外貿企業(yè)客戶生日祝福通知制度

一、總則1.目的本制度旨在通過向客戶發(fā)送生日祝福通知，增強與客戶之間的情感聯(lián)系，提升客戶滿意度和忠誠度，樹立企業(yè)良好的品牌形象，體現(xiàn)企業(yè)的人文關懷文化。2.適用范圍本制度適用于與本外貿企業(yè)有業(yè)務往來的所有客戶。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本企業(yè)秉持“客戶至上，用心服務”的企業(yè)文化，客戶生日祝福通知制度是這一文化的具體踐行。通過在客戶生日這一特殊時刻送上祝福，讓客戶感受到企業(yè)的溫暖與重視，進一步鞏固雙方的合作關系。4.社會效益考量積極維護與客戶的良好關系，有助于促進商業(yè)活動的和諧發(fā)展，為社會經濟的穩(wěn)定做出貢獻。同時，良好的客戶關系也能夠提升企業(yè)的社會聲譽，帶來更多的社會效益。二、組織架構與職責劃分1.客戶關系管理部門-負責收集、整理和更新客戶的生日信息，確保信息的準確性和完整性。-制定生日祝福通知計劃，根據客戶的重要性和業(yè)務往來情況，合理安排祝福通知的方式和時間。-協(xié)調各部門資源，確保生日祝福通知工作的順利進行。2.市場營銷部門-設計個性化的生日祝福內容和形式，結合企業(yè)品牌形象和客戶特點，打造具有吸引力的祝福通知。-協(xié)助客戶關系管理部門策劃特別的生日活動，如舉辦線上生日派對、提供專屬優(yōu)惠等，以增強客戶的參與感和體驗感。3.客服部門-負責通過電話、郵件、短信等方式向客戶發(fā)送生日祝福通知，確保祝福及時送達。-記錄客戶在收到祝福通知后的反饋信息，及時將客戶的意見和建議傳達給相關部門。三、管理流程1.客戶生日信息收集-新客戶建立合作關系時，業(yè)務人員應在客戶信息登記表中詳細記錄客戶的生日信息。-定期（每季度）由客戶關系管理部門向各業(yè)務部門收集客戶生日信息的更新情況，確保信息的時效性。-利用多種渠道補充客戶生日信息，如客戶社交媒體資料、行業(yè)活動信息等。2.生日祝福通知計劃制定-每月末，客戶關系管理部門根據收集到的下月過生日客戶名單，按照客戶的重要性（如采購金額、合作年限等）進行分類。-針對不同類別的客戶，制定相應的生日祝福通知方式和內容，如重要客戶安排專人電話祝福并送上定制禮品，一般客戶發(fā)送個性化郵件祝福等。-將生日祝福通知計劃發(fā)送給市場營銷部門和客服部門，確保各部門明確工作任務和時間節(jié)點。3.生日祝福通知執(zhí)行-客服部門按照生日祝福通知計劃，在客戶生日當天或提前一天發(fā)送祝福通知。-發(fā)送祝福通知時，要注意語言表達的禮貌和親切，準確稱呼客戶姓名，確保祝福內容個性化。-對于需要送上禮品的客戶，確保禮品在生日前送達客戶手中，并及時跟進物流信息。4.反饋與記錄-客服部門在發(fā)送祝福通知后，及時記錄客戶的反饋信息，如感謝回復、提出的建議等。-將客戶反饋信息整理后定期（每周）匯報給客戶關系管理部門，由該部門進行分析和總結，以便不斷優(yōu)化生日祝福通知工作。四、權利與義務1.企業(yè)權利-有權根據客戶的業(yè)務表現(xiàn)和合作情況，調整生日祝福通知的方式和資源投入。-對于提供虛假生日信息或利用生日祝福謀取不當利益的客戶，企業(yè)有權停止相關祝福通知服務。2.企業(yè)義務-有義務保護客戶生日信息的安全和隱私，防止信息泄露。-按照制度要求，按時、準確地向客戶發(fā)送生日祝福通知，提供優(yōu)質的祝福服務。3.客戶權利-有權要求企業(yè)對其生日信息進行保密。-對收到的生日祝福通知有提出意見和建議的權利，企業(yè)應認真對待并及時回復。4.客戶義務-有義務提供真實、準確的生日信息，以便企業(yè)能夠為其提供合適的生日祝福服務。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-客戶關系管理部門定期對生日祝福通知工作進行檢查，包括祝福通知的發(fā)送情況、客戶反饋信息的記錄等。-設立客戶反饋渠道，鼓勵客戶對生日祝福通知工作進行評價和監(jiān)督，及時處理客戶的投訴和建議。-企業(yè)內部審計部門不定期對生日祝福通知制度的執(zhí)行情況進行審計，確保制度的嚴格執(zhí)行。2.獎勵機制-對于在生日祝福通知工作中表現(xiàn)出色的員工，如收到客戶特別表揚、成功提升客戶滿意度等，給予相應的物質獎勵（如獎金、獎品）和精神獎勵（如榮譽證書、公開表揚）。-對提出創(chuàng)新性生日祝福方式或建議，并取得良好效果的部門或個人，給予獎勵，以鼓勵員工積極參與客戶關系維護工作。3.懲罰機制-對于未按照制度要求及時、準確發(fā)送生日祝福通知的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。-若因員工疏忽導致客戶生日信息泄露，將對相關責任人進行嚴肅處理，包括解除勞動合同等。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸本外貿企業(yè)所有。2.制度修訂本制度將