文獻資源管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文獻資源的管理，提高文獻資源的利用效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及文獻資源的部門和個人，包括但不限于研發(fā)部門、市場部門、行政部門等。（三）定義1.文獻資源：指公司在業(yè)務(wù)活動中形成或獲取的各類文件、資料、報告、數(shù)據(jù)、圖表、音像制品等，包括紙質(zhì)文獻和電子文獻。2.文獻資源管理：涵蓋文獻資源的收集、整理、存儲、檢索、利用、保管和處置等全過程管理。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的文獻資源管理機構(gòu)，對全公司的文獻資源進行統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和管理。2.分類分級原則：按照文獻資源的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等進行分類分級管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：確保文獻資源的安全，防止泄露、丟失和損壞，對涉及公司機密的文獻資源嚴格保密。4.高效利用原則：以提高文獻資源的利用效率為目標，優(yōu)化管理流程，提供便捷的檢索和利用服務(wù)。二、管理機構(gòu)與職責（一）文獻資源管理委員會1.組成：由公司高層管理人員、各相關(guān)部門負責人組成。2.職責：審議文獻資源管理的重大政策、規(guī)劃和制度。協(xié)調(diào)解決文獻資源管理中的重大問題。監(jiān)督文獻資源管理工作的執(zhí)行情況。（二）文獻資源管理部門1.設(shè)置：根據(jù)公司規(guī)模和業(yè)務(wù)需求，設(shè)立專門的文獻資源管理部門，配備專業(yè)的管理人員。2.職責：制定和完善文獻資源管理制度和流程。負責文獻資源的日常收集、整理、存儲、檢索和利用工作。建立和維護文獻資源數(shù)據(jù)庫。對文獻資源進行分類分級標識和管理。開展文獻資源的統(tǒng)計分析和評估工作。組織文獻資源的培訓和宣傳工作。負責文獻資源的安全保管和處置工作。（三）各部門職責1.負責本部門文獻資源的收集、整理和初步分類工作，并及時移交文獻資源管理部門。2.配合文獻資源管理部門開展文獻資源的檢索、利用和統(tǒng)計分析等工作。3.遵守公司文獻資源管理的各項規(guī)定，保護本部門文獻資源的安全和保密。三、文獻資源的收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部產(chǎn)生的文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、技術(shù)資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。2.公司外部獲取的與業(yè)務(wù)相關(guān)的政策法規(guī)、行業(yè)標準、市場調(diào)研資料、競爭對手信息、學術(shù)文獻等。3.員工個人在工作中形成的有價值的文獻資料，經(jīng)審核后可納入公司文獻資源。（二）收集渠道1.內(nèi)部渠道：各部門定期向文獻資源管理部門提交本部門產(chǎn)生的文獻資料。公司內(nèi)部信息系統(tǒng)自動采集相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。員工主動向文獻資源管理部門報送有價值的文獻資料。2.外部渠道：訂閱各類行業(yè)期刊、報紙、雜志等。購買專業(yè)數(shù)據(jù)庫、文獻檢索平臺等。參加行業(yè)會議、研討會、培訓等活動獲取相關(guān)資料。與合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等進行資料交換。利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎、專業(yè)網(wǎng)站等收集公開信息。（三）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)及時將產(chǎn)生的文獻資料移交文獻資源管理部門，確保文獻資源的時效性。2.完整性：收集的文獻資料應(yīng)完整無缺，包括正文、附件、圖表等。3.準確性：對收集的文獻資料進行認真審核，確保內(nèi)容準確無誤。4.規(guī)范性：文獻資料的格式、排版等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)范要求。四、文獻資源的整理（一）分類標準1.按照文獻資源的內(nèi)容性質(zhì)，分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)研發(fā)類、市場銷售類、財務(wù)審計類等。2.在每一大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如行政管理類可分為公文管理、檔案管理、會議管理等。3.對于電子文獻，按照文件格式、存儲位置等進行分類管理。（二）編號規(guī)則1.為每一份文獻資源賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)文獻資源的類別、年份、順序等信息。2.