庫房票據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司庫房票據(jù)管理，規(guī)范票據(jù)的開具、使用、保管及核銷等流程，確保票據(jù)的安全與完整，維護公司正常的經(jīng)濟秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及庫房票據(jù)管理的所有部門和人員，包括但不限于庫房管理人員、財務人員、業(yè)務經(jīng)辦人員等。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保票據(jù)管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則票據(jù)的開具、記錄和核算應準確無誤，保證財務數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。3.安全性原則采取有效措施確保票據(jù)的存儲、運輸和使用安全，防止票據(jù)丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。4.及時性原則及時處理票據(jù)相關業(yè)務，確保票據(jù)的流轉(zhuǎn)順暢，避免因延誤導致的財務風險和業(yè)務糾紛。二、票據(jù)種類及適用范圍（一）入庫單1.定義入庫單是庫房管理人員記錄貨物驗收入庫情況的原始憑證，詳細記載了入庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等信息。2.適用范圍適用于公司采購的各類原材料、商品、設備等物資的入庫驗收。（二）出庫單1.定義出庫單是庫房管理人員記錄貨物發(fā)出情況的原始憑證，明確了出庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門或客戶等信息。2.適用范圍涵蓋公司內(nèi)部各部門領用物資以及對外銷售發(fā)貨等業(yè)務場景。（三）庫存盤點表1.定義庫存盤點表是定期對庫房存貨進行實地盤點后編制的報表，反映了庫存物資的實際數(shù)量、價值及盈虧情況。2.適用范圍用于每月末、季末或年末的庫房存貨全面盤點，以及不定期的抽查盤點。（四）發(fā)票1.定義發(fā)票是在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證，分為增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。2.適用范圍公司銷售商品、提供勞務等業(yè)務活動中向客戶開具發(fā)票，以及采購業(yè)務中取得供應商開具的發(fā)票。三、票據(jù)的開具與使用（一）入庫單的開具1.庫房管理人員在收到采購部門通知的到貨信息后，應及時組織貨物驗收。2.驗收合格后，根據(jù)實際驗收情況如實填寫入庫單，包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、供應商名稱等內(nèi)容。入庫單應一式三聯(lián)，一聯(lián)留存庫房作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交采購部門作為采購結(jié)算憑證，一聯(lián)交財務部門作為記賬依據(jù)。3.入庫單填寫應字跡清晰、內(nèi)容完整、不得涂改。如有填寫錯誤，應重新開具，并在原入庫單上加蓋“作廢”戳記，與存根聯(lián)一并保存。（二）出庫單的開具1.公司內(nèi)部各部門因工作需要領用物資時，應填寫出庫申請單，注明領用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后交庫房管理人員。2.庫房管理人員根據(jù)審批后的出庫申請單辦理物資出庫手續(xù)，并開具出庫單。出庫單填寫要求與入庫單一致，一式三聯(lián)，流轉(zhuǎn)方式同入庫單。3.對于對外銷售發(fā)貨業(yè)務，業(yè)務經(jīng)辦人員應根據(jù)銷售合同或訂單，填寫發(fā)貨通知單，交庫房管理人員安排發(fā)貨。庫房管理人員發(fā)貨后開具出庫單，作為銷售發(fā)貨的證明。出庫單上應注明客戶名稱、銷售合同號、發(fā)貨日期等信息。（三）庫存盤點表的編制1.庫房管理人員應定期組織庫存盤點工作，盤點前應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等事項。2.盤點過程中，應認真核對實物與庫存賬目，如實記錄盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧的物資，應詳細注明原因，并填寫庫存盤點差異表。3.盤點結(jié)束后，庫房管理人員應根據(jù)盤點結(jié)果編制庫存盤點表，包括物資名稱、規(guī)格型號、賬面數(shù)量、實際數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及金額等內(nèi)容。庫存盤點表應經(jīng)庫房負責人審核簽字后，報送財務部門。（四）發(fā)票的開具與取得1.發(fā)票開具公司銷售商品或提供勞務，應在確認收入實現(xiàn)時，按照規(guī)定向客戶開具發(fā)票。