我國(guó)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我國(guó)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，為國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于我國(guó)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應(yīng)建立健全檔案管理制度，對(duì)本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)、全面原則檔案的形成應(yīng)遵循真實(shí)、全面反映單位各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌的要求，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案利用效率，為單位工作和社會(huì)發(fā)展提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備獨(dú)立的辦公場(chǎng)所和必要的設(shè)施設(shè)備，以滿(mǎn)足檔案管理工作的需要。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確職責(zé)，負(fù)責(zé)制定和完善本單位檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提供檔案利用服務(wù)等。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案工作相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)工作需要，合理配備檔案管理人員，保持人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論與實(shí)務(wù)、信息技術(shù)應(yīng)用、法律法規(guī)解讀等。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，收集反映本單位職能活動(dòng)、歷史沿革、業(yè)務(wù)工作、科研成果、基本建設(shè)等方面的各種載體形式的檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.重點(diǎn)收集具有保存價(jià)值的文件材料，如重要會(huì)議文件、決策性文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、科研項(xiàng)目成果報(bào)告等。同時(shí)，應(yīng)注重收集與單位業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件材料，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、同行業(yè)交流材料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地移交檔案管理機(jī)構(gòu)。收集過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，防止文件材料的散失和損壞。2.對(duì)于電子文件的收集，應(yīng)確保其來(lái)源可靠、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案的收集應(yīng)注重其真實(shí)性和完整性，包括照片、錄音、錄像等。聲像檔案應(yīng)配有文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等要素。（三）整理原則與方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案的整理應(yīng)按照分類(lèi)、裝訂、編頁(yè)、編號(hào)、裝盒等步驟進(jìn)行。分類(lèi)應(yīng)根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，采用科學(xué)合理的分類(lèi)方法，如年度分類(lèi)法、組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法、問(wèn)題分類(lèi)法等。裝訂應(yīng)牢固整齊，編頁(yè)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，編號(hào)應(yīng)連續(xù)清晰，裝盒應(yīng)規(guī)范有序。3.電子檔案的整理應(yīng)按照電子文件管理系統(tǒng)的要求，進(jìn)行分類(lèi)、命名、存儲(chǔ)等操作。電子檔案應(yīng)建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。4.聲像檔案的整理應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)和編目，注明相關(guān)信息。照片檔案應(yīng)進(jìn)行沖印或數(shù)字化處理，錄音、錄像檔案應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄和存儲(chǔ)，確保其可長(zhǎng)期保存和利用。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備符合檔案保管要求的庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全。同時(shí)，應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。3.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合檔案保管要求，如檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，檔案盒應(yīng)選用質(zhì)量可靠的材料。電子檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限與鑒定1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。2.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和專(zhuān)業(yè)人員共同進(jìn)行。鑒定過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)，并形成鑒定報(bào)告。3.對(duì)于保管期限已滿(mǎn)或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）檔案的數(shù)字化與信息化管理1.各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、存儲(chǔ)等操作，并對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)和驗(yàn)收。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案信息化管理制度，加強(qiáng)電子檔案的安全管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極為單位工作和社會(huì)發(fā)展提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用效率。利用服務(wù)應(yīng)注重便捷性和高效性，滿(mǎn)足利用者的合理需求。（二）利用方式與手續(xù)1.單位內(nèi)部人員利用檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理利用手續(xù)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好利用登記工作。2.外單位人員利用檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理利用手續(xù)。利用過(guò)程中，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行操作。（三）檔案的開(kāi)放與公布1.對(duì)于符合國(guó)家規(guī)定可以開(kāi)放的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)程序進(jìn)行開(kāi)放。開(kāi)放檔案應(yīng)編制開(kāi)放目錄，向社會(huì)公布，方便公眾查閱利用。2.檔案的公布應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，確保檔案信息的真實(shí)性和合法性。公布檔案前，應(yīng)進(jìn)行必要的審核，防止泄露國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私等信息。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。3.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作的質(zhì)量和規(guī)范性。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括電子檔案的管理和利用。5.檔案安全防護(hù)措施的落實(shí)情況，如庫(kù)房安全、設(shè)備維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等。（三）監(jiān)督檢查方式與處理1.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。檢查過(guò)程中，可通過(guò)查閱檔案、實(shí)地查看、聽(tīng)取匯報(bào)、問(wèn)卷調(diào)查等方式，了解檔案管理工作的實(shí)際情況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求被檢查單位限期整改。被檢查單位應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)提交整改報(bào)告。3.對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)和本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，檔案行政管理部門(mén)應(yīng)依法給予行政處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由國(guó)家檔案行政