電子管理暫行辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織在電子信息方面的管理，規(guī)范電子文件、數(shù)據(jù)等的處理流程，確保電子信息的安全、準(zhǔn)確、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及電子信息管理的部門(mén)、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、檢索、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，以及電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理與維護(hù)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子管理活動(dòng)在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.安全性原則：采取有效措施保障電子信息的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和丟失。3.準(zhǔn)確性原則：保證電子信息內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)文件或?qū)嶋H業(yè)務(wù)情況相符。4.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一規(guī)范的電子管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作有序進(jìn)行。5.便捷性原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，充分考慮工作效率，為員工提供便捷的電子信息處理方式。二、電子文件管理（一）電子文件的定義與分類(lèi)1.定義：電子文件是指公司/組織在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)字形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.分類(lèi)：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和來(lái)源等，將電子文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等類(lèi)別。同時(shí)，按照文件的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和非密級(jí)文件。（二）電子文件的生成與處理1.起草與審核：電子文件應(yīng)按照公司/組織現(xiàn)有的文件起草規(guī)范進(jìn)行撰寫(xiě)，確保內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。起草完成后，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)或人員審核，審核通過(guò)后方可正式發(fā)布。2.編號(hào)與標(biāo)識(shí)：為便于電子文件的管理和查詢(xún)，每份電子文件應(yīng)賦予唯一的編號(hào)，并根據(jù)其密級(jí)進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)識(shí)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別文件的類(lèi)別、年份、順序等信息。3.格式要求：電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如常見(jiàn)的.doc、.xls、.pdf等格式，以確保文件在不同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件中的兼容性和可讀性。對(duì)于特殊格式的文件，應(yīng)在備注中說(shuō)明其打開(kāi)方式和相關(guān)要求。（三）電子文件的流轉(zhuǎn)與審批1.流轉(zhuǎn)流程：電子文件通過(guò)公司/組織內(nèi)部的電子辦公系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，根據(jù)文件的性質(zhì)和審批權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的流轉(zhuǎn)路徑。流轉(zhuǎn)過(guò)程中應(yīng)明確各個(gè)環(huán)節(jié)的處理人員和時(shí)間要求，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到相關(guān)人員手中。2.審批方式：審批人員可通過(guò)電子辦公系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行在線(xiàn)審批，審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，并注明審批時(shí)間。對(duì)于需要打印紙質(zhì)文件進(jìn)行審批的，應(yīng)在審批完成后及時(shí)將審批結(jié)果錄入電子辦公系統(tǒng)，確保電子文件與紙質(zhì)審批結(jié)果一致。3.跟蹤與提醒：電子辦公系統(tǒng)應(yīng)具備文件流轉(zhuǎn)跟蹤功能，能夠?qū)崟r(shí)顯示文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)和所處位置。對(duì)于即將到期未處理的文件，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)向相關(guān)人員發(fā)送提醒信息，督促其及時(shí)處理。（四）電子文件的存儲(chǔ)與備份1.存儲(chǔ)方式：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司/組織指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行有序存放。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立存儲(chǔ)設(shè)備的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理制度，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)電子文件。2.備份策略：制定完善的電子文件備份策略，定期對(duì)重要電子文件進(jìn)行備份。備份頻率應(yīng)根據(jù)文件的重要程度和更新頻率確定，如每周、每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，并在每次文件更新后進(jìn)行增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與主存儲(chǔ)設(shè)備不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)期限：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的業(yè)務(wù)需求，確定電子文件的存儲(chǔ)期限。對(duì)于重要的長(zhǎng)期保存文件，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和介質(zhì)更新，確保數(shù)據(jù)的可讀取性。超過(guò)存儲(chǔ)期限的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（五）電子文件的檢索與利用1.檢索工具：建立電子文件檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按編號(hào)、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、日期、密級(jí)等進(jìn)行檢索，方便員工快速查找所需文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備模糊檢索功能，提高檢索效率。2.利用權(quán)限：根據(jù)文件的密級(jí)和使用范圍，設(shè)定不同的利用權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)人員不得訪(fǎng)問(wèn)和使用機(jī)密級(jí)以上的電子文件。對(duì)于需要共享的電子文件，應(yīng)明確共享范圍和使用權(quán)限，確保文件的合理利用。3.借閱與歸還：如需借閱電子文件，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)審批后按照指定方式獲取文件。借閱期限屆滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件，并確保文件的完整性和保密性。