租賃公司傳真機(jī)使用管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范公司傳真機(jī)的使用與管理，提高工作效率，確保公司信息的準(zhǔn)確傳遞，同時體現(xiàn)公司注重資源合理利用、高效溝通的企業(yè)文化。傳真機(jī)作為公司信息傳遞的重要工具，其有效管理對于公司各項業(yè)務(wù)的順利開展具有重要意義。通過明確使用規(guī)則、維護(hù)責(zé)任等，使傳真機(jī)在公司運營中發(fā)揮最大效能，符合公司扁平化管理理念，減少不必要的流程，實現(xiàn)信息快速、準(zhǔn)確傳遞。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工。公司內(nèi)各部門、各層級員工在使用傳真機(jī)時，均需遵守本規(guī)定。同時，對于因業(yè)務(wù)往來使用公司傳真機(jī)的客戶，在相關(guān)人員的指導(dǎo)下參照本規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門-負(fù)責(zé)公司傳真機(jī)的統(tǒng)一采購、配備與調(diào)配。根據(jù)公司各部門業(yè)務(wù)需求，合理安排傳真機(jī)的數(shù)量與放置位置，確保各部門工作的正常開展。-制定傳真機(jī)使用規(guī)范與管理細(xì)則，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。定期對傳真機(jī)使用情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。-承擔(dān)傳真機(jī)的日常維護(hù)與保養(yǎng)工作，安排專人定期對傳真機(jī)進(jìn)行清潔、檢查，確保設(shè)備正常運行。負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員對出現(xiàn)故障的傳真機(jī)進(jìn)行維修，并跟進(jìn)維修進(jìn)度與質(zhì)量。2.各使用部門-部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的日常操作與管理，確保傳真機(jī)的使用符合公司規(guī)定。-教育本部門員工正確使用傳真機(jī)，提高使用效率，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞或信息傳遞失誤。-配合行政部門做好傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)工作，及時反饋傳真機(jī)出現(xiàn)的問題。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機(jī)的使用-使用前準(zhǔn)備-使用傳真機(jī)前，員工應(yīng)確保傳真機(jī)處于正常工作狀態(tài)，檢查紙張是否充足、墨粉是否正常等。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常，應(yīng)及時通知行政部門處理。-確認(rèn)要發(fā)送或接收傳真的號碼準(zhǔn)確無誤，避免因號碼錯誤導(dǎo)致信息誤傳。對于重要傳真，建議在發(fā)送前與對方進(jìn)行電話溝通，確認(rèn)接收號碼及接收人員。-發(fā)送傳真-將要發(fā)送的文件整理整齊，確保頁面清晰、內(nèi)容完整。對于多頁文件，應(yīng)按順序排列并裝訂，防止在傳真過程中出現(xiàn)錯頁、漏頁現(xiàn)象。-撥打?qū)Ψ絺髡嫣柎a，聽到傳真信號后，將文件放入傳真機(jī)進(jìn)紙口，根據(jù)傳真機(jī)提示操作發(fā)送傳真。發(fā)送過程中，要密切關(guān)注傳真機(jī)的工作狀態(tài)，如出現(xiàn)卡紙等異常情況，應(yīng)立即停止操作，并按照正確方法排除故障。-發(fā)送完成后，檢查傳真機(jī)顯示的發(fā)送報告，確認(rèn)傳真是否成功發(fā)送。如發(fā)送失敗，應(yīng)根據(jù)提示信息查找原因，重新發(fā)送。對于多次發(fā)送仍失敗的情況，應(yīng)及時與對方聯(lián)系，說明情況并協(xié)商解決辦法。-接收傳真-傳真機(jī)接收傳真時，負(fù)責(zé)人員應(yīng)及時查看。如收到的傳真內(nèi)容涉及緊急事項，應(yīng)立即通知相關(guān)人員處理；對于普通傳真，應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定進(jìn)行分類、登記，并及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員。-如接收的傳真字跡模糊、頁面不完整等，應(yīng)及時與對方聯(lián)系，要求重新發(fā)送。2.傳真記錄管理-各部門應(yīng)建立傳真使用登記本，對每次傳真的發(fā)送和接收情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括日期、時間、發(fā)送/接收號碼、文件主題、頁數(shù)、是否成功等信息。