物料下單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司物料下單流程，確保物料及時(shí)、準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)地供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)運(yùn)營需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及物料采購下單的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：下單信息必須準(zhǔn)確無誤，包括物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的采購延誤、成本增加等問題。2.及時(shí)性原則：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，及時(shí)下達(dá)物料采購訂單，確保物料按時(shí)供應(yīng)，不影響生產(chǎn)進(jìn)度。3.經(jīng)濟(jì)性原則：在保證物料質(zhì)量和交貨期的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商選擇，降低采購成本。4.合規(guī)性原則：物料下單過程必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，準(zhǔn)確提出物料需求申請，明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間等詳細(xì)信息。2.對需求的合理性負(fù)責(zé)，及時(shí)跟蹤需求變化，并與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)審核物料需求申請，確保需求的合理性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)審核后的需求，選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保采購條款符合公司利益。4.負(fù)責(zé)處理采購過程中的各種問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，并及時(shí)反饋給需求部門。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)物料的入庫驗(yàn)收，核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等與采購訂單和送貨單是否一致。2.對入庫物料的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)通知采購部門處理。3.負(fù)責(zé)物料的存儲和保管，確保物料的安全和完好。4.定期盤點(diǎn)庫存，提供庫存信息給需求部門和采購部門，協(xié)助做好庫存控制。（四）質(zhì)量控制部門1.參與重要物料供應(yīng)商的評估和選擇，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行審核。2.制定物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)計(jì)劃，對采購的物料進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.對檢驗(yàn)不合格的物料，及時(shí)通知采購部門處理，并跟蹤處理結(jié)果。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購訂單和采購合同，確保采購成本的合理性和合規(guī)性。2.按照采購合同約定，及時(shí)支付供應(yīng)商貨款。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和建議。三、物料需求申請（一）申請流程1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，填寫《物料需求申請表》，詳細(xì)列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息。2.《物料需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）申請內(nèi)容要求1.物料名稱應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.規(guī)格、型號應(yīng)詳細(xì)明確，如有特殊要求需在申請表中注明。3.數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確填寫，避免多報(bào)或少報(bào)。4.交貨時(shí)間應(yīng)合理安排，充分考慮采購周期和生產(chǎn)需求。（三）需求變更1.如需求發(fā)生變更，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《物料需求變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等。2.《物料需求變更申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門根據(jù)變更情況，及時(shí)調(diào)整采購訂單。四、采購訂單下達(dá)（一）訂單審核1.采購部門收到物料需求申請后，對需求的合理性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括：需求是否符合生產(chǎn)計(jì)劃和項(xiàng)目進(jìn)度、物料規(guī)格型號是否正確、數(shù)量是否合理、交貨時(shí)間是否可行等。3.如發(fā)現(xiàn)需求不合理或信息不準(zhǔn)確，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通協(xié)調(diào)，要求其進(jìn)行修改。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)審核后的物料需求，采購部門在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素。3.對于新的物料采購或重要物料采購，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。（三）訂單下達(dá)1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同或下達(dá)采購訂單，明確物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時(shí)間、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購訂單應(yīng)及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。3.采購部門應(yīng)建立采購訂單臺賬，對訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和記錄。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，包括但不限于質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格、付款方式、違約責(zé)任等。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.采購部門應(yīng)定期向需求部門反饋采購合同的執(zhí)行情況，確保需求部門及時(shí)了解物料供應(yīng)情況。（三）合同變更與解除1.如因不可抗力或其他原因需要變更或解除采購合同，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核，確保變更或解除的合法性和合規(guī)性。六、物料驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在物料到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物料的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握相關(guān)質(zhì)量知識。（二）驗(yàn)收流程1.物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量控制部門和采購部門。2.驗(yàn)收人員按照采購訂單和送貨單，對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行核對。3.質(zhì)量控制部門按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對物料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，如進(jìn)行抽檢或全檢。4.如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理。（三）驗(yàn)收記錄1.倉庫管理部門應(yīng)建立物料驗(yàn)收記錄臺賬，詳細(xì)記錄物料的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、物料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和追溯。七、庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。3.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。（二）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的庫存情況和需求預(yù)測，設(shè)置庫存預(yù)警指標(biāo)。2.當(dāng)庫存低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。3.采購部門應(yīng)根據(jù)庫存預(yù)警情況，合理安排采購計(jì)劃，確保物料供應(yīng)的連續(xù)性。（三）呆滯物料處理1.對于長期積壓、不再使用或使用量極少的呆滯物料，倉庫管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和處理。2.呆滯物料處理方式包括：降價(jià)銷售、報(bào)廢、與供應(yīng)商協(xié)商退貨等。3.呆滯物料處理應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保處理過程的合規(guī)性。八、信息溝通與協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.需求部門、采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)建立有效的溝通機(jī)制，及時(shí)傳遞物料需求、采購進(jìn)度、庫存情況、質(zhì)量問題等信息。2.定期召開物料管理協(xié)調(diào)會議，通報(bào)物料管理工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。3.各部門之間應(yīng)加強(qiáng)協(xié)作配合，形成工作合力，共同做好物料管理工作。（二）與供應(yīng)商溝通1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保物料按時(shí)供應(yīng)。2.如出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施解決問題。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和反饋，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立物料下單管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對物料需求申請、采購訂單下達(dá)、采購合同管理、物料驗(yàn)收、庫存管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：流程執(zhí)行情況、信息準(zhǔn)確性、工作效率、合規(guī)性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.制定物料下單管理考核評價(jià)指標(biāo)體系，對