租賃公司傳真機(jī)使用規(guī)范規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范公司傳真機(jī)的使用與管理，確保公司信息傳遞的高效、準(zhǔn)確與安全。通過合理安排傳真機(jī)的使用，提高工作效率，降低運營成本，同時保障公司各類文件和信息的妥善處理。本規(guī)定依據(jù)公司的實際運營需求和管理理念制定，體現(xiàn)公司注重細(xì)節(jié)、追求高效、以人為本的企業(yè)文化，致力于在保障公司業(yè)務(wù)順利開展的同時，提升員工的工作體驗，實現(xiàn)社會效益與企業(yè)效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工。公司客戶如需使用傳真機(jī)，應(yīng)在公司員工的協(xié)助和指導(dǎo)下，遵循本規(guī)定的相關(guān)要求進(jìn)行操作。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門負(fù)責(zé)傳真機(jī)的統(tǒng)籌管理。具體職責(zé)包括傳真機(jī)設(shè)備的選型與采購，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算，選擇性能穩(wěn)定、符合公司使用要求的傳真機(jī)；安排定期的設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)，確保傳真機(jī)的正常運行；制定和更新傳真機(jī)使用規(guī)定，并監(jiān)督全體員工的執(zhí)行情況；協(xié)調(diào)解決傳真機(jī)使用過程中出現(xiàn)的各類問題，如設(shè)備故障、耗材更換等。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常使用和簡單維護(hù)。業(yè)務(wù)部門員工應(yīng)按照規(guī)定正確操作傳真機(jī)，確保傳真信息的準(zhǔn)確發(fā)送和接收；及時整理和歸檔收到的傳真文件，對于重要文件要按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管；如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向行政部門報告。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)傳真機(jī)的技術(shù)支持。在傳真機(jī)出現(xiàn)技術(shù)故障時，信息技術(shù)人員應(yīng)及時響應(yīng)，進(jìn)行故障排查和修復(fù)；協(xié)助行政部門進(jìn)行傳真機(jī)設(shè)備的選型，提供專業(yè)的技術(shù)建議；保障傳真機(jī)與公司信息系統(tǒng)的兼容性，確保傳真信息的順暢傳輸。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機(jī)的使用申請員工因工作需要使用傳真機(jī)時，無需進(jìn)行復(fù)雜的申請流程，體現(xiàn)扁平化管理理念。但對于大量發(fā)送傳真的情況（一般指一次發(fā)送超過10頁），應(yīng)提前告知行政部門，以便合理安排設(shè)備使用時間，避免影響其他員工的正常使用。2.傳真發(fā)送流程-準(zhǔn)備傳真文件：員工應(yīng)確保傳真文件內(nèi)容完整、清晰，重要文件需進(jìn)行備份。在傳真文件首頁附上傳真封面，注明收件人姓名、公司名稱、傳真號碼、發(fā)件人姓名、聯(lián)系電話等信息，以便收件人及時了解傳真來源和相關(guān)信息。-操作傳真機(jī)：將傳真文件正面朝下放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，按照傳真機(jī)操作面板提示，正確輸入收件人的傳真號碼。確認(rèn)號碼無誤后，按下發(fā)送鍵。發(fā)送過程中，員工應(yīng)留意傳真機(jī)的提示信息，如出現(xiàn)卡紙、信號故障等問題，及時處理或向行政部門求助。-記錄發(fā)送信息：發(fā)送完成后，員工應(yīng)在《傳真發(fā)送登記表》上記錄發(fā)送日期、時間、收件人姓名、傳真號碼、文件頁數(shù)等信息。對于緊急或重要的傳真，應(yīng)及時與收件人取得聯(lián)系，確認(rèn)對方是否成功收到傳真。3.傳真接收流程-及時收取傳真：傳真機(jī)接收傳真后，會發(fā)出提示音。附近員工聽到提示音后，應(yīng)及時前往收取傳真。對于注明特定收件人的傳真，應(yīng)盡快將傳真轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；對于無明確收件人的傳真，應(yīng)根據(jù)傳真內(nèi)容判斷歸屬部門，并及時送達(dá)。-檢查傳真內(nèi)容：收件人收到傳真后，應(yīng)檢查傳真內(nèi)容是否完整、清晰。如發(fā)現(xiàn)傳真內(nèi)容不完整或模糊不清，應(yīng)及時與發(fā)件人聯(lián)系，要求重新發(fā)送。-整理歸檔傳真文件：收件人應(yīng)根據(jù)公司文件管理規(guī)定，對傳真文件進(jìn)行整理和歸檔。重要的傳真文件應(yīng)按照類別、時間等進(jìn)行分類存放，便于日后查閱和使用。4.傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)-日常維護(hù)：員工在使用傳真機(jī)過程中，應(yīng)保持傳真機(jī)的清潔，避免雜物進(jìn)入傳真機(jī)內(nèi)部。定期清理傳真機(jī)的進(jìn)紙口、掃描頭和打印部件，可使用干凈的軟布輕輕擦拭。