深圳印章管理辦法總則目的與依據(jù)為加強(qiáng)深圳地區(qū)印章管理，維護(hù)公司/組織正常運(yùn)營(yíng)秩序，保障公司/組織及相關(guān)方合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織在深圳地區(qū)所使用的各類印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。印章定義本辦法所指印章，是指以公司/組織名義在各類文件、合同、票據(jù)、報(bào)表等上加蓋的具有法律效力的印鑒。管理原則印章管理遵循“依法依規(guī)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范操作、安全保密”的原則。確保印章使用合法合規(guī)，明確各級(jí)管理職責(zé)，規(guī)范使用流程，保障印章安全與信息保密。印章的刻制申請(qǐng)流程1.需求部門填寫申請(qǐng)表：各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍、樣式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交上級(jí)審批：申請(qǐng)表提交至公司/組織管理層，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際工作需求進(jìn)行審批。審批通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至印章管理部門。3.印章管理部門審核：印章管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)信息的準(zhǔn)確性與必要性。審核通過后，將申請(qǐng)表提交至行政管理部門。4.行政管理部門辦理刻制：行政管理部門依據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行印章刻制。在刻制過程中，行政管理部門應(yīng)監(jiān)督刻制單位按照規(guī)定的樣式、材質(zhì)進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量?？讨埔?.符合法律法規(guī)：印章的樣式、規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。嚴(yán)禁刻制與公司/組織實(shí)際情況不符或具有誤導(dǎo)性的印章。2.材質(zhì)與質(zhì)量：印章材質(zhì)應(yīng)選用耐久性好、不易變形的材料，如優(yōu)質(zhì)石材、金屬等?？讨乒に噾?yīng)精細(xì)，印章字跡清晰、圖案完整，確保印章的辨識(shí)度和防偽性能。3.備案登記：印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印章的樣式、材質(zhì)、刻制時(shí)間、刻制單位等信息進(jìn)行備案登記。備案信息應(yīng)妥善保存，以備查詢。印章的領(lǐng)取與發(fā)放領(lǐng)取程序1.行政管理部門通知：行政管理部門在印章刻制完成并備案登記后，通知印章需求部門領(lǐng)取印章。2.需求部門領(lǐng)取人簽字確認(rèn)：需求部門指定專人憑有效身份證件到行政管理部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取人在領(lǐng)取印章時(shí)，應(yīng)在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、印章名稱、數(shù)量等信息。發(fā)放登記1.詳細(xì)記錄：行政管理部門對(duì)印章的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括領(lǐng)取人姓名、部門、聯(lián)系方式、領(lǐng)取日期、印章名稱、數(shù)量、用途等信息。發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和追溯。2.建立臺(tái)賬：印章管理部門根據(jù)行政管理部門的發(fā)放記錄，建立印章臺(tái)賬。臺(tái)賬應(yīng)實(shí)時(shí)更新，準(zhǔn)確反映印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。印章的使用使用范圍1.公章：用于公司/組織對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等，代表公司/組織行使權(quán)力和履行職責(zé)。2.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織的財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同等，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.法定代表人章：用于特定的法律文件、授權(quán)委托書、財(cái)務(wù)票據(jù)等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場(chǎng)合。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等，代表部門行使職責(zé)。6.業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證、報(bào)表等，如銷售專用章、采購(gòu)專用章等。使用流程1.填寫用印申請(qǐng)表：使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并注明用印用途及是否符合相關(guān)規(guī)定。2.提交審批：申請(qǐng)表提交至相應(yīng)的審批層級(jí)，按照公司/組織的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，確保用印符合公司/組織的利益和規(guī)定。3.印章管理部門審核：印章管理部門收到經(jīng)審批通過的用印申請(qǐng)表后，再次對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全、用印文件是否符合格式要求等。審核通過后，方可進(jìn)行用印操作。4.用印操作：印章管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見和規(guī)定的用印范圍進(jìn)行用印操作。用印時(shí)，應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定的位置上，不得模糊、重疊或遺漏。用印完成后，印章管理人員應(yīng)在《用印登記表》上記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人等信息。使用限制1.不得擅自使用：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用印章。任何部門和個(gè)人不得超越權(quán)限使用印章，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.不得異地使用：原則上，印章應(yīng)在公司/組織辦公場(chǎng)所內(nèi)使用。確因工作需要在異地使用印章的，應(yīng)提前履行相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的安全措施，確保印章使用安全。3.不得私自委托他人用?。何唇?jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得將印章私自委托他人使用。如因特殊情況需要委托他人用印的，應(yīng)辦理書面委托手續(xù)，并明確委托事項(xiàng)、委托期限、委托責(zé)任等內(nèi)容。印章的保管保管職責(zé)1.專人保管：各類印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.安全存放：印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章盒等，并采取必要的防盜、防火、防潮、防蟲等措施。3.定期檢查：保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損、字跡清晰。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換。保管要求1.分開保管：財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等重要印章應(yīng)分別由不同人員保管，不得由同一人保管全部重要印章。2.離崗交接：印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因離崗時(shí)，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)印章數(shù)量、種類、完好情況等，并在《印章交接登記表》上簽字確認(rèn)。交接手續(xù)未辦理完畢前，原保管人員不得離職。印章的停用與銷毀停用情形1.機(jī)構(gòu)變更：因公司/組織機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組、合并、分立等原因，導(dǎo)致印章不再使用的。2.業(yè)務(wù)終止：因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、終止，相關(guān)印章已無使用必要的。3.印章?lián)p壞：印章因磨損、變形、損壞等原因無法正常使用的。4.其他原因：因法律法規(guī)、政策調(diào)整或其他不可抗力因素，導(dǎo)致印章需要停用的。停用程序1.提出申請(qǐng)：印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱、數(shù)量等信息，并提交至印章管理部門。2.審批確認(rèn)：印章管理部門收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行審核并提交至公司/組織管理層審批。審批通過后，印章管理部門通知相關(guān)部門和人員印章停用事宜。3.封存保管：印章停用后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章封存，并妥善保管。封存的印章應(yīng)注明停用日期、停用原因等信息。銷毀程序1.制定銷毀計(jì)劃：對(duì)于需要銷毀的印章，印章管理部門應(yīng)制定銷毀計(jì)劃，明確銷毀方式、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)等信息。銷毀計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司/組織管理層批準(zhǔn)。2.組織銷毀：根據(jù)銷毀計(jì)劃，印章管理部門組織相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對(duì)印章進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保印章徹底銷毀，防止印章流失。3.記錄備案：銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀印章名稱、數(shù)量等信息。印章管理部門應(yīng)將銷毀記錄進(jìn)行備案，以備查詢。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的刻制、領(lǐng)取、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.違規(guī)處理：對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的印章管理違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。外部監(jiān)督1.接受監(jiān)管：公司/組織應(yīng)積極