施予以糾正，并視情節(jié)輕重決定是否終止合作關(guān)系。（