金融公司印章使用管理制度

一、總則本金融公司印章使用管理制度旨在規(guī)范公司各類印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，維護公司的合法權(quán)益和正常運營秩序。公司秉持“誠信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，致力于通過科學有效的管理，保障印章使用既符合公司業(yè)務(wù)需求，又能有效防范風險。在設(shè)計理念上，強調(diào)扁平化管理，減少不必要的層級審批，提高工作效率。同時，注重社會效益，確保印章使用在合法合規(guī)的框架內(nèi)，為社會金融秩序的穩(wěn)定做出貢獻。二、適用范圍本制度適用于金融公司全體員工。對于涉及公司對外業(yè)務(wù)往來中需使用印章的客戶，在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理流程中參照本制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責分工（一）印章管理部門公司綜合管理部作為印章管理的核心部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各類印章的管理工作。其職責包括制定和完善印章管理制度，對印章的刻制、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督與管理。綜合管理部配備專門的印章管理員，負責具體的印章保管和日常使用登記工作。（二）用印需求部門公司各業(yè)務(wù)部門、職能部門在日常工作中若有使用印章的需求，需按照規(guī)定流程提交申請，并對用印事項的真實性、合法性和必要性負責。部門負責人作為第一責任人，需對本部門的用印申請進行審核把關(guān)。（三）審批領(lǐng)導根據(jù)用印事項的重要程度和風險等級，設(shè)定不同層級的審批領(lǐng)導。一般業(yè)務(wù)用印由部門分管領(lǐng)導審批；重大事項用印，如涉及公司重大合同簽訂、對外擔保等，需經(jīng)過公司總經(jīng)理或董事長審批。審批領(lǐng)導應(yīng)認真審核用印事項，確保其符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。四、管理內(nèi)容與流程（一）印章的刻制1.因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門提出申請，詳細說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至綜合管理部。2.綜合管理部審核申請的合理性和必要性后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，由綜合管理部按照國家相關(guān)規(guī)定和公司要求，選擇具有資質(zhì)的刻章機構(gòu)進行印章刻制。3.新印章刻制完成后，綜合管理部應(yīng)及時組織驗收，核對印章的樣式、規(guī)格等是否與申請一致。驗收合格后，對新印章進行編號、登記，并建立印章檔案。（二）印章的保管1.公司各類印章應(yīng)指定專人保管，原則上由綜合管理部的印章管理員負責。印章管理員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管規(guī)定。2.印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，確保印章的安全。印章管理員應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人。3.印章管理員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即向綜合管理部負責人報告，并采取相應(yīng)的措施進行處理。（三）印章的使用1.用印申請-公司員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。-申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認用印事項的真實性和必要性。對于重大事項用印，還需附上相關(guān)的文件、合同等資料，以便審批領(lǐng)導全面了解情況。2.審批流程-一般業(yè)務(wù)用印申請經(jīng)部門負責人審核后，提交至部門分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導應(yīng)在申請表上簽署明確的審批意見，同意或不同意用印。-重大事項用印申請在部門負責人和分管領(lǐng)導審核通過后，需提交至公司總經(jīng)理或董事長審批?？偨?jīng)理或董事長應(yīng)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、風險控制等因素，對用印事項進行綜合評估，做出最終的審批決定。3.用印登記-印章管理員在收到審批通過的《印章使用申請表》后，應(yīng)對用印事項進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印人、用印事項、文件名稱、份數(shù)、審批領(lǐng)導等信息。-登記完成后，印章管理員應(yīng)按照規(guī)定的印章使用范圍和審批意見，為申請人加蓋印章。蓋章位置應(yīng)準確、清晰，確保印章的完整性和有效性。4.特殊情況用印-如遇緊急情況需要使用印章，而相關(guān)審批領(lǐng)導無法及時審批時，用印人應(yīng)先與審批領(lǐng)導取得聯(lián)系，說明情況并獲得口頭同意。-用印人在獲得口頭同意后，填寫《印章使用申請表》，注明“緊急用印”字樣，并由部門負責人簽字確認。印章管理員在核實情況后，可先行加蓋印章，但應(yīng)在事后及時補辦審批手續(xù)。（四）印章的停用與銷毀1.當公司印章因機構(gòu)變更、名稱更改、印章?lián)p壞等原因不再使用時，由綜合管理部提出印章停用申請，報公司領(lǐng)導審批。2.審批通過后，綜合管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員印章已停用，并收回停用的印章。印章管理員應(yīng)對停用印章進行登記，并妥善保管。3.對于需要銷毀的印章，綜合管理部應(yīng)制定銷毀計劃，報公司領(lǐng)導批準。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、地點、參與人員等信息。銷毀后的印章殘骸應(yīng)妥善處理，防止印章被非法使用。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.公司員工有權(quán)了解印章使用管理制度的相關(guān)內(nèi)容，在符合規(guī)定的情況下，依法依規(guī)申請使用公司印章。2.員工對印章使用過程中的不合理審批或違規(guī)操作行為，有權(quán)向公司綜合管理部或上級領(lǐng)導反映，維護自身的合法權(quán)益和公司的正常管理秩序。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)嚴格遵守印章使用管理制度，按照規(guī)定的流程和要求申請使用印章，不得擅自使用、偽造、變造公司印章。2.員工對在用印過程中知悉的公司商業(yè)秘密、敏感信息等負有保密義務(wù)，不得泄露給外部人員或用于非公司業(yè)務(wù)目的。（三）公司權(quán)利1.公司有權(quán)對印章的使用情況進行監(jiān)督檢查，對違反印章使用管理制度的行為進行糾正和處理。2.對于因員工違規(guī)使用印章給公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究相關(guān)人員的責任，要求其承擔相應(yīng)的賠償責任。（四）公司義務(wù)1.公司應(yīng)提供必要的資源和支持，確保印章管理工作的順利開展。包括配備合格的印章管理員，提供安全的保管設(shè)施等。2.公司應(yīng)定期對印章使用管理制度進行評估和完善，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，及時調(diào)整相關(guān)規(guī)定，確保制度的有效性和適應(yīng)性。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.綜合管理部作為印章管理的監(jiān)督部門，應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括印章使用登記記錄、審批文件、印章保管設(shè)施等。2.審計部門應(yīng)定期對印章使用情況進行審計監(jiān)督，重點審查用印事項的合法性、合規(guī)性以及審批流程的執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.公司鼓勵員工對印章使用過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵，并對舉報人信息嚴格保密。（二）考核機制1.將印章使用管理工作納入公司績效考核體系，對印章管理員、用印部門負責人以及審批領(lǐng)導等相關(guān)人員進行考核。考核指標包括印章使用的合規(guī)性、審批效率、信息記錄準確性等。2.對于在印章使用管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的個人或部門，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予績效加分等。3.對于違反印章使用管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效扣分、降職降薪、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。七、附則（一）本制度自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相悖的條款，以國家法律法規(guī)