校友數(shù)據(jù)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范校友數(shù)據(jù)的管理，確保校友數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，充分發(fā)揮校友數(shù)據(jù)在學(xué)校與校友溝通聯(lián)絡(luò)、合作交流、資源整合等方面的重要作用，促進(jìn)學(xué)校與校友共同發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校對校友個人信息及相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、存儲、使用、共享、維護(hù)和安全管理等活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法收集、使用和管理校友數(shù)據(jù)，保障校友的合法權(quán)益。2.準(zhǔn)確性原則：確保校友數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確，避免數(shù)據(jù)錯誤或虛假信息。3.完整性原則：全面收集校友相關(guān)信息，保證數(shù)據(jù)的完整性，為學(xué)校與校友的溝通交流提供充分支持。4.安全性原則：采取有效措施保障校友數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。5.保密原則：對校友數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，未經(jīng)校友同意，不得擅自披露其個人信息。二、管理職責(zé)（一）校友工作辦公室1.負(fù)責(zé)校友數(shù)據(jù)管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織實(shí)施。2.制定和完善校友數(shù)據(jù)管理制度和流程。3.負(fù)責(zé)校友數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入、更新和維護(hù)。4.組織開展校友數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，為學(xué)校與校友的溝通聯(lián)絡(luò)、合作交流等提供數(shù)據(jù)支持。5.協(xié)調(diào)處理校友數(shù)據(jù)管理工作中的相關(guān)問題，保障數(shù)據(jù)管理工作的順利進(jìn)行。（二）各學(xué)院（部）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（部）校友數(shù)據(jù)的收集、核實(shí)和初步整理，并及時報送校友工作辦公室。2.配合校友工作辦公室做好校友數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照學(xué)校要求，合理使用校友數(shù)據(jù)，促進(jìn)本學(xué)院（部）與校友的交流與合作。（三）信息化管理部門1.負(fù)責(zé)提供校友數(shù)據(jù)管理所需的技術(shù)支持和信息系統(tǒng)保障，確保數(shù)據(jù)存儲和管理的安全、穩(wěn)定。2.協(xié)助校友工作辦公室制定和完善校友數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)的功能和流程，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)對校友數(shù)據(jù)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和管理，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份等工作。（四）其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合校友工作辦公室做好校友數(shù)據(jù)管理的相關(guān)工作，如招生就業(yè)部門提供畢業(yè)生信息、財務(wù)部門提供校友捐贈信息等。三、數(shù)據(jù)收集（一）收集渠道1.入學(xué)登記：在新生入學(xué)時，通過入學(xué)登記表等方式收集學(xué)生基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系電話、電子郵箱、入學(xué)時間、專業(yè)、學(xué)歷層次等，作為校友數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)信息。2.畢業(yè)信息采集：在學(xué)生畢業(yè)時，由各學(xué)院（部）負(fù)責(zé)收集畢業(yè)生的就業(yè)信息、聯(lián)系方式變更等情況，更新校友數(shù)據(jù)。3.校友自主申報：建立校友信息在線申報平臺，鼓勵校友主動更新個人信息，如工作變動、聯(lián)系方式變更、取得的新成就等。4.校友活動反饋：在組織校友活動過程中，通過簽到表、調(diào)查問卷等方式收集校友的相關(guān)信息，進(jìn)一步完善校友數(shù)據(jù)。5.其他渠道：通過校友推薦、合作單位提供、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，獲取校友的相關(guān)信息，但需確保信息來源合法、可靠。（二）收集要求1.明確收集目的和范圍，向校友說明收集數(shù)據(jù)的用途，確保校友的知情權(quán)和同意權(quán)。2.收集的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免重復(fù)收集或收集無關(guān)信息。3.對于涉及校友個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址等，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求進(jìn)行收集和保護(hù)。4.收集過程中應(yīng)做好記錄，包括數(shù)據(jù)來源、收集時間、收集人等信息，以便追溯和查詢。四、數(shù)據(jù)存儲（一）存儲方式1.采用信息化管理系統(tǒng)存儲校友數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的集中管理和安全存儲。