編號格式示例：[類別代碼][年份][順序號]，如XZGL2023001，表示行政管理類2023年第1份文件。（三）著錄標引1.對文獻資源進行詳細的著錄，包括題名、作者、日期、來源、主題詞等信息。2.根據(jù)文獻資源的內(nèi)容，進行主題標引，以便于檢索和利用。（四）裝訂與編目1.對紙質(zhì)文獻進行裝訂，確保整齊、牢固。2.按照分類順序進行編目，編制文獻資源目錄，包括題名、編號、作者、日期、存放位置等信息。五、文獻資源的存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)文獻：設(shè)立專門的檔案室，按照分類順序存放紙質(zhì)文獻，并配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子文獻：采用磁盤陣列、磁帶庫、云存儲等方式進行存儲，建立備份機制，確保數(shù)據(jù)安全。（二）存儲環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在18℃25℃，濕度控制在40%60%。2.電子文獻存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。（三）存儲期限1.根據(jù)文獻資源的重要性和保存價值，確定不同的存儲期限。2.一般文獻資源的存儲期限為5年以上，重要文獻資源的存儲期限為10年以上，涉及公司機密的文獻資源應(yīng)長期保存。六、文獻資源的檢索（一）檢索工具1.建立文獻資源檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)目錄檢索、電子數(shù)據(jù)庫檢索等。2.提供多種檢索途徑，如題名檢索、作者檢索、主題檢索、日期檢索等。（二）檢索流程1.用戶提出檢索需求，填寫檢索申請表，明確檢索關(guān)鍵詞、檢索范圍等信息。2.文獻資源管理部門根據(jù)用戶需求進行檢索，并在規(guī)定時間內(nèi)提供檢索結(jié)果。3.用戶對檢索結(jié)果進行篩選和利用，如有需要，可進一步查閱原始文獻。七、文獻資源的利用（一）利用權(quán)限1.根據(jù)文獻資源的保密級別和使用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。2.一般文獻資源，公司內(nèi)部員工均可查閱和利用；涉及公司機密的文獻資源，需經(jīng)授權(quán)方可查閱和使用。（二）利用方式1.提供文獻資源的借閱服務(wù)，借閱期限根據(jù)文獻資源的性質(zhì)和重要程度確定。2.允許員工在公司內(nèi)部查閱文獻資源，可通過電子檢索系統(tǒng)或到檔案室查閱紙質(zhì)文獻。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，為員工提供文獻資源的復印、掃描、下載等服務(wù)。（三）利用記錄1.對文獻資源的利用情況進行記錄，包括借閱時間、歸還時間、查閱人員、利用目的等信息。2.定期對利用記錄進行統(tǒng)計分析，了解文獻資源的利用頻率和需求情況，為文獻資源管理提供參考依據(jù)。八、文獻資源的保管（一）保管制度1.建立健全文獻資源保管制度，明確保管人員的職責和工作流程。2.保管人員應(yīng)定期對文獻資源進行盤點和清查，確保文獻資源的數(shù)量和質(zhì)量準確無誤。（二）安全防護1.加強對文獻資源存儲場所的安全防護，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入。2.對紙質(zhì)文獻和電子文獻采取必要的安全防護措施，如防火、防潮、防蟲、防病毒等。（三）保密措施1.對涉及公司機密的文獻資源，嚴格按照保密制度進行管理，采取加密存儲、訪問控制等措施。2.保管人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。九、文獻資源的處置（一）處置原則1.根據(jù)文獻資源的存儲期限和實際價值，及時進行處置，確保文獻資源的合理利用和有效管理。2.處置文獻資源應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、環(huán)保的原則。（二）處置方式1.銷毀：對于超過存儲期限且無保存價值的文獻資源，經(jīng)審批后進行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保信息無法恢復。2.移交：對于具有歷史價值或需要移交給相關(guān)部門的文獻資源，按照規(guī)定進行移交。3.捐贈：對于一些具有公益價值的文獻資源，可考慮捐贈給相關(guān)機構(gòu)或單位。（三）處置程序1.文獻資源管理部門提出處置申請，填寫處置申請表，說明處置原因、處置方式等信息。2.經(jīng)相關(guān)部門審核批準后，按照處置程序進行處置，并做好處置記錄。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文獻資源管理委員會定期對文獻資源管理工作進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度和流程的有效執(zhí)行。2.文獻資源管理部門定期對各部門的文獻資源管理情況進行檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價1.建立文獻資源管理考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員的文獻資源管理