歸檔標(biāo)識(shí)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司歸檔標(biāo)識(shí)管理，確保檔案的準(zhǔn)確識(shí)別、有效管理和安全利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案的標(biāo)識(shí)管理。（三）基本原則1.規(guī)范性原則：歸檔標(biāo)識(shí)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保標(biāo)識(shí)的規(guī)范性和一致性。2.準(zhǔn)確性原則：標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的基本信息，包括來(lái)源、類別、時(shí)間等，便于檔案的查找和利用。3.安全性原則：標(biāo)識(shí)應(yīng)具備耐久性和穩(wěn)定性，確保在檔案保管和利用過(guò)程中不損壞、不褪色，保證檔案信息的安全。二、歸檔標(biāo)識(shí)的構(gòu)成與要求（一）標(biāo)識(shí)構(gòu)成歸檔標(biāo)識(shí)主要由檔號(hào)、分類號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等要素組成。（二）檔號(hào)1.檔號(hào)是檔案的唯一標(biāo)識(shí)符，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等組成。2.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于區(qū)分不同的全宗單位。3.目錄號(hào)：根據(jù)檔案的分類方案，對(duì)同一全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類編號(hào)，形成不同的目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：在目錄號(hào)下，對(duì)同一類別的檔案按順序編號(hào)，形成案卷號(hào)。5.件號(hào)：在案卷內(nèi)，對(duì)每份文件按順序編號(hào)，形成件號(hào)。（三）分類號(hào)1.分類號(hào)依據(jù)公司檔案分類方案進(jìn)行編制，反映檔案的類別和歸屬。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。（四）年度年度以公元紀(jì)年表示，采用四位數(shù)字，如“2023”。（五）保管期限保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。1.永久保管的檔案：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。（六）密級(jí)密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)：涉及公司核心商業(yè)秘密、國(guó)家安全等重要信息，一旦泄露會(huì)使公司遭受重大損失的檔案。2.機(jī)密級(jí)：涉及公司重要商業(yè)秘密、關(guān)鍵技術(shù)等信息，泄露會(huì)對(duì)公司造成較大損失的檔案。3.秘密級(jí)：涉及公司一般商業(yè)秘密、內(nèi)部管理等信息，泄露會(huì)對(duì)公司造成一定影響的檔案。三、歸檔標(biāo)識(shí)的編制方法（一）檔號(hào)編制1.全宗號(hào)：由公司檔案管理部門(mén)根據(jù)公司組織架構(gòu)和檔案管理實(shí)際情況統(tǒng)一確定，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)。2.目錄號(hào)：按照檔案分類方案，對(duì)同一全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，每一類別賦予一個(gè)目錄號(hào)。目錄號(hào)采用三位數(shù)字，從“001”開(kāi)始順序編號(hào)。3.案卷號(hào)：在每個(gè)目錄號(hào)下，對(duì)同一類別的檔案按順序編號(hào)，案卷號(hào)采用四位數(shù)字，從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。4.件號(hào)：在每個(gè)案卷內(nèi)，對(duì)每份文件按順序編號(hào)，件號(hào)采用三位數(shù)字，從“001”開(kāi)始順序編號(hào)。例如，某份檔案的檔號(hào)為“0010020005003”，其中“001”為全宗號(hào)，“002”為目錄號(hào)，“0005”為案卷號(hào)，“003”為件號(hào)。（二）分類號(hào)編制分類號(hào)根據(jù)公司檔案分類方案進(jìn)行編制。例如，公司檔案分類方案分為行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理等大類，每大類下再細(xì)分若干小類。如行政管理類檔案的分類號(hào)為“XZ”，其下的人事管理子類檔案分類號(hào)為“XZRS”。（三）年度編制年度以文件形成的自然年度為準(zhǔn)，采用四位數(shù)字表示。如2023年形成的檔案，年度標(biāo)識(shí)為“2023”。（四）保管期限編制保管期限用漢字表示，如“永久”“長(zhǎng)期”“短期”。（五）密級(jí)編制密級(jí)用漢字表示，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”。四、歸檔標(biāo)識(shí)的標(biāo)注位置與方式（一）標(biāo)注位置1.紙質(zhì)檔案：歸檔標(biāo)識(shí)應(yīng)標(biāo)注在檔案盒封面、脊背及卷內(nèi)文件首頁(yè)上端。2.電子檔案：歸檔標(biāo)識(shí)應(yīng)在電子文件的元數(shù)據(jù)中進(jìn)行標(biāo)注，并在存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。（二）標(biāo)注方式1.檔案盒封面：應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案盒脊背：應(yīng)標(biāo)注全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度等信息。3.卷內(nèi)文件首頁(yè)上端：應(yīng)標(biāo)注檔號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等信息。4.電子檔案：在電子文件的元數(shù)據(jù)中，應(yīng)按照規(guī)定格式準(zhǔn)確標(biāo)注檔號(hào)、分類號(hào)、年度、保管期限、密級(jí)等信息。五、歸檔標(biāo)識(shí)的使用與維護(hù)（一）使用要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的標(biāo)識(shí)編制方法和標(biāo)注位置進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保標(biāo)識(shí)的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.在檔案的收集、整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)充分利用歸檔標(biāo)識(shí)，方便檔案的查找和管理。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案標(biāo)識(shí)信息，確保借閱的檔案與標(biāo)識(shí)一致。（二）維護(hù)要求1.定期對(duì)歸檔標(biāo)識(shí)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)損壞、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換或修復(fù)。2.電子檔案的標(biāo)識(shí)信息應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在檔案整理、移交等過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)標(biāo)識(shí)，避免標(biāo)識(shí)受損。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)歸檔標(biāo)識(shí)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.歸檔標(biāo)識(shí)的編制是否符合本辦法規(guī)定。2.歸檔標(biāo)識(shí)的標(biāo)注位置和方式是否正確。3.歸檔標(biāo)識(shí)的使用和維護(hù)情況是否良好。（三）檢查頻率定期檢查與不定期抽查相結(jié)合。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.整改完成