無錫印章管理辦法總則目的為加強無錫地區(qū)公司/組織印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，維護公司/組織的合法權益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于無錫地區(qū)公司/組織內(nèi)部各類印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印章管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確印章管理責任人，實行專人專管，確保印章安全。3.審批使用原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，未經(jīng)批準不得使用。4.登記備案原則：對印章的刻制、使用、保管等情況進行詳細登記備案，便于追溯和查詢。印章的刻制刻制申請1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要刻制印章的，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.《印章刻制申請表》提交至行政部門，行政部門對申請進行初審，審核通過后報公司/組織負責人審批。審批流程1.行政部門初審主要審核申請的必要性、印章名稱和用途的合理性等。2.公司/組織負責人審批重點關注印章刻制是否符合公司/組織整體管理要求和法律法規(guī)規(guī)定?？讨七x擇1.經(jīng)審批同意后，由行政部門選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。2.選擇刻制單位時，應要求其提供營業(yè)執(zhí)照副本復印件、刻制印章資質(zhì)證明等文件，并與其簽訂印章刻制合同，明確雙方的權利和義務。印章備案1.印章刻制完成后，刻制單位應將印章樣式報公安機關備案。2.公司/組織行政部門應及時將印章備案情況記錄在案，并留存?zhèn)浒缸C明文件復印件。印章的使用使用范圍1.公章用于公司/組織對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。2.合同專用章用于公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議等法律文件。3.財務專用章用于公司/組織的財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務活動。4.法人章用于公司/組織法定代表人授權的特定事項，如支票背書等。5.部門章用于部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的加蓋。使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審核：申請表提交至行政部門，行政部門對申請進行審核，重點審核用印事項的合法性、文件內(nèi)容的準確性等。對于涉及重大事項或金額較大的合同等文件，還需報公司/組織負責人審批。3.用?。航?jīng)審核批準后，印章管理人員按照審批意見在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印事項、文件名稱、文號、用印人等信息。特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先履行審批手續(xù)的，用印人應電話請示相關領導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地用印的情況，原則上應通過郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_等方式將用印文件寄回公司/組織辦理用印手續(xù)。如因特殊原因無法寄回的，可通過傳真等方式將文件傳至公司/組織，經(jīng)審批同意后，由印章管理人員在傳真件上加蓋印章，并注明“此件與原件相符”字樣。印章的保管保管人員1.公司/組織應指定專人負責印章的保管，保管人員應具備責任心強、保密意識高、熟悉印章管理規(guī)定等條件。2.印章保管人員不得擅自將印章交予他人保管或使用。保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.對于重要印章，如公章、合同專用章等，應實行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別掌管印章的不同部分，使用時需兩人同時在場。保管要求1.保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施。2.印章保管人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露印章的保管情況和使用信息。3.印章保管人員離職或崗位變動時，應及時辦理印章交接手續(xù)，交接過程應進行詳細記錄，并由雙方簽字確認。印章的停用與銷毀停用情形1.公司/組織名稱變更、機構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫?，應及時辦理印章停用手續(xù)。2.印章停用后，保管人員應將印章妥善保管，不得隨意丟棄或交予他人。停用流程1.行政部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)公司/組織負責人審批。2.審批通過后，行政部門發(fā)布印章停用通知，告知公司/組織內(nèi)部各部門印章已停用，并要求停止使用該印章。銷毀程序1.對于需要銷毀的印章，由行政部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司/組織負責人審批。2.審批通過后，行政部門選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進行印章銷毀，并要求銷毀單位提供銷毀證明文件。3.印章銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式、銷毀人員等信息，并由行政部門負責人簽字確認。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司/組織設立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對印章管理情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，是否存在未經(jīng)審批擅自使用印章的情況。3.印章保管情況，是否符合安全保管要求，是否存在印章遺失、被盜用等風險。4.印章使用記錄的完整性和準確性，是否及時、詳細地記錄印章使用情況。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，監(jiān)督小組應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，如未按規(guī)定履行審批手續(xù)使用印章等，給予批評教育，責令改正，并要求相關責任人作出書面檢討。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，如擅自刻制印章、盜用印章等，給予警告、罰款等處罰；