外事工作管理辦法高校一、總則（一）目的為了進一步加強我校外事工作的管理，規(guī)范外事活動流程，提高外事工作質量和效率，促進國際交流與合作的健康發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于我校與國外及港澳臺地區(qū)的高校、科研機構、企業(yè)等組織開展的各類外事活動，包括但不限于學術交流、合作研究、學生交流、教師互訪、國際會議等。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和外事政策，維護國家主權、安全和利益。2.堅持平等互利、友好合作的原則，尊重對方的文化、習俗和宗教信仰。3.注重實效，結合學校的發(fā)展戰(zhàn)略和學科建設需求，開展有針對性的外事活動。4.規(guī)范管理，嚴格執(zhí)行外事審批程序，確保外事活動的合法性、合規(guī)性和有序性。二、外事工作管理機構及職責（一）外事工作領導小組外事工作領導小組是學校外事工作的決策機構，由學校黨委書記、校長擔任組長，分管外事工作的校領導擔任副組長，成員包括國際交流與合作處、教務處、科研處、人事處、財務處等相關職能部門負責人。其主要職責是：1.貫徹執(zhí)行國家外事政策和法律法規(guī)，研究制定學校外事工作的發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃。2.審議學校外事工作的重大事項，包括外事合作協(xié)議的簽訂、重要外事活動的安排等。3.協(xié)調解決外事工作中出現的重大問題。（二）國際交流與合作處國際交流與合作處是學校外事工作的歸口管理部門，負責學校外事工作的具體組織實施和日常管理。其主要職責是：1.制定和完善學校外事工作的規(guī)章制度，并組織實施。2.負責學校外事活動的申報、審批和備案工作。3.組織開展對外聯絡與交流活動，拓展國際合作渠道，建立和維護與國外及港澳臺地區(qū)高校、科研機構、企業(yè)等組織的合作關系。4.負責學校師生出國（境）交流項目的組織、管理和服務工作，包括項目申報、人員選派、行前培訓、境外管理等。5.負責接待來訪的外國及港澳臺地區(qū)客人，安排外事活動日程。6.歸口管理學校的外事經費，合理使用外事經費，確保經費使用的合規(guī)性和效益性。7.負責外事信息的收集、整理和發(fā)布工作，及時向學校領導和相關部門通報外事工作動態(tài)。（三）相關職能部門教務處、科研處、人事處、財務處等相關職能部門按照各自職責，協(xié)同做好外事工作。具體職責如下：1.教務處：負責與國外及港澳臺地區(qū)高校開展學生交流項目的對接與協(xié)調，審核學生交流項目的教學計劃和課程安排。2.科研處：負責與國外及港澳臺地區(qū)科研機構開展合作研究項目的組織與管理，審核合作研究項目的科研計劃和經費預算。3.人事處：負責教師出國（境）訪學、進修、合作研究等項目的人員選派和管理，審核教師出國（境）的相關手續(xù)。4.財務處：負責外事經費的預算編制、核算和報銷工作，嚴格執(zhí)行外事經費管理規(guī)定，確保經費使用的規(guī)范和安全。三、外事活動審批與管理（一）外事活動申報1.學校各單位和個人開展外事活動，應提前填寫《外事活動申請表》，詳細說明活動的目的、內容、時間、地點、參與人員等信息，并提交相關的背景材料和合作協(xié)議（如有）。2.申請表經所在單位負責人審核同意后，報國際交流與合作處審批。（二）外事活動審批1.國際交流與合作處收到《外事活動申請表》后，按照國家外事政策和學校外事工作管理辦法進行審核。對于重要外事活動，需提交外事工作領導小組審議。2.外事活動審批通過后，由國際交流與合作處出具審批意見，并通知申請人。未經審批的外事活動不得擅自開展。（三）外事活動備案1.外事活動舉辦前，申請人應將活動的詳細安排和相關材料報國際交流與合作處備案。備案材料包括活動日程安排、邀請信、接待方案、安全預案等。2.國際交流與合作處負責對備案材料進行審核，確?；顒影才欧贤馐鹿ぷ鞴芾硪?。對于涉及敏感問題或重要事項的外事活動，需及時向上級主管部門報告。（四）外事活動實施1.外事活動實施過程中，參與人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和外事紀律，尊重對方的文化、習俗和宗教信仰，維護學校的良好形象。2.國際交流與合作處負責對外事活動進行全程跟蹤和指導，及時協(xié)調解決活動中出現的問題。對于重大外事活動，可安排專人負責現場協(xié)調和服務工作。（五）外事活動總結1.外事活動結束后，參與人員應及時撰寫活動總結報告，總結活動的經驗和成果，分析存在的問題和不足，并提出改進建議。2.活動總結報告經所在單位負責人審核后，報國際交流與合作處存檔。國際交流與合作處應定期對外事活動進行總結和評估，為學校外事工作的決策提供參考依據。四、師生出國（境）管理（一）出國（境）申請1.我校師生因學術交流、合作研究、培訓學習、參加會議等原因需要出國（境）的，應提前向所在單位提出申請，并填寫《出國（境）申請表》。2.申請表應詳細說明出國（境）的目的、時間、地點、行程安排、經費來源等信息，并提交相關的邀請信、會議通知、合作協(xié)議等證明材料。（二）出國（境）審批1.所在單位負責人對申請人的出國（境）申請進行審核，簽署意見后報國際交流與合作處。2.