標準物質器具管理辦法一、總則（一）目的為加強公司標準物質器具的管理，確保標準物質器具的量值準確可靠，滿足公司生產(chǎn)、科研、質量控制等工作的需要，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及標準物質器具的采購、驗收、校準、使用、維護、儲存、報廢等管理活動。（三）職責分工1.質量管理部門負責制定和修訂標準物質器具管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。組織標準物質器具的選型、采購評審等工作。定期對標準物質器具的管理情況進行檢查和評估。2.使用部門負責提出標準物質器具的需求計劃。正確使用和維護標準物質器具，確保其正常運行。配合質量管理部門做好標準物質器具的校準、驗收等工作。3.采購部門根據(jù)批準的需求計劃，負責標準物質器具的采購工作。確保采購的標準物質器具符合質量要求和相關標準。4.計量部門負責建立標準物質器具的計量檔案，制定校準計劃并組織實施。確保標準物質器具的量值溯源準確可靠。5.倉庫管理部門負責標準物質器具的入庫、儲存、保管和發(fā)放工作。確保標準物質器具儲存環(huán)境符合要求，防止損壞和變質。二、標準物質器具的采購（一）需求計劃1.使用部門應根據(jù)工作需要，提前制定標準物質器具的年度需求計劃。需求計劃應包括標準物質器具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等詳細信息。2.需求計劃應提交質量管理部門審核，經(jīng)批準后報采購部門作為采購依據(jù)。（二）選型與采購評審1.質量管理部門組織相關人員對標準物質器具的選型進行技術評審，確保選型的標準物質器具符合公司工作要求和相關標準。2.采購部門在采購標準物質器具前，應進行市場調研，選擇具有良好信譽和資質的供應商。采購合同應明確標準物質器具的規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、價格、交貨期、售后服務等條款。3.采購部門在簽訂采購合同前，應將合同草案提交質量管理部門審核，確保合同條款符合公司利益和相關法律法規(guī)要求。（三）采購實施1.采購部門按照采購合同要求，及時組織標準物質器具的采購工作。在采購過程中，應嚴格控制采購質量，確保所采購的標準物質器具符合質量要求。2.對于進口標準物質器具，采購部門應辦理相關的報關、報檢等手續(xù)，確保其合法合規(guī)進入公司。三、標準物質器具的驗收（一）驗收準備1.采購部門在標準物質器具到貨前，應通知質量管理部門、使用部門和計量部門做好驗收準備工作。2.驗收人員應熟悉標準物質器具的技術要求、驗收標準和驗收方法，準備好驗收所需的工具和文件。（二）驗收內(nèi)容1.外觀檢查檢查標準物質器具的外觀是否完好，有無破損、變形、銹蝕等缺陷。核對標準物質器具的型號、規(guī)格、數(shù)量等是否與采購合同一致。2.技術性能檢查按照標準物質器具的技術要求和驗收標準，對其技術性能進行測試和檢查。對于計量器具，應檢查其計量性能是否符合要求，是否具有有效的計量檢定證書。3.資料審查檢查標準物質器具的產(chǎn)品合格證、使用說明書、質量檢驗報告、計量檢定證書等相關資料是否齊全。核對資料的內(nèi)容是否與標準物質器具的實際情況相符。（三）驗收記錄1.驗收人員應如實記錄標準物質器具的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結果等。2.驗收記錄應妥善保存，作為標準物質器具管理檔案的重要組成部分。（四）驗收結果處理1.驗收合格的標準物質器具，由質量管理部門出具驗收合格報告，辦理入庫手續(xù)。2.驗收不合格的標準物質器具，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，協(xié)商解決退換貨等問題。如因質量問題給公司造成損失的，應按照采購合同的約定追究供應商的責任。四、標準物質器具的校準（一）校準計劃1.計量部門應根據(jù)標準物質器具的使用頻率、穩(wěn)定性等因素，制定年度校準計劃。校準計劃應明確校準的標準物質器具名稱、規(guī)格型號、校準周期、校準機構等信息。2.校準計劃應報質量管理部門審核，經(jīng)批準后組織實施。（二）校準實施1.計量部門按照校準計劃，將標準物質器具送法定計量檢定機構或具有資質的校準機構進行校準。2.在送校過程中，應確保標準物質器具的包裝、運輸?shù)确弦螅乐蛊鋼p壞或失準。3.校準機構應按照國家相關計量檢定規(guī)程或校準規(guī)范進行校準，并出具校準證書。校準證書應包含標準物質器具的基本信息、校準結果、校準有效期等內(nèi)容。（三）校準結果處理1.計量部門收到校準證書后，應對校準結果進行審核。如校準結果符合要求，應將校準證書存檔，并在標準物質器具上粘貼校準標識。2.如校準結果不符合要求，計量部門應分析原因，采取相應的措施進行處理。如屬于標準物質器具本身質量問題，應及時與供應商聯(lián)系退換貨；如屬于使用不當或環(huán)境因素等原因導致失準，應采取糾正措施，重新校準合格后方可使用。五、標準物質器具的使用（一）使用培訓1.使用部門應對標準物質器具的操作人員進行培訓，使其熟悉標準物質器具的性能、操作方法、維護要求等。