借閱過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件副本，應(yīng)按照公司/組織的規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意傳播或留存。（六）電子文件的銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀條件：對(duì)于超過(guò)存儲(chǔ)期限、已無(wú)保存價(jià)值或因其他原因需要銷(xiāo)毀的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定，確保銷(xiāo)毀的文件符合銷(xiāo)毀條件。2.銷(xiāo)毀方式：電子文件的銷(xiāo)毀可采用物理銷(xiāo)毀和邏輯銷(xiāo)毀兩種方式。物理銷(xiāo)毀是指通過(guò)格式化存儲(chǔ)介質(zhì)、粉碎存儲(chǔ)設(shè)備等方式，使其無(wú)法再存儲(chǔ)數(shù)據(jù)；邏輯銷(xiāo)毀是指通過(guò)數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行多次覆蓋，使其無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息。3.監(jiān)督與審計(jì)：公司/組織內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或人員，對(duì)電子文件的銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。同時(shí)，定期對(duì)電子文件銷(xiāo)毀情況進(jìn)行審計(jì)，檢查銷(xiāo)毀記錄的完整性和準(zhǔn)確性。三、電子數(shù)據(jù)管理（一）電子數(shù)據(jù)的定義與范圍1.定義：電子數(shù)據(jù)是指公司/組織在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生、收集、存儲(chǔ)、傳輸和使用的各種數(shù)字信息，包括但不限于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。2.范圍：涵蓋公司/組織內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、客戶(hù)關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)等，以及通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集、存儲(chǔ)在服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)中的各類(lèi)數(shù)據(jù)文件。（二）電子數(shù)據(jù)的采集與錄入1.采集原則：電子數(shù)據(jù)的采集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保采集到的數(shù)據(jù)能夠反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。采集過(guò)程中應(yīng)明確數(shù)據(jù)來(lái)源、采集方法和采集頻率，保證數(shù)據(jù)的一致性和可靠性。2.錄入規(guī)范：數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行必要的校驗(yàn)和審核，對(duì)于錯(cuò)誤或不完整的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正和補(bǔ)充。3.數(shù)據(jù)質(zhì)量控制：建立數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機(jī)制，對(duì)采集和錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查和評(píng)估。通過(guò)數(shù)據(jù)比對(duì)、邏輯驗(yàn)證、抽樣檢查等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，確保電子數(shù)據(jù)的質(zhì)量符合業(yè)務(wù)需求和管理要求。（三）電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與管理1.存儲(chǔ)架構(gòu)：根據(jù)公司/組織的數(shù)據(jù)量和業(yè)務(wù)需求，構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)架構(gòu)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、存儲(chǔ)陣列等設(shè)備。數(shù)據(jù)應(yīng)按照不同的主題和用途進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，便于管理和查詢(xún)。2.數(shù)據(jù)安全：采取多種數(shù)據(jù)安全措施，如訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻等，保護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全。對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全漏洞掃描和修復(fù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)優(yōu)化、數(shù)據(jù)備份等工作。清理無(wú)效或過(guò)期的數(shù)據(jù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)性能，確保數(shù)據(jù)的高效存儲(chǔ)和檢索。同時(shí)，按照備份策略進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保證數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。（四）電子數(shù)據(jù)的分析與利用1.數(shù)據(jù)分析工具：運(yùn)用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的潛在信息和價(jià)值。如使用數(shù)據(jù)挖掘算法、統(tǒng)計(jì)分析軟件等，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行趨勢(shì)分析、關(guān)聯(lián)分析、預(yù)測(cè)分析等，為公司/組織的決策提供支持。2.數(shù)據(jù)共享與協(xié)同：建立數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作。通過(guò)數(shù)據(jù)共享，打破信息孤島，提高工作效率，促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和創(chuàng)新。同時(shí)，明確數(shù)據(jù)共享的范圍、權(quán)限和使用規(guī)則，確保數(shù)據(jù)的安全和合理利用。3.數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策：將數(shù)據(jù)分析結(jié)果應(yīng)用于公司/組織的決策過(guò)程中，為戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策，提高決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，增強(qiáng)公司/組織的競(jìng)爭(zhēng)力。（五）電子數(shù)據(jù)的保密與合規(guī)1.保密措施：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)數(shù)據(jù)保密的法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感電子數(shù)據(jù)采取嚴(yán)格的保密措施。限制數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，對(duì)數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行審計(jì)和記錄，防止數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，加強(qiáng)員工的數(shù)據(jù)保密意識(shí)培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，規(guī)范員工的數(shù)據(jù)使用行為。2.