文件受控管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件的受控管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和有效性，規(guī)范文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、修訂、作廢等流程，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類文件的受控管理，包括但不限于管理制度、操作規(guī)程、技術(shù)文件、質(zhì)量文件、合同協(xié)議等。（三）職責(zé)分工1.文件管理部門負責(zé)制定和完善文件受控管理辦法，并組織實施。負責(zé)文件的統(tǒng)一編號、分類、歸檔和保管。負責(zé)文件的發(fā)放、回收、借閱和銷毀等管理工作。定期對文件進行清理和盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.文件編制部門負責(zé)本部門文件的起草、修訂和審核工作。確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況。配合文件管理部門做好文件的發(fā)放、回收、借閱和銷毀等工作。3.文件審批部門負責(zé)對文件進行審批，確保文件的合規(guī)性和有效性。對文件的內(nèi)容和格式進行審核，提出修改意見和建議。4.文件使用部門負責(zé)本部門文件的領(lǐng)取、使用和保管工作。按照文件要求開展工作，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。及時反饋文件執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，配合文件管理部門進行修訂。（四）文件分類1.管理制度類：包括公司各項規(guī)章制度、管理辦法、工作流程等。2.操作規(guī)程類：涉及生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備、安全等方面的操作規(guī)范和流程。3.技術(shù)文件類：如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.質(zhì)量文件類：質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量記錄等。5.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、訂單等。（五）文件編號規(guī)則1.文件編號由文件類別代碼、年份代碼、順序號組成。2.文件類別代碼：按照文件分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如管理制度類為“GL”，操作規(guī)程類為“CZ”，技術(shù)文件類為“JS”，質(zhì)量文件類為“ZL”，合同協(xié)議類為“HT”。3.年份代碼：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。4.順序號：按照文件發(fā)布的先后順序依次編號，從001開始。5.示例：某管理制度文件于2023年發(fā)布，編號為GL23001；某操作規(guī)程文件于2022年發(fā)布，編號為CZ22010。二、文件編制與審核（一）編制要求1.文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，具有可操作性。2.語言表達應(yīng)規(guī)范、簡潔，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件格式應(yīng)統(tǒng)一，包括字體、字號、排版等。4.文件應(yīng)明確編寫目的、適用范圍、職責(zé)分工、工作流程、相關(guān)文件和記錄等內(nèi)容。（二）審核流程1.文件編制完成后，編制部門應(yīng)進行自審。2.自審?fù)ㄟ^后，將文件提交給文件管理部門進行編號和格式審查。3.文件管理部門審查通過后，將文件提交給相關(guān)部門進行會簽。4.會簽部門應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，并簽字確認。5.文件編制部門根據(jù)會簽意見進行修改后，將文件提交給文件審批部門進行審批。（三）審批權(quán)限1.管理制度類文件：由公司總經(jīng)理審批。2.操作規(guī)程類文件：由相關(guān)部門負責(zé)人審批。3.技術(shù)文件類文件：由技術(shù)負責(zé)人審批。4.質(zhì)量文件類文件：由質(zhì)量管理部門負責(zé)人審批。5.合同協(xié)議類文件：按照公司合同管理規(guī)定進行審批。（四）審核要點1.文件內(nèi)容是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.文件與公司其他文件是否協(xié)調(diào)一致。3.文件的可操作性和實用性。4.文件的格式和排版是否規(guī)范。三、文件發(fā)布與使用（一）發(fā)布方式1.文件管理部門根據(jù)文件審批結(jié)果，將文件發(fā)布到公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺。2.對于需要紙質(zhì)版的文件，文件管理部門按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行打印，并發(fā)放到相關(guān)部門。3.文件發(fā)布后，文件管理部門應(yīng)及時更新文件發(fā)放清單。（二）使用要求1.文件使用部門應(yīng)及時從公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺或文件管理部門領(lǐng)取文件。2.文件使用部門應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。3.文件使用部門應(yīng)按照文件要求開展工作，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。4.文件使用過程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時向文件管理部門反饋。（三）培訓(xùn)與宣貫1.對于新發(fā)布的重要文件，文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行培訓(xùn)和宣貫。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括文件的目的、適用范圍、主要內(nèi)容、操作要點等。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場講解、在線學(xué)習(xí)等多種形式。4.培訓(xùn)后應(yīng)進行考核，確保相關(guān)人員熟悉文件內(nèi)容和要求。四、文件修訂與作廢（一）修訂原因1.法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化。2.公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理要求變化。3.文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題或存在缺陷。4.其他需要修訂文件的情況。（二）修訂流程1.文件使用部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)文件需要修訂時，應(yīng)填寫《文件修訂申請表》。2.《文件修訂申請表》應(yīng)說明修訂原因、修訂內(nèi)容、修訂時間等。3.《文件修訂申請表》提交給文件編制部門，由文件編制部門進行修訂。4.修訂后的文件按照文件編制與審核流程進行審核和審批。5.文件管理部門根據(jù)審批結(jié)果，對修訂后的文件進行發(fā)布和更新。（三）作廢文件管理1.文件作廢后，文件管理部門應(yīng)及時在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺上標(biāo)注“作廢”字樣。2.對于紙質(zhì)版作廢文件，文件管理部門應(yīng)進行回收，并集中銷毀。3.文件銷毀應(yīng)填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等。4.文件銷毀應(yīng)由專人負責(zé)，確保文件銷毀過程的安全和保密。五、文件保管與借閱（一）保管要求1.文件管理部門應(yīng)設(shè)置專門的文件保管場所，確保文件的安全和完整。2.文件保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。4.文件管理部門應(yīng)定期對文件進行清理和盤點，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文件時，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請表》。2.《文件借閱申請表》應(yīng)說明借閱文件的名稱、編號、借閱時間、借閱用途等。3.《文件借閱申請表》提交給文件管理部門，由文件管理部門進行審批。4.審批通過后，文件管理部門按照規(guī)定的期限和數(shù)量將文件借給借閱人。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失。6.借閱期