2.操作人員應經(jīng)過培訓并考核合格后，方可上崗操作標準物質器具。（二）操作規(guī)程1.使用部門應根據(jù)標準物質器具的特點和使用要求，制定操作規(guī)程。操作規(guī)程應明確標準物質器具的操作步驟、注意事項、維護要求等內(nèi)容。2.操作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保標準物質器具的正常運行和使用安全。（三）使用記錄1.操作人員在使用標準物質器具過程中，應如實記錄使用情況，包括使用時間、使用人員、使用參數(shù)、樣品信息等。2.使用記錄應妥善保存，以便追溯和查詢。（四）使用環(huán)境要求1.標準物質器具的使用環(huán)境應符合其技術要求，如溫度、濕度、防塵、防震等。2.使用部門應采取相應的措施，確保標準物質器具的使用環(huán)境滿足要求。六、標準物質器具的維護（一）日常維護1.操作人員在使用標準物質器具后，應及時進行清潔、保養(yǎng)等日常維護工作。2.日常維護工作應按照操作規(guī)程和維護要求進行，確保標準物質器具的性能良好。（二）定期維護1.計量部門應根據(jù)標準物質器具的使用情況和維護要求，制定定期維護計劃。定期維護計劃應明確維護的內(nèi)容、時間間隔、維護人員等信息。2.定期維護工作應由專業(yè)人員按照維護計劃進行，對標準物質器具進行全面檢查、調試、校準等維護工作。3.定期維護后，應做好維護記錄，記錄維護的時間、內(nèi)容、維護人員、維護結果等信息。（三）故障維修1.當標準物質器具出現(xiàn)故障時，操作人員應及時報告使用部門負責人。使用部門負責人應組織相關人員進行故障診斷和維修。2.對于復雜故障或本部門無法維修的故障，應及時聯(lián)系供應商或專業(yè)維修機構進行維修。維修后應進行驗證，確保標準物質器具恢復正常運行。3.故障維修記錄應詳細記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、原因、維修過程、維修結果等信息。七、標準物質器具的儲存（一）儲存環(huán)境1.倉庫管理部門應根據(jù)標準物質器具的特性，提供適宜的儲存環(huán)境。儲存環(huán)境應滿足溫度、濕度、通風、防塵、防潮、防火、防盜等要求。2.對于有特殊儲存要求的標準物質器具，如易燃易爆、有毒有害等，應按照相關規(guī)定進行單獨儲存，并采取相應的安全防護措施。（二）分類存放1.標準物質器具應按照類別、規(guī)格型號、用途等進行分類存放，便于管理和查找。2.對于同類標準物質器具，應按照校準有效期的先后順序進行排列，確保先到期的先使用。（三）標識管理1.倉庫管理部門應對標準物質器具進行標識管理，標識應包括標準物質器具的名稱、規(guī)格型號、校準有效期、狀態(tài)等信息。2.標識應清晰、準確、牢固，便于識別和追溯。（四）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對標準物質器具進行庫存盤點，確保賬物相符。2.庫存盤點應包括標準物質器具的數(shù)量、規(guī)格型號、狀態(tài)等信息，盤點結果應記錄在庫存盤點表中。3.如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應及時查明原因，進行調整和處理，并報告質量管理部門。八、標準物質器具的報廢（一）報廢條件1.標準物質器具符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過校準有效期且無法校準或修復的。損壞嚴重，無法正常使用且無維修價值的。因技術進步等原因，已被淘汰或不再適用的。其他符合報廢條件的情況。2.使用部門應填寫標準物質器具報廢申請表，詳細說明報廢原因，并提交質量管理部門審核。（二）報廢審批1.質量管理部門收到報廢申請表后，應組織相關人員進行技術鑒定和審核。經(jīng)審核同意報廢的，報公司主管領導批準。2.經(jīng)批準報廢的標準物質器具，由倉庫管理部門負責辦理報廢手續(xù)，并將報廢的標準物質器具進行妥善處理。（三）報廢處理1.對于報廢的標準物質器具，如屬于可回收利用的，應進行回收處理；如屬于不可回收利用的，應按照相關規(guī)定進行無害化處理，防止環(huán)境污染。2.報廢處理記錄應詳細記錄報廢標準物質器具的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因、處理方式等信息。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.質量管理部門應定期對標準物質器具的管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購、驗收、校準、使用、維護、儲存、報廢等環(huán)節(jié)。2.定期檢查應制定檢查計劃，明確檢查的時間、人員、內(nèi)容、方法等。檢查結果應記錄在檢查報告中，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改要求。（二）不定期抽查1.公司領導或質量管理部門可根據(jù)工作需要，對標準物質器具的管理情況進行不定期抽查。2.不定期抽查應重點檢查標準物質器具的使用情