紙質(zhì)印鑒管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)印鑒的管理，規(guī)范印鑒的使用流程，確保公司印章使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的各類紙質(zhì)印鑒，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。（三）定義1.紙質(zhì)印鑒：指公司以實(shí)體形式存在的、具有法律效力的印章，用于在各類文件、合同、報(bào)表等紙質(zhì)材料上加蓋確認(rèn)。2.印鑒保管人：指負(fù)責(zé)保管公司紙質(zhì)印鑒的人員，對(duì)印鑒的安全存放和正確使用負(fù)有直接責(zé)任。3.印鑒使用審批人：指根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)印鑒使用申請(qǐng)進(jìn)行審核、批準(zhǔn)的人員，應(yīng)確保印鑒使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（四）管理原則1.合法性原則：印鑒的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。2.安全性原則：采取有效措施確保印鑒的存放安全，防止印鑒被盜用、冒用或丟失。3.審批原則：印鑒使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.登記原則：對(duì)印鑒的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，以備查詢和追溯。二、印鑒的刻制與啟用（一）刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制紙質(zhì)印鑒時(shí)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，詳細(xì)說明刻制印鑒的名稱、用途、數(shù)量等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制過程中，行政管理部門應(yīng)監(jiān)督印章刻制單位按照規(guī)定的樣式、規(guī)格進(jìn)行刻制，確保印鑒質(zhì)量清晰、規(guī)范。（二）啟用1.新刻制的印鑒完成后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門對(duì)印鑒進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印鑒的外觀、尺寸、文字、圖案等是否與申請(qǐng)一致，印鑒的清晰度和防偽性能是否符合要求。2.驗(yàn)收合格的印鑒，由行政管理部門填寫《印鑒啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印鑒名稱、啟用日期、保管人等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后啟用。3.印鑒啟用后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)將印鑒的啟用情況通知各相關(guān)部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行備案。三、印鑒的保管（一）保管人員職責(zé)1.印鑒保管人應(yīng)妥善保管印鑒，確保印鑒存放安全，防止印鑒被盜用、冒用或丟失。印鑒應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印鑒保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印鑒保管人不得擅自將印鑒轉(zhuǎn)借他人使用，不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下將印鑒帶出公司辦公場所。如因工作需要必須帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，確保印鑒在使用過程中的安全。3.印鑒保管人應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒有損壞、模糊不清等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理部門，并按規(guī)定進(jìn)行更換。4.印鑒保管人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的印鑒使用制度，對(duì)每一次印鑒使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息，確保登記信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）保管方式1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印鑒應(yīng)實(shí)行專人保管制度，明確一名印鑒保管人負(fù)責(zé)保管。2.法定代表人章可根據(jù)工作需要，由法定代表人本人或其授權(quán)的財(cái)務(wù)人員保管。如由財(cái)務(wù)人員保管，應(yīng)經(jīng)法定代表人書面授權(quán)，并明確保管責(zé)任。3.對(duì)于一些臨時(shí)性或階段性使用的印鑒，如項(xiàng)目專用章等，可根據(jù)實(shí)際情況指定專人保管，并在使用完畢后及時(shí)收回。（三）保管地點(diǎn)1.印鑒保管地點(diǎn)應(yīng)選擇在公司內(nèi)部安全、便于管理的區(qū)域，一般為行政管理部門或財(cái)務(wù)部門的辦公室。2.保管地點(diǎn)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等，確保印鑒存放安全。（四）印鑒交接1.印鑒保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印鑒時(shí)，應(yīng)提前辦理印鑒交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)在公司行政管理部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保交接過程規(guī)范、清晰。2.交接雙方應(yīng)填寫《印鑒交接清單》，詳細(xì)記錄印鑒名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方簽字等信息。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司行政管理部門留存一份備案。3.交接完成后，如發(fā)現(xiàn)印鑒在交接前存在問題，由原保管人負(fù)責(zé)；如在交接后發(fā)現(xiàn)問題，由新保管人負(fù)責(zé)。四、印鑒的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的加蓋確認(rèn)，代表公司行使權(quán)力和履行義務(wù)。2.合同專用章主要用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)，確保財(cái)務(wù)活動(dòng)的合法性和準(zhǔn)確性。4.法定代表人章主要用于公司重要文件、合同等需要法定代表人簽字確認(rèn)的場合，或在財(cái)務(wù)票據(jù)上作為法定代表人的簽章。5.其他印鑒的使用范圍應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際工作需要明確界定，確保印鑒使用符合公司業(yè)務(wù)要求。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人需要使用印鑒時(shí)，應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印鑒使用的事由、文件名稱、文號(hào)、使用日期、預(yù)計(jì)使用份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：《印鑒使用申請(qǐng)表》應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。審批人應(yīng)認(rèn)真審查印鑒使用的必要性、合法性和真實(shí)性，確保印鑒使用符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。3.蓋章：經(jīng)批準(zhǔn)后的《印鑒使用申請(qǐng)表》交印鑒保管人，印鑒保管人應(yīng)按照申請(qǐng)表上的要求，在規(guī)定的位置加蓋印鑒，并對(duì)蓋章的文件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保蓋章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.登記：印鑒保管人在蓋章完成后，應(yīng)及時(shí)在《印鑒使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄印鑒使用的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)日期、批準(zhǔn)人、使用部門、使用事由、文件名稱、文號(hào)、蓋章份數(shù)等。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，需要立即使用印鑒但無法按照正常審批流程進(jìn)行申請(qǐng)的，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話向公司法定代表人或其授權(quán)人報(bào)告，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，在加蓋印鑒前，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。五、印鑒的停用與銷毀（一）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印鑒時(shí)，由相關(guān)部門提出申請(qǐng)，填寫《印鑒停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明停用原因、印鑒名稱、停用日期等信息。2.申請(qǐng)經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)及時(shí)通知印鑒保管人停止使用該印鑒，并將印鑒收回妥善保管。3.印鑒停用后，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布通知，告知各部門該印鑒已停用，不再具有法律效力。（二）銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的印鑒，由行政管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄印鑒名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.印鑒銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保印鑒無法恢復(fù)使用。一般可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并在銷毀過程中進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀徹底。3.印鑒銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《印鑒銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單一式兩份，行政管理部門留存一份備案，另一份作為銷毀記錄保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門應(yīng)定期對(duì)印鑒的保管和使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印鑒保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。2.公司審計(jì)部門應(yīng)不定期對(duì)印鑒管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查印鑒使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況以及印鑒管理的內(nèi)部控制制度是否有效。3.對(duì)于檢查和審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供印鑒管理的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用印鑒的。2.超越印鑒使用范圍使用印鑒的。3.在空白紙張、文件上加蓋印鑒的。4.印鑒保管人未妥善保管印鑒，導(dǎo)致印鑒被盜用、冒用或丟失的。5.印鑒使用審批人未認(rèn)真履行審批職責(zé)，導(dǎo)致印鑒使用不當(dāng)?shù)摹?.違反本辦法規(guī)定的其他行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)使用印鑒的行為，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)使用印鑒給公司