-行政部門定期對各部門的傳真登記本進(jìn)行檢查，確保記錄的真實性和完整性。同時，對傳真記錄進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解各部門傳真使用頻率、常見問題等，為優(yōu)化傳真機(jī)管理提供依據(jù)。3.傳真機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)-日常維護(hù)-行政部門安排專人每日對傳真機(jī)進(jìn)行清潔，使用干凈的軟布擦拭傳真機(jī)表面，清除灰塵和污漬。定期清理傳真機(jī)進(jìn)紙口和出紙口，防止紙屑堵塞。-每周對傳真機(jī)進(jìn)行一次內(nèi)部檢查，檢查硒鼓、墨盒等部件的使用情況，如發(fā)現(xiàn)硒鼓墨粉不足、墨盒墨水干涸等情況，應(yīng)及時更換。-定期保養(yǎng)-每季度由行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員對傳真機(jī)進(jìn)行全面保養(yǎng)，包括對傳真機(jī)的機(jī)械部件進(jìn)行潤滑、調(diào)試，對電子元件進(jìn)行檢測等，確保傳真機(jī)處于最佳工作狀態(tài)。-在傳真機(jī)使用一定時間或發(fā)送、接收一定數(shù)量的傳真后，根據(jù)設(shè)備使用說明書的要求，對傳真機(jī)進(jìn)行必要的維護(hù)操作，如更換部件、升級軟件等。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時使用公司配備的傳真機(jī)，行政部門應(yīng)確保傳真機(jī)的正常運行，為員工提供良好的使用條件。-員工對傳真機(jī)使用過程中出現(xiàn)的問題，有權(quán)向行政部門提出合理的建議和意見，以促進(jìn)傳真機(jī)管理工作的改進(jìn)。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定，正確使用傳真機(jī)，不得隨意更改傳真機(jī)的設(shè)置，不得利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無關(guān)的信息。-員工在使用傳真機(jī)過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時通知行政部門，不得擅自拆卸或維修傳真機(jī)，以免造成更大的損壞。-員工有義務(wù)保護(hù)通過傳真機(jī)接收或發(fā)送的公司機(jī)密信息，不得泄露傳真內(nèi)容，確保公司信息安全。3.公司權(quán)利與義務(wù)-公司有權(quán)對員工使用傳真機(jī)的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對于違反規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)制度進(jìn)行處理。-公司有義務(wù)為員工提供必要的傳真機(jī)使用培訓(xùn)，使員工掌握正確的操作方法，提高工作效率。同時，公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，及時更新和維護(hù)傳真機(jī)設(shè)備，確保其性能滿足工作要求。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門作為傳真機(jī)使用管理的監(jiān)督部門，定期對各部門傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括傳真機(jī)的日常維護(hù)情況、傳真記錄的完整性、是否存在違規(guī)使用等。-在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門或人員提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。-鼓勵員工對其他員工違規(guī)使用傳真機(jī)的行為進(jìn)行監(jiān)督舉報，對于查證屬實的舉報，公司將給予舉報人一定的獎勵。2.考核機(jī)制-將傳真機(jī)使用管理情況納入部門績效考核體系，對傳真機(jī)使用規(guī)范、維護(hù)良好、記錄完整的部門給予適當(dāng)加分；對存在違規(guī)使用、設(shè)備維護(hù)不善等問題的部門，視情節(jié)輕重給予扣分處理。-對于個人違規(guī)使用傳真機(jī)的行為，如發(fā)送與工作無關(guān)的傳真、擅自更改傳真機(jī)設(shè)置導(dǎo)致設(shè)備損壞等，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、罰款等處理，并記錄在個人績效考核檔案中。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生