文秘印章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章使用管理，規(guī)范印章使用行為，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)印章的使用管理。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔責任的印章。2.法定代表人章：用于特定的公司業(yè)務(wù)及文件簽署。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要自行使用的印章。（四）基本原則1.嚴格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用印事項合法合規(guī)。2.登記備案原則：對印章使用情況進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。3.專人保管原則：指定專人負責印章保管，確保印章安全。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制，需由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，統(tǒng)一由行政管理部門負責辦理。2.刻制印章必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。3.申請刻制印章時，應(yīng)提交詳細的印章樣式、規(guī)格、用途等說明材料。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并組織印章啟用儀式。2.印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進行公示，明確印章的使用范圍、審批流程等相關(guān)規(guī)定。3.印章啟用時，應(yīng)做好印章啟用登記，記錄印章啟用時間、啟用范圍、保管人等信息。三、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、法定代表人章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管。2.財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管。3.部門印章由各部門指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)Ｓ糜≌潞袃?nèi)，并設(shè)置密碼或鑰匙保管制度。3.印章保管人員不得擅自將印章交與他人保管或使用，如因特殊情況需要委托他人代管，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。2.交接時，應(yīng)由行政管理部門或相關(guān)部門負責人監(jiān)交，確保印章數(shù)量、規(guī)格、用途等信息準確無誤，并在交接清單上簽字確認。3.交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署。2.法定代表人章用于特定的公司業(yè)務(wù)及文件簽署，如銀行開戶、貸款等。3.合同專用章用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章用于公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票等。5.部門印章用于各部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的蓋章。（二）使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并簽字確認。2.審批流程：一般事項用印：由部門負責人審核簽字后，報行政管理部門負責人審批。重要事項用印：由部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及財務(wù)、合同等重大事項用?。河上嚓P(guān)業(yè)務(wù)部門審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.用印登記：印章保管人員在進行用印前，應(yīng)仔細核對用印申請及審批手續(xù)是否齊全，無誤后在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息。4.用印蓋章：印章保管人員應(yīng)嚴格按照用印申請及審批意見進行用印，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.用印文件存檔：用印后的文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常審批流程用印時，使用印章的部門或個人應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進行用印，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，應(yīng)通過傳真、郵件等方式將用印申請及審批手續(xù)發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審核無誤后，由印章保管人員在異地用印，并將用印情況及時反饋給申請部門或個人。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由行政管理部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)布印章停用通知。2.印章停用后，應(yīng)及時收回，并妥善保管，防止印章流失。（二）銷毀1.對于已停用的印章，由行政管理部門負責組織銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)選擇安全、保密的方式進行，如粉碎、熔化等，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，存檔備查。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負責對印章使用管理情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴格履行保管職責。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批流程，用印登記是否完整、準確。3.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用后是否及時收回并妥善保管，銷毀印章是否按照規(guī)定進行。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等。2.如因印章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。七