文書信函收發(fā)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書信函收發(fā)管理，確保各類文件、信函傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全，提高公司工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間文書信函的收發(fā)管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時原則：確保文書信函內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，及時傳遞，不延誤、不積壓。2.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件信函在傳遞過程中丟失、泄密。3.規(guī)范有序原則：收發(fā)流程規(guī)范，責(zé)任明確，便于查詢和追溯。二、收文管理（一）收文渠道1.公司前臺：負(fù)責(zé)接收所有寄至公司的外部信函、文件等。2.公司內(nèi)部郵箱：接收通過電子郵件發(fā)送至公司指定郵箱的文件。3.各部門指定專人：負(fù)責(zé)接收部門間流轉(zhuǎn)的文書信函。（二）收文登記1.前臺收文前臺收到外部信函、文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：來文日期、來文單位、文件名稱、文號、份數(shù)、密級等。對于重要文件或緊急文件，應(yīng)在登記后及時通知相關(guān)部門或人員。2.郵箱收文負(fù)責(zé)郵箱管理的人員應(yīng)每天定時查看郵箱，下載郵件并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容同前臺收文登記要求。對重要郵件應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好記錄。3.部門間收文各部門指定專人收到其他部門流轉(zhuǎn)的文書信函后，應(yīng)在本部門的收文登記簿上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括：收文日期、發(fā)文部門、文件名稱、文號、份數(shù)等。（三）文件分發(fā)1.前臺收文分發(fā)前臺根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，按照以下原則進(jìn)行分發(fā)：屬于公司領(lǐng)導(dǎo)批示或需公司領(lǐng)導(dǎo)知曉的文件，及時呈送公司領(lǐng)導(dǎo)。屬于各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，分發(fā)至相關(guān)部門。涉及多個部門的文件，根據(jù)文件要求確定主辦部門和協(xié)辦部門，分別分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、文號、份數(shù)、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。2.郵箱收文分發(fā)負(fù)責(zé)郵箱管理的人員按照前臺收文分發(fā)原則，將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門或人員，并要求接收人回復(fù)確認(rèn)收到郵件。3.部門間收文分發(fā)各部門收到其他部門流轉(zhuǎn)的文書信函后，應(yīng)及時將文件分發(fā)給本部門相關(guān)人員，并做好記錄。（四）文件傳閱1.需要傳閱的文件：對于需公司領(lǐng)導(dǎo)或多個部門共同知曉的文件，應(yīng)進(jìn)行傳閱。2.傳閱流程前臺或郵箱管理人員將文件送至傳閱起始部門或人員，并填寫傳閱登記表。傳閱起始部門或人員收到文件后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件傳遞給下一個傳閱人，并在傳閱登記表上簽字注明傳閱時間。傳閱人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，如有批示或意見，應(yīng)在文件上注明，并及時將文件傳遞給下一個傳閱人。最后一個傳閱人閱畢后，將文件退回前臺或郵箱管理人員。3.傳閱時間要求：一般文件傳閱時間不得超過[X]個工作日，緊急文件應(yīng)隨到隨傳，確保及時處理。（五）文件催辦1.催辦范圍：對超過規(guī)定傳閱時間未返回的文件，以及需要及時辦理但尚未處理的文件進(jìn)行催辦。2.催辦方式前臺或郵箱管理人員通過電話、郵件等方式向傳閱人或承辦部門催辦，并做好記錄。對于多次催辦仍未辦理的文件，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（六）文件歸檔1.歸檔范圍：所有收文處理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.歸檔時間：一般文件應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔，重要文件應(yīng)及時歸檔。3.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。歸檔文件應(yīng)編制目錄，便于查詢和檢索。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要擬制文件，擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、語言規(guī)范、格式符合要求。文件擬稿完成后，擬稿人應(yīng)填寫發(fā)文稿紙，注明文件標(biāo)題、文號、主送部門、抄送部門、擬稿人、擬稿日期等信息。2.審核擬稿部門負(fù)責(zé)人對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件的必要性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，審核通過后簽字確認(rèn)。涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽，會簽通過后由牽頭部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。重要文件或涉及公司重大決策的文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核。3.簽發(fā)經(jīng)審核通過的文件，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)范圍進(jìn)行簽發(fā)，簽發(fā)人應(yīng)簽署明確意見并簽字。4.編號辦公室負(fù)責(zé)對已簽發(fā)的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性和連續(xù)性原則。5.打印根據(jù)文件簽發(fā)稿，辦公室安排專人進(jìn)行打印，確保文件格式規(guī)范、字跡清晰。6.校對打印后的文件由擬稿人或其他專人進(jìn)行校對，校對無誤后在文件上簽字確認(rèn)。7.蓋章文件校對無誤后，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。8.分發(fā)辦公室按照文件主送部門、抄送部門進(jìn)行分發(fā)，并填寫文件分發(fā)清單，注明文件名稱、文號、份數(shù)、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息，由接收人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)文格式1.