傳真機(jī)使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉電源，以節(jié)約能源并延長設(shè)備使用壽命。-定期保養(yǎng)：行政部門應(yīng)根據(jù)傳真機(jī)的使用情況和設(shè)備說明書的要求，安排定期保養(yǎng)。一般每季度進(jìn)行一次全面保養(yǎng)，包括清潔內(nèi)部部件、檢查機(jī)械部件的磨損情況、更換易損件等。保養(yǎng)工作可由專業(yè)的維修人員進(jìn)行，或在維修人員的指導(dǎo)下由公司信息技術(shù)人員完成。-耗材管理：傳真機(jī)的耗材主要包括傳真紙、墨盒（硒鼓）等。行政部門應(yīng)建立耗材庫存管理制度，定期盤點耗材庫存數(shù)量，根據(jù)使用情況及時采購補充。員工在使用耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)耗材用盡或出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時向行政部門報告，由行政部門統(tǒng)一安排更換。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時使用公司的傳真機(jī)，以滿足業(yè)務(wù)溝通和信息傳遞的需求。行政部門應(yīng)確保傳真機(jī)設(shè)備的正常運行，為員工提供良好的使用條件。-員工在使用傳真機(jī)過程中，有權(quán)獲得行政部門和信息技術(shù)部門的技術(shù)支持和指導(dǎo)。對于傳真機(jī)出現(xiàn)的故障或問題，員工可及時向相關(guān)部門反映，要求協(xié)助解決。-員工對于傳真機(jī)使用規(guī)定的制定和改進(jìn)有提出建議和意見的權(quán)利。公司鼓勵員工積極參與制度建設(shè)，共同完善傳真機(jī)的使用管理。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)遵守本規(guī)定，正確、合理地使用傳真機(jī)。不得利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無關(guān)的信息，不得擅自更改傳真機(jī)的設(shè)置參數(shù)，以免影響設(shè)備的正常運行。-員工在使用傳真機(jī)時，應(yīng)注意保護(hù)公司的商業(yè)機(jī)密和客戶信息。對于涉及機(jī)密內(nèi)容的傳真文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行處理，確保信息安全。-員工有責(zé)任維護(hù)傳真機(jī)的正常使用環(huán)境，保持傳真機(jī)的清潔和整潔。在發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)出現(xiàn)故障或異常情況時，應(yīng)及時報告，不得隱瞞不報或擅自處理，以免造成更大的設(shè)備損壞。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制行政部門負(fù)責(zé)對傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督。通過定期檢查《傳真發(fā)送登記表》、實地查看傳真機(jī)的使用狀態(tài)等方式，了解員工是否遵守傳真機(jī)使用規(guī)定。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行糾正和處理，并記錄在案。信息技術(shù)部門對傳真機(jī)的技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督。定期檢查傳真機(jī)的設(shè)備性能、網(wǎng)絡(luò)連接等情況，確保傳真機(jī)的正常運行。如發(fā)現(xiàn)因員工操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機(jī)出現(xiàn)故障，信息技術(shù)部門應(yīng)及時向行政部門反饋，以便進(jìn)行相應(yīng)的處理。2.考核機(jī)制傳真機(jī)使用情況納入員工績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守傳真機(jī)使用規(guī)定、能夠正確高效使用傳真機(jī)完成工作任務(wù)的員工，在績效考核中給予適當(dāng)加分獎勵；對于違反傳真機(jī)使用規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的扣分處罰。違規(guī)行為包括但不限于：未經(jīng)許可大量占用傳真機(jī)發(fā)送與工作無關(guān)的文件；因操作不當(dāng)導(dǎo)致傳真機(jī)損壞，影響正常工作；未按照規(guī)定記錄傳真發(fā)送信息或丟失傳真文件等。對于多次違規(guī)或造成嚴(yán)重后果的員工，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，包括警告、罰款、降職等。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施。如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相沖突的條款，以國家法律法規(guī)為準(zhǔn)。2.本規(guī)定的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況，對本規(guī)定進(jìn)行修訂和完善。修訂后的規(guī)定將及時向全體員工公布。3.公司鼓勵員工積極遵守本規(guī)定，共同營造良好的傳真機(jī)使用環(huán)境，提高公司的工作效