國際交流與合作處按照國家外事政策和學校相關規(guī)定對申請進行審批。對于涉及重要崗位、關鍵領域或國家公派項目的人員出國（境），需提交外事工作領導小組審議。3.經審批同意出國（境）的人員，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，包括護照簽證、境外保險、行前培訓等。（三）出國（境）備案1.出國（境）人員應在出發(fā)前將出國（境）的詳細信息報國際交流與合作處備案，備案信息包括姓名、性別、出生日期、護照號碼、出訪國家（地區(qū)）、出訪時間、境外停留期限、聯系方式等。2.國際交流與合作處負責對出國（境）人員的備案信息進行審核，并建立出國（境）人員信息庫。對于長期出國（境）人員，應定期跟蹤其在外情況。（四）境外管理1.出國（境）人員應嚴格遵守國家法律法規(guī)和外事紀律，遵守所在國家（地區(qū)）的法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定，自覺維護國家和學校的利益。2.出國（境）人員應按照出訪計劃開展活動，不得擅自改變行程或延長境外停留期限。如需變更行程或延長停留期限，應提前向國際交流與合作處報告，并辦理相關手續(xù)。3.學校鼓勵出國（境）人員積極參與國際交流與合作活動，加強與國外同行的溝通與交流，及時了解國際學術前沿動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢。同時，希望大家注意自身安全，妥善保管個人財物，避免發(fā)生意外事故。（五）回國（境）報告1.出國（境）人員回國（境）后，應在一周內填寫《出國（境）總結報告表》，總結出國（境）期間的學習、工作和交流情況，提交相關的成果材料（如學術論文、研究報告、合作協(xié)議等）。2.所在單位應組織對出國（境）人員的總結報告進行審核，并將審核意見報國際交流與合作處。國際交流與合作處應定期對出國（境）人員的回國（境）報告進行匯總和分析，為學校選派人員出國（境）提供參考依據。五、外事經費管理（一）經費預算1.學校各單位開展外事活動，應根據活動的實際需要編制外事經費預算。外事經費預算應包括國際旅費、住宿費、伙食費、公雜費、學術交流費、合作研究費等各項費用。2.外事經費預算應按照學校財務管理制度的規(guī)定進行編制和審批。對于重大外事活動的經費預算，需提交外事工作領導小組審議。（二）經費使用1.外事經費應嚴格按照預算用途使用，專款專用，不得挪作他用。2.外事經費的報銷應按照學校財務報銷制度的規(guī)定進行，報銷憑證應真實、合法、有效。對于涉及國際旅費、住宿費等大額費用的報銷，應提供相關的發(fā)票、合同、行程單等證明材料。3.學校鼓勵各單位積極拓展外事經費來源渠道，通過爭取國家項目、企業(yè)資助、社會捐贈等方式，增加外事經費收入，支持學校外事工作的發(fā)展。（三）經費管理與監(jiān)督1.國際交流與合作處負責外事經費的歸口管理，定期對外事經費的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，確保經費使用的合規(guī)性和效益性。2.財務處負責外事經費的核算和報銷工作，嚴格執(zhí)行外事經費管理規(guī)定，加強對外事經費的財務管理和監(jiān)督。3.學校審計部門負責對外事經費的使用情況進行審計監(jiān)督，定期開展外事經費專項審計工作，確保經費使用的真實性、合法性和效益性。對于違反外事經費管理規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、外事接待管理（一）接待計劃1.學校接待來訪的外國及港澳臺地區(qū)客人，應提前制定接待計劃。接待計劃應包括客人的基本信息、來訪目的、行程安排、接待人員、接待費用等內容。2.接待計劃經所在單位負責人審核同意后，報國際交流與合作處審批。對于重要客人的接待計劃，需提交外事工作領導小組審議。（二）接待實施1.接待單位應按照接待計劃安排好客人的食宿、交通、參觀訪問等活動，確保接待工作的熱情、周到、細致。2.接待過程中，應注重與客人的溝通與交流，了解客人的需求和意見，及時解決客人遇到的問題。同時，要向客人介紹學校的基本情況、學科特色、科研成果等，展示學校的良好形象。3.接待單位應嚴格控制接待費用，不得超標準接待。接待費用的報銷應按照學校財務報銷制度的規(guī)定進行，報銷憑證應真實、合法、有效。（三）接待總結1.外事接待活動結束后，接待單位應及時撰寫接待總結報告，總結接待工作的經驗和成果，分析存在的問題和不足，并提出改進建議。2.接待總結報告經所在單位負責人審核后，報國際交流與合作處存檔。國際交流與合作處應定期對外事接待工作進行總結和評估，為學校外事接待工作的改進提供參考依據。七、外事信息管理（一）信息收集1.國際交流與合作處應建立外事信息收集機制，廣泛收集國內外高校、科研機構、企業(yè)等組織的外事動態(tài)、學術前沿、合作機會等信息。2.學校各單位和個人應積極關注外事信息，及時向國際交流與合作處提供有價值的外事信息線索。（二）信息整理與發(fā)布1.國際交流與合作處負責對外事信息進行整理和分類，建立外事信息數據庫。2.國際交流與合作處應定期通過學校官網、微信公眾號、電子郵件等渠道發(fā)布外事信息，為學校師生提供及時、準確的外事資訊服務。（三）信息保密1.外事信息涉及