文件標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成。2.文號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如[公司簡稱]發(fā)[年份][序號]號。3.主送部門：填寫文件的主要受理部門。4.抄送部門：填寫需要知曉文件內(nèi)容的其他部門。5.正文：應(yīng)條理清晰、邏輯嚴(yán)密，語言簡潔明了。6.附件：如有附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱和序號，并隨文件一并分發(fā)。7.落款：注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期。（三）發(fā)文審批1.常規(guī)發(fā)文審批一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件或涉及公司重大事項(xiàng)的文件，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定后，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.緊急發(fā)文審批對于緊急文件，可先電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后發(fā)文，事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。（四）發(fā)文記錄1.辦公室應(yīng)建立發(fā)文登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、主送部門、抄送部門、簽發(fā)人、印發(fā)份數(shù)等信息。2.定期對發(fā)文情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司文件管理提供數(shù)據(jù)支持。四、信函管理（一）信函分類1.商務(wù)信函：包括公司與合作伙伴、客戶之間的業(yè)務(wù)往來信函，如詢價函、報(bào)價函、合同函等。2.公函：公司與政府部門、其他企事業(yè)單位之間的正式公文往來信函。3.私人信函：員工個人因私與外部單位或個人的信函往來。（二）商務(wù)信函管理1.起草與審核商務(wù)信函由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，起草人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求準(zhǔn)確表達(dá)意圖，確保信函內(nèi)容合法合規(guī)、條款清晰。信函起草完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，涉及重要商務(wù)條款的信函需提交公司領(lǐng)導(dǎo)或法律顧問審核。2.發(fā)送與跟蹤審核通過的商務(wù)信函由專人按照規(guī)定格式打印、蓋章后發(fā)送。發(fā)送方式可選擇郵寄、傳真或電子郵件等，確保信函及時、準(zhǔn)確送達(dá)對方。發(fā)送后應(yīng)跟蹤信函的接收情況，如對方未按時收到或?qū)π藕瘍?nèi)容有疑問，應(yīng)及時溝通解決。3.存檔商務(wù)信函處理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。（三）公函管理1.起草與審批公函由辦公室或相關(guān)職能部門根據(jù)工作需要起草，起草內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策要求。公函起草完成后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。2.發(fā)送與回復(fù)公函應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定格式和程序發(fā)送，確保公函的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。收到對方公函后，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并按照規(guī)定時間和要求進(jìn)行回復(fù)?；貜?fù)公函內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、得體，與來函對應(yīng)。3.存檔公函往來文件應(yīng)完整存檔，作為公司對外溝通和業(yè)務(wù)處理的重要依據(jù)。（四）私人信函管理1.員工應(yīng)遵守公司規(guī)定，不得利用公司辦公資源處理私人信函。2.對于確因工作需要在公司收發(fā)的少量私人信函，應(yīng)在不影響工作的前提下，由前臺或?qū)Ｈ舜?，并及時通知員工領(lǐng)取。五、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等重要文件和信函。2.公司內(nèi)部尚未公開的決策、計(jì)劃、報(bào)告等文件。（二）保密措施1.文件標(biāo)識：對涉及保密的文件和信函應(yīng)標(biāo)注密級，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等，并嚴(yán)格按照密級管理規(guī)定進(jìn)行處理。2.傳遞要求：保密文件和信函應(yīng)通過專人傳遞或加密傳輸，不得通過普通郵件、互聯(lián)網(wǎng)等易泄密渠道傳遞。3.閱讀范圍：嚴(yán)格限定保密文件和信函的閱讀范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍。4.存儲管理：保密文件和信函應(yīng)存儲在安全保密的場所，如專用文件柜、加密硬盤等，并定期進(jìn)行備份。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對文書信函收發(fā)管理中的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。六、信息化管理（一）建立電子文件管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書信函的電子化收發(fā)、存儲、檢索和管理。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、版本控制、安全加密等功能，確保電子文件的安全和有效利用。（二）電子文件處理流程1.收文處理通過電子文件管理系統(tǒng)接收外部郵件或內(nèi)部流轉(zhuǎn)文件，系統(tǒng)自動進(jìn)行登記和分類。根據(jù)文件內(nèi)容和分發(fā)原則，在系統(tǒng)中進(jìn)行文件分發(fā)和傳閱操作，相關(guān)人員可通過系統(tǒng)在線閱讀和批示文件。2.發(fā)文處理在電子文件管理系統(tǒng)中完成文件擬稿、審核、簽發(fā)、編號、排版等操作。系統(tǒng)自動生成電子文件，并按照設(shè)定的分發(fā)規(guī)則進(jìn)行分發(fā)，接收人可在系統(tǒng)中簽收文件。3.文件存儲與檢索電子文件管理系統(tǒng)按照文件類別、年份、文號等進(jìn)行分類存儲，便于快速檢索和查詢。提供多種檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等，方便用戶獲取所需文件。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子文件管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行