發(fā)票開具應嚴格按照稅務機關的要求，填寫齊全、準確的開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。開具發(fā)票時，應使用稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，按照發(fā)票號碼順序填開，填寫項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。對于增值稅專用發(fā)票的開具，應嚴格遵守增值稅專用發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票開具符合抵扣要求。2.發(fā)票取得公司采購商品或接受勞務，應及時向供應商取得發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家法律法規(guī)及稅務機關的規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應真實、完整、準確。業(yè)務經(jīng)辦人員取得發(fā)票后，應及時交財務部門審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及開票信息是否準確無誤等。對于不符合要求的發(fā)票，應及時要求供應商重新開具。四、票據(jù)的保管（一）庫房管理1.設立專門的票據(jù)庫房，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保票據(jù)存放環(huán)境安全。2.票據(jù)應分類存放，按照入庫單、出庫單、庫存盤點表、發(fā)票等類別分別設置存放區(qū)域，并建立相應的索引目錄，便于查找和管理。3.庫房管理人員應定期對票據(jù)進行整理和核對，確保票據(jù)的完整性和準確性。發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失、損壞等情況，應及時報告并采取相應措施。（二）電子檔案管理1.對于電子票據(jù)，應建立電子檔案管理制度，采用安全可靠的存儲設備和軟件系統(tǒng)進行存儲。電子票據(jù)應進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子票據(jù)的存儲應按照一定的分類規(guī)則進行命名和歸檔，便于查詢和檢索。同時，應設置相應的訪問權(quán)限，確保電子票據(jù)信息的安全。3.定期對電子票據(jù)檔案進行檢查和維護，確保電子數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。對于損壞或丟失的電子數(shù)據(jù)，應及時進行恢復或補充。（三）保管期限1.入庫單、出庫單、庫存盤點表等庫房管理票據(jù)的保管期限為五年。保管期滿后，經(jīng)公司負責人批準，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。五、票據(jù)的核銷（一）定期核對1.財務部門應定期與庫房管理部門核對票據(jù)的開具、使用及結(jié)存情況，確保賬賬相符、賬實相符。每月末，財務人員應根據(jù)庫房交來的入庫單、出庫單等票據(jù)，與財務賬簿記錄進行核對，編制票據(jù)核對表。2.對于核對中發(fā)現(xiàn)的差異，應及時查明原因，并進行調(diào)整。如因票據(jù)丟失、錯誤開具等原因?qū)е碌牟町?，應追究相關人員的責任，并采取相應的補救措施。（二）核銷流程1.當票據(jù)完成其使用目的后，應按照規(guī)定的流程進行核銷。例如，入庫單在物資已全部領用或銷售后，應進行核銷；發(fā)票在款項結(jié)清、業(yè)務完結(jié)后，應辦理核銷手續(xù)。2.核銷時，應在票據(jù)上加蓋“已核銷”戳記，并注明核銷日期、核銷原因等信息。同時，應在相關的票據(jù)登記簿和財務賬簿中進行記錄，確保票據(jù)狀態(tài)的準確更新。3.對于已核銷的票據(jù)，應妥善保管，以備后續(xù)審計、檢查等需要。保管期限按照本辦法第四條第三款的規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對庫房票據(jù)管理情況進行審計監(jiān)督，檢查票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、票據(jù)的開具與使用是否合規(guī)、保管是否安全等。2.審計人員應通過查閱票據(jù)檔案、核對賬目、實地盤點等方式進行審計，并形成審計報告。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應提出整改意見，督促相關部門及時整改。（二）財務檢查1.財務部門應加強對庫房票據(jù)管理的日常檢查，定期對票據(jù)的使用、保管等情況進行抽查，確保票據(jù)管理工作規(guī)范有序。2.財務檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時通知庫房管理部門進行整改。對于違反票據(jù)管理規(guī)定的行為，應按照公司相關制度進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、辭退等。2.對于因票據(jù)管理不