文明資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織文明資料的規(guī)范化管理，確保文明資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，充分發(fā)揮文明資料在公司/組織發(fā)展中的重要作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目所涉及的文明資料管理工作。（三）定義1.文明資料：指與公司/組織文明建設(shè)相關(guān)的各類文件、記錄、數(shù)據(jù)、圖表、影像等資料，包括但不限于企業(yè)文化建設(shè)資料、精神文明創(chuàng)建資料、社會(huì)責(zé)任履行資料等。2.管理職責(zé)：明確各部門在文明資料管理中的職責(zé)，如資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：文明資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織文明建設(shè)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保文明資料涵蓋公司/組織文明建設(shè)的各個(gè)方面，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、編號(hào)等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范要求。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文明資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、文明資料的分類與編號(hào)（一）分類1.企業(yè)文化類：包括企業(yè)價(jià)值觀、使命、愿景、企業(yè)精神、企業(yè)標(biāo)識(shí)等相關(guān)資料。2.精神文明創(chuàng)建類：如文明單位創(chuàng)建資料、道德模范評(píng)選資料、志愿服務(wù)活動(dòng)記錄等。3.社會(huì)責(zé)任類：涵蓋環(huán)境保護(hù)、公益慈善、員工權(quán)益保障等方面的資料。4.文化活動(dòng)類：各類文化體育活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。5.宣傳推廣類：公司/組織對(duì)外宣傳的資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、新聞報(bào)道等。（二）編號(hào)為便于文明資料的管理和查找，對(duì)各類資料進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)：采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的形式。2.年份：資料形成的年份，用四位數(shù)字表示。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，用兩位字母表示，如“QW”表示企業(yè)文化類，“JM”表示精神文明創(chuàng)建類等。4.順序號(hào)：按照資料形成的先后順序，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的企業(yè)文化類第5份資料，編號(hào)為“2023QW005”。三、文明資料的收集與整理（一）收集渠道1.各部門定期報(bào)送：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門與文明建設(shè)相關(guān)的資料，并按照規(guī)定時(shí)間報(bào)送至文明資料管理部門。2.活動(dòng)組織部門提交：各類文化活動(dòng)、精神文明創(chuàng)建活動(dòng)等的組織部門，在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)資料提交至管理部門。3.外部獲?。和ㄟ^參加行業(yè)會(huì)議、交流活動(dòng)等途徑獲取的與公司/組織文明建設(shè)相關(guān)的資料，應(yīng)及時(shí)整理歸檔。（二）收集要求1.資料齊全：確保收集到的文明資料涵蓋活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括活動(dòng)通知、策劃方案、實(shí)施過程記錄、總結(jié)報(bào)告等。2.內(nèi)容準(zhǔn)確：資料中的數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免虛假信息。3.格式規(guī)范：統(tǒng)一資料的格式，如文件的字體、字號(hào)、排版等應(yīng)符合要求。（三）整理1.分類整理：按照文明資料的分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類存放。2.資料篩選：對(duì)收集到的資料進(jìn)行篩選，剔除重復(fù)、無效的資料。3.內(nèi)容補(bǔ)充：對(duì)于不完整的資料，及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善。四、文明資料的歸檔與保管（一）歸檔1.歸檔時(shí)間：文明資料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.歸檔流程：資料整理完成后，由整理人員填寫《文明資料歸檔清單》，注明資料名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、來源等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，移交至文明資料管理部門進(jìn)行歸檔。（二）保管1.保管方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.保管環(huán)境：檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)，確保紙質(zhì)檔案的安全保存。電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.保管期限：根據(jù)文明資料的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限。一般資料保管期限為[X]年，重要資料保管期限為[X]年。五、文明資料的查閱與借閱（一）查閱1.查閱權(quán)限：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文明資料的，應(yīng)填寫《文明資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文明資料管理部門查閱。2.查閱要求：查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記。（二）借閱1.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱文明資料的，應(yīng)填寫《文明資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文明資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借資料，歸還時(shí)應(yīng)確保資料完好無損。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。六、文明資料的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對(duì)涉及文明資料管理的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.環(huán)境管理：加強(qiáng)檔案室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.資料處理：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的文明資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格控制其傳播范圍。（二）安全管理1.防火防盜：檔案室應(yīng)配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查維護(hù)。同時(shí)，加強(qiáng)防盜措施，確保資料安全。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子文明資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。3.應(yīng)急處理：制定文明資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施，確保資料能夠及時(shí)得到保護(hù)和恢復(fù)。七、文明資料的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對(duì)于保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的文明資料，可進(jìn)行銷毀。2.資料失效：因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、政策變化等原因，導(dǎo)致部分文明資料失去效力的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請(qǐng)：由文明資料管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文明資料銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審核批準(zhǔn)：申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：批準(zhǔn)后，由文明資料管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.監(jiān)督檢查