2.定期對校友數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置，如磁帶、光盤或外部硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)存儲安全機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作校友數(shù)據(jù)。（二）存儲環(huán)境1.確保數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器的硬件設(shè)施安全可靠，具備防火、防潮、防雷、防盜等功能。2.安裝先進(jìn)的殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止數(shù)據(jù)受到病毒、惡意軟件等攻擊。3.優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲環(huán)境，提高數(shù)據(jù)存儲和檢索的效率，確保數(shù)據(jù)能夠及時、準(zhǔn)確地被調(diào)用和使用。五、數(shù)據(jù)使用（一）使用原則1.校友數(shù)據(jù)的使用應(yīng)遵循合法、正當(dāng)、必要的原則，僅限于學(xué)校與校友溝通聯(lián)絡(luò)、合作交流、校友工作開展等相關(guān)用途。2.未經(jīng)校友書面同意，不得將校友數(shù)據(jù)用于任何其他商業(yè)目的或非法用途。3.在使用校友數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)保護(hù)校友的隱私和個人信息安全，不得泄露校友的敏感信息。（二）使用范圍1.校友聯(lián)絡(luò)：通過校友數(shù)據(jù)，學(xué)?？梢耘c校友保持定期聯(lián)系，發(fā)送校友活動通知、學(xué)校發(fā)展動態(tài)等信息，增進(jìn)學(xué)校與校友之間的感情。2.合作交流：為學(xué)校與校友企業(yè)、校友組織等開展合作交流提供數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研合作、人才培養(yǎng)、資源共享等方面的合作。3.校友工作開展：用于校友組織建設(shè)、校友活動策劃與組織、校友捐贈管理等校友工作的開展，提升校友工作的質(zhì)量和效率。4.數(shù)據(jù)分析與研究：對校友數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，了解校友的發(fā)展?fàn)顩r、需求和意見建議，為學(xué)校的決策提供參考依據(jù)，推動學(xué)校更好地發(fā)展。（三）使用流程1.各部門因工作需要使用校友數(shù)據(jù)時，應(yīng)填寫《校友數(shù)據(jù)使用申請表》，詳細(xì)說明使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容。2.將申請表提交至校友工作辦公室審核，校友工作辦公室根據(jù)數(shù)據(jù)使用原則和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核通過后報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，由校友工作辦公室按照規(guī)定的權(quán)限和流程提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，并做好數(shù)據(jù)使用記錄。4.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用校友數(shù)據(jù)，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。使用完畢后，應(yīng)及時將數(shù)據(jù)歸還校友工作辦公室，并確保數(shù)據(jù)的安全和完整。六、數(shù)據(jù)共享（一）共享原則1.校友數(shù)據(jù)共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、可控的原則，確保校友數(shù)據(jù)在共享過程中的安全性和保密性。2.嚴(yán)格控制校友數(shù)據(jù)共享的范圍和對象，僅在必要的情況下，將校友數(shù)據(jù)共享給與學(xué)校有合作關(guān)系的單位或組織。3.在共享校友數(shù)據(jù)前，應(yīng)與共享方簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保共享行為符合法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定。（二）共享范圍1.學(xué)校內(nèi)部共享：在學(xué)校各部門之間，根據(jù)工作需要，在確保數(shù)據(jù)安全和保密的前提下，進(jìn)行校友數(shù)據(jù)的共享，以支持學(xué)校整體工作的開展。2.與校友組織共享：與各地校友組織共享校友數(shù)據(jù)，便于校友組織更好地開展校友活動，加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系與合作。3.與合作單位共享：在與校友企業(yè)、社會組織等開展合作項目時，根據(jù)合作協(xié)議，在必要的范圍內(nèi)共享校友數(shù)據(jù)，促進(jìn)合作的順利進(jìn)行。（三）共享流程1.提出共享申請：由申請共享數(shù)據(jù)的部門或單位填寫《校友數(shù)據(jù)共享申請表》，詳細(xì)說明共享目的、共享對象、共享數(shù)據(jù)內(nèi)容、共享期限等信息。2.審核與審批：申請表提交至校友工作辦公室審核，校友工作辦公室審核通過后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由校友工作辦公室與共享方簽訂數(shù)據(jù)共享協(xié)議。3.數(shù)據(jù)提供：按照數(shù)據(jù)共享協(xié)議的要求，校友工作辦公室負(fù)責(zé)將共享的數(shù)據(jù)提供給共享方，并做好數(shù)據(jù)交接記錄。4.監(jiān)督與管理：對校友數(shù)據(jù)共享過程進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保共享方按照協(xié)議約定使用數(shù)據(jù)，保障校友數(shù)據(jù)的安全和保密。