合規(guī)要求：確保電子數(shù)據(jù)管理活動(dòng)符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)管要求，如數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)、行業(yè)數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)等。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)合規(guī)性檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題，避免因數(shù)據(jù)合規(guī)問(wèn)題給公司/組織帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。四、電子設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)管理（一）電子設(shè)備管理1.設(shè)備采購(gòu)與配置：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和工作崗位要求，制定電子設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，明確設(shè)備的型號(hào)、配置、數(shù)量等參數(shù)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的設(shè)備供應(yīng)商。設(shè)備到貨后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，確保設(shè)備符合采購(gòu)合同要求。2.設(shè)備使用與維護(hù)：建立電子設(shè)備使用管理制度，規(guī)范員工的設(shè)備使用行為。員工應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并記錄故障現(xiàn)象、維修過(guò)程和維修結(jié)果。同時(shí)，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，核實(shí)設(shè)備的數(shù)量、狀態(tài)和使用情況。3.設(shè)備報(bào)廢與處置：當(dāng)電子設(shè)備達(dá)到使用壽命或因技術(shù)更新等原因需要報(bào)廢時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)核銷(xiāo)，并妥善處置設(shè)備剩余價(jià)值。對(duì)于涉及敏感信息的設(shè)備，應(yīng)在報(bào)廢前進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或物理銷(xiāo)毀，防止信息泄露。（二）網(wǎng)絡(luò)管理1.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與規(guī)劃：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)規(guī)劃，包括網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)帶寬、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備選型等。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)應(yīng)遵循先進(jìn)、可靠、安全、可擴(kuò)展的原則，滿(mǎn)足公司/組織未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。同時(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行監(jiān)測(cè)機(jī)制，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決網(wǎng)絡(luò)故障。2.網(wǎng)絡(luò)安全管理：加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。制定網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)控制策略，限制外部非法訪(fǎng)問(wèn)，對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理。定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和評(píng)估，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全漏洞。3.網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)范：制定網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)范，明確員工在網(wǎng)絡(luò)使用過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)。禁止員工利用公司/組織網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動(dòng)，如非法下載、傳播不良信息、網(wǎng)絡(luò)賭博等。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)員工的網(wǎng)絡(luò)安全教育，提高員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和防范能力。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電子管理監(jiān)督小組，定期對(duì)電子文件管理、電子數(shù)據(jù)管理、電子設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)管理等工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各部門(mén)的電子管理工作進(jìn)行全面評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出整改意見(jiàn)。2.自我評(píng)估：各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的電子管理工作進(jìn)行自我評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并及時(shí)進(jìn)行整改。自我評(píng)估報(bào)告應(yīng)提交給監(jiān)督小組，作為監(jiān)督檢查的參考依據(jù)。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容：包括電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、檢索、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性；電子數(shù)據(jù)的采集、錄入、存儲(chǔ)、管理、分析、利用等方面的數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全情況；電子設(shè)備的采購(gòu)、配置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等情況以及網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、運(yùn)行、安全等情況。2.檢查方式：采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查按照預(yù)定的時(shí)間周期進(jìn)行全面檢查；不定期抽查則根據(jù)實(shí)際情況對(duì)重點(diǎn)部門(mén)、關(guān)鍵環(huán)節(jié)或存在問(wèn)題的區(qū)域進(jìn)行有針對(duì)性的檢查。檢查過(guò)程中可通過(guò)查閱文件資料、查看系統(tǒng)記錄、實(shí)地檢查設(shè)備等方式獲取相關(guān)信息。（三）問(wèn)題整改與跟蹤1.整改要求：對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，責(zé)任部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的整改計(jì)劃，明確整改措施、整改期限和整改責(zé)任人。整改計(jì)劃應(yīng)報(bào)監(jiān)督小組審核通過(guò)后實(shí)施，確保整改工作能夠有效落實(shí)。2.跟蹤與復(fù)查：監(jiān)督小組應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