涉密文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉密文檔的管理，確保公司秘密信息的安全，防止公司商業(yè)機密、技術秘密等重要信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等涉密文檔的產(chǎn)生、傳遞、使用、存儲、保管、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保涉密文檔管理工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化對涉密文檔管理各環(huán)節(jié)的風險防控，從源頭上防止涉密信息的泄露。3.精準管控原則：根據(jù)涉密文檔的密級和重要性，實施分類分級管理，采取相應的管理措施。4.全程監(jiān)控原則：對涉密文檔的全生命周期進行跟蹤監(jiān)控，確保管理措施落實到位。（四）定義與分類1.涉密文檔定義：指涉及公司秘密，一旦泄露會給公司造成經(jīng)濟損失、聲譽損害或其他不良影響的各類文檔。2.涉密文檔分類絕密級：是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重的損害。機密級：重要的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重的損害。秘密級：一般的公司秘密，泄露會使公司的權益和利益遭受一定的損害。二、涉密文檔的產(chǎn)生與收集（一）職責分工1.業(yè)務部門：負責本部門涉密文檔的產(chǎn)生、初步整理和收集，并確保文檔的準確性和完整性。2.保密管理部門：對業(yè)務部門提交的涉密文檔進行審核和登記，指導業(yè)務部門做好涉密文檔的前期管理工作。（二）產(chǎn)生要求1.員工在工作過程中，應嚴格按照保密規(guī)定，妥善處理涉及公司秘密的信息，確保涉密文檔的產(chǎn)生符合保密要求。2.對于在業(yè)務活動中形成的涉密文檔，應及時進行標識，明確密級和保密期限。（三）收集流程1.業(yè)務部門在完成涉密文檔的起草、制作等工作后，應及時將文檔整理好，交本部門負責人審核。2.部門負責人審核無誤后，將文檔提交給保密管理部門進行登記。3.保密管理部門對提交的涉密文檔進行編號、分類，并錄入公司涉密文檔管理系統(tǒng)。三、涉密文檔的傳遞與流轉(zhuǎn)（一）傳遞方式1.專人傳遞：對于重要且緊急的涉密文檔，應安排專人進行傳遞，并采取必要的安全防護措施，如密封包裝、加密存儲等。2.機要通信：通過機要通信渠道傳遞涉密文檔，確保文檔傳遞的安全性和可靠性。3.電子傳輸：利用公司內(nèi)部的加密網(wǎng)絡進行涉密文檔的電子傳輸，傳輸過程中應采用加密技術，防止信息被竊取或篡改。（二）流轉(zhuǎn)審批1.涉密文檔在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，需填寫《涉密文檔流轉(zhuǎn)審批表》，詳細注明流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)部門、流轉(zhuǎn)時間等信息。2.流轉(zhuǎn)審批表需經(jīng)文檔產(chǎn)生部門負責人、接收部門負責人、保密管理部門負責人審批簽字后，方可進行流轉(zhuǎn)。（三）跟蹤與監(jiān)控1.保密管理部門應對涉密文檔的傳遞和流轉(zhuǎn)過程進行跟蹤，及時掌握文檔的去向和狀態(tài)。2.對于重要涉密文檔的傳遞和流轉(zhuǎn)，可采用定位跟蹤等技術手段，確保文檔的安全。四、涉密文檔的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.涉密文檔的使用應在規(guī)定的保密場所進行，嚴禁在非保密場所使用涉密文檔。2.使用涉密文檔的人員必須經(jīng)過保密培訓，熟悉保密規(guī)定，嚴格按照批準的用途使用文檔，不得擅自擴大使用范圍。3.在使用涉密文檔過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞、丟失等情況，應及時報告保密管理部門，并采取相應的補救措施。（二）借閱管理1.因工作需要借閱涉密文檔的，需填寫《涉密文檔借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請表需經(jīng)文檔保管部門負責人、保密管理部門負責人審批簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱涉密文檔應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員應對借閱的涉密文檔妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的涉密文檔上涂改、圈劃、批注等。五、涉密文檔的存儲與保管（一）存儲場所1.公司應設立專門的涉密文檔存儲場所，存儲場所應具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等安全設施。2.涉密文檔存儲場所應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設備，確保存儲場所的安全。（二）存儲方式1.涉密文檔應分類存放，不同密級的文檔應分開存儲，并有明顯的標識。2.存儲涉密文檔的介質(zhì)應進行加密處理，并定期進行備份，備份介質(zhì)應異地存放。（三）保管職責1.保密管理部門負責涉密文檔存儲場所的日常管理和維護，確保存儲環(huán)境符合安全要求。2.文檔保管人員應定期對存儲的涉密文檔進行清點、核對，確保文檔的數(shù)量和完整性。3.對于超過保密期限或已失去保存價值的涉密文檔，文檔保管人員應及時報告保密管理部門，按照規(guī)定進行銷毀處理。六、涉密文檔的保密措施（一）人員管理1.公司對涉及涉密文檔管理的人員進行嚴格的背景審查，確保人員具備良好的政治素質(zhì)和保密意識。2.加強對涉密人員的保密教育和培訓，定期組織保密知識培訓和考核，提高涉密人員的保密技能和業(yè)務水平。3.與涉密人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任，對違反保密協(xié)議的人員依法追究法律責任。（二）物理防護1.在涉密文檔存儲場所、辦公區(qū)域等安裝保密設備，如碎紙機、加密鎖等，防止涉密信息通過物理方式泄露。2.對辦公設備進行管理，禁止在連接外網(wǎng)的設備上處理涉密文檔，防止涉密信息通過網(wǎng)絡泄露。（三）技術防范1.采用先進的加密技術對涉密文檔進行加密處理，確保文檔在傳輸和存儲過程中的安全性。2.利用安全審計系統(tǒng)對涉密文檔的操作行為進行監(jiān)控和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。七、涉密文檔的解密與銷毀（一）解密管理1.涉密文檔的保密期限屆滿或因工作需要不再保密的，由保密管理部門提出解密建議，報公司主管領導批準后進行解密。2.解密后的涉密文檔應按照公司普通文檔進行管理。（二）銷毀流程1.對于需要銷毀的涉密文檔，由文檔保管部門填寫《涉密文檔銷毀申請表》，注明銷毀原因、文檔名稱、數(shù)量等信息。2.銷毀申請表需經(jīng)保密管理部門負責人、公司主管領導審批簽字后，方可進行銷毀。3.涉密文檔的銷毀應采用安全可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無法恢復。4.銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與銷毀人員簽字確認。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.保密管理部門定期對公司各部門的涉密文檔管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立內(nèi)部保密監(jiān)督舉報機制，鼓勵員工對違反保密規(guī)定的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）外部審計1.定期聘請專業(yè)的審計機構(gòu)對公司的涉密文檔管理工作進行審計，確保公司的涉密文檔管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.根據(jù)審計意見和建議，及時完善公司的涉密文檔管理制度和管理措施。九、責任追究（一）違規(guī)責任1.對于違反本辦法規(guī)定，導致公司涉密文檔泄露的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重，給予警告、罰款、降職、撤職等處分。2.對于因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法要求