共享期滿后，共享方應(yīng)及時歸還共享的數(shù)據(jù)，并銷毀相關(guān)備份。七、數(shù)據(jù)維護(hù)（一）定期更新1.校友工作辦公室應(yīng)定期對校友數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。更新周期一般為每年一次，特殊情況及時更新。2.各學(xué)院（部）應(yīng)及時向校友工作辦公室報送本學(xué)院（部）校友的信息變更情況，如工作變動、聯(lián)系方式變更、職務(wù)晉升等，以便及時更新校友數(shù)據(jù)。3.通過校友自主申報、校友活動反饋等渠道獲取的校友信息變更情況，應(yīng)及時進(jìn)行核實(shí)和更新。（二）數(shù)據(jù)清理1.定期對校友數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除無效或重復(fù)的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。清理周期一般為每兩年一次。2.對于已畢業(yè)超過一定年限且無任何聯(lián)系信息的校友數(shù)據(jù)，在經(jīng)過一定程序?qū)徟?，可以進(jìn)行適當(dāng)清理，但應(yīng)做好記錄和備份，以備后續(xù)查詢和恢復(fù)。3.在數(shù)據(jù)清理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行操作，避免誤刪重要數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控1.建立校友數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，定期對校友數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、一致性等進(jìn)行檢查和評估。2.對發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，及時進(jìn)行整改和處理，確保校友數(shù)據(jù)的質(zhì)量符合要求。3.將數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控結(jié)果納入相關(guān)部門和人員的工作考核指標(biāo)體系，激勵各部門和人員共同做好校友數(shù)據(jù)管理工作。八、數(shù)據(jù)安全管理（一）安全制度建設(shè)1.制定完善的校友數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全管理的責(zé)任和流程，規(guī)范數(shù)據(jù)操作行為。2.建立數(shù)據(jù)安全應(yīng)急處置預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，確保在事件發(fā)生時能夠及時、有效地進(jìn)行處理，降低損失。（二）人員安全管理1.對涉及校友數(shù)據(jù)管理的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其數(shù)據(jù)安全意識和操作技能，使其熟悉數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定和應(yīng)急處置流程。2.與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)據(jù)安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故。3.對工作人員的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)其工作需要授予相應(yīng)的權(quán)限，定期進(jìn)行權(quán)限審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理、合規(guī)。（三）技術(shù)安全措施1.采用先進(jìn)的技術(shù)手段保障校友數(shù)據(jù)的安全，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等。對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.定期對數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（四）安全審計與監(jiān)督1.建立校友數(shù)據(jù)安全審計機(jī)制，對數(shù)據(jù)訪問、操作、共享等行為進(jìn)行審計記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)和追溯數(shù)據(jù)安全問題。2.定期對數(shù)據(jù)安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.配合國家有關(guān)部門和學(xué)校內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)對校友數(shù)據(jù)安全管理情況進(jìn)行審計和檢查，積極整改審計發(fā)現(xiàn)的問題，不斷完善數(shù)據(jù)安全管理工作。九、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.所有涉及校友數(shù)據(jù)管理的工作人員均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守本辦法及相關(guān)保密規(guī)定，不得泄露校友數(shù)據(jù)。2.各部門負(fù)責(zé)人對本部門工作人員的數(shù)據(jù)保密工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的保密教育和管理，確保保密工作落實(shí)到位。（二）保密措施1.對校友數(shù)據(jù)存儲場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.在處理校友數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲、加密傳輸、使用加密設(shè)備等，防止數(shù)據(jù)泄露。3.對涉及校友數(shù)據(jù)的文件、