接收電子發(fā)票管理辦法總則目的為規(guī)范公司/組織電子發(fā)票的接收與管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，保障財(cái)務(wù)信息安全，提高財(cái)務(wù)管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中接收電子發(fā)票的相關(guān)管理工作。基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票的接收與使用合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：確保所接收的電子發(fā)票真實(shí)有效，與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，杜絕虛假發(fā)票。3.完整性原則：保證電子發(fā)票的各項(xiàng)信息完整，包括發(fā)票代碼、號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、金額、稅額等。4.安全性原則：采取有效措施保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。電子發(fā)票接收要求發(fā)票來(lái)源1.公司/組織在采購(gòu)商品、接受服務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，應(yīng)優(yōu)先取得電子發(fā)票。銷(xiāo)售方應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定開(kāi)具符合標(biāo)準(zhǔn)的電子發(fā)票。2.電子發(fā)票應(yīng)通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局認(rèn)可的電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)開(kāi)具或獲取，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。發(fā)票信息1.電子發(fā)票應(yīng)包含以下基本信息：發(fā)票代碼和號(hào)碼：與紙質(zhì)發(fā)票具有唯一性，用于標(biāo)識(shí)發(fā)票的種類(lèi)和順序。開(kāi)票日期：明確發(fā)票開(kāi)具的時(shí)間。購(gòu)買(mǎi)方信息：包括公司/組織名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等。銷(xiāo)售方信息：包括銷(xiāo)售方名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱(chēng)：詳細(xì)描述經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。規(guī)格型號(hào)：如有需要，填寫(xiě)商品或服務(wù)的規(guī)格型號(hào)。單位：商品或服務(wù)的計(jì)量單元。數(shù)量：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的商品或服務(wù)數(shù)量。單價(jià)：商品或服務(wù)的單位價(jià)格。金額：不含稅金額。稅率：適用的增值稅稅率。稅額：根據(jù)金額和稅率計(jì)算得出的增值稅稅額。價(jià)稅合計(jì)：金額與稅額之和。2.電子發(fā)票上的簽章應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定，一般為電子簽名或發(fā)票專(zhuān)用章的電子圖像。電子簽名應(yīng)具備法律效力，能夠保證發(fā)票信息的不可否認(rèn)性和完整性。格式要求1.電子發(fā)票應(yīng)為PDF格式或稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)可的其他格式，確保能夠清晰、完整地顯示發(fā)票信息，便于查閱和保存。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)打印清晰，不得模糊、缺漏或有涂改痕跡。若發(fā)票信息打印有誤，銷(xiāo)售方應(yīng)及時(shí)重新開(kāi)具正確的電子發(fā)票。電子發(fā)票接收流程業(yè)務(wù)部門(mén)1.在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)向銷(xiāo)售方索取電子發(fā)票。如銷(xiāo)售方無(wú)法提供電子發(fā)票，應(yīng)說(shuō)明原因并協(xié)商解決。2.業(yè)務(wù)部門(mén)收到電子發(fā)票后，應(yīng)檢查發(fā)票信息是否完整、準(zhǔn)確，與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否相符。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售方聯(lián)系，要求其更正或重新開(kāi)具發(fā)票。3.確認(rèn)發(fā)票信息無(wú)誤后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)將電子發(fā)票原件或電子文件發(fā)送至財(cái)務(wù)部門(mén)，并填寫(xiě)《電子發(fā)票接收登記表》，詳細(xì)記錄發(fā)票的基本信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、開(kāi)票日期、金額等。財(cái)務(wù)部門(mén)1.財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)提交的電子發(fā)票及相關(guān)登記表后，應(yīng)進(jìn)行再次審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的合法性、真實(shí)性、完整性以及與公司財(cái)務(wù)制度的相符性。2.通過(guò)國(guó)家稅務(wù)總局電子發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他指定渠道，對(duì)電子發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)結(jié)果應(yīng)與發(fā)票票面信息一致。3.對(duì)于審核通過(guò)的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)核算要求進(jìn)行賬務(wù)處理，并將電子發(fā)票原件或電子文件妥善保存。保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定。4.如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求其協(xié)助處理。如發(fā)票為虛假或不符合規(guī)定，應(yīng)拒絕接收，并及時(shí)向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。電子發(fā)票存儲(chǔ)與保管存儲(chǔ)方式1.電子發(fā)票應(yīng)以電子文件形式存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)可選用硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等。為確保數(shù)據(jù)安全，建議采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)。2.建立電子發(fā)票存儲(chǔ)文件夾，按照發(fā)票類(lèi)型、開(kāi)票年度、月份等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。文件夾應(yīng)設(shè)置明確的命名規(guī)則，如“電子發(fā)票[年份][月份]”。保管期限電子發(fā)票的保管期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，增值稅電子普通發(fā)票的保管期限為10年。安全措施1.對(duì)存儲(chǔ)電子發(fā)票的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采取加密措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。2.限制對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)區(qū)域的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)和操作電子發(fā)票數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)電子發(fā)票存儲(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，但至少每月進(jìn)行一次全量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，記錄和監(jiān)控對(duì)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的訪(fǎng)問(wèn)操作，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。電子發(fā)票報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)1.員工在報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用時(shí)，應(yīng)將電子發(fā)票原件或電子文件作為報(bào)銷(xiāo)憑證之一，并在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票信息。2.報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，包括報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)、金額、發(fā)票號(hào)碼等相關(guān)信息。如有多張電子發(fā)票，應(yīng)分別上傳并在報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)中進(jìn)行關(guān)聯(lián)。報(bào)銷(xiāo)審核1.財(cái)務(wù)部門(mén)在審核報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)審核電子發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及與報(bào)銷(xiāo)事項(xiàng)的相關(guān)性。2.再次通過(guò)電子發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)對(duì)發(fā)票真?zhèn)芜M(jìn)行核實(shí)，確保報(bào)銷(xiāo)發(fā)票真實(shí)有效。3.對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的電子發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)拒絕報(bào)銷(xiāo)，并向員工說(shuō)明原因。報(bào)銷(xiāo)支付1.經(jīng)審核通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)流程進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)支付。2.報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)可通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付至員工指定賬戶(hù)。電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)防范與控制虛假發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)電子發(fā)票的審核力度，嚴(yán)格查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)危ㄟ^(guò)國(guó)家稅務(wù)總局電子發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)或其他權(quán)威渠道進(jìn)行核實(shí)。2.建立與銷(xiāo)售方的溝通機(jī)制，定期核實(shí)發(fā)票開(kāi)具情況，如發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)售方存在開(kāi)具虛假發(fā)票的嫌疑，應(yīng)及時(shí)暫停業(yè)務(wù)往來(lái)，并向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告。3.對(duì)員工進(jìn)行發(fā)票知識(shí)培訓(xùn)，提高員工識(shí)別虛假發(fā)票的能力，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的可疑發(fā)票及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告。信息安全風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)電子發(fā)票數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸?shù)陌踩雷o(hù)，采用加密技術(shù)、防火墻等手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全事件發(fā)生。2.定期對(duì)電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全隱患。3.對(duì)涉及電子發(fā)票管理的人員進(jìn)行安全意識(shí)培訓(xùn)，規(guī)范操作流程，防止因人為疏忽導(dǎo)致信息安全事故。稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注國(guó)家稅收政策變化，確保公司/組織對(duì)電子發(fā)票的接收、使用和管理符合最新稅收法規(guī)要求。2.定期對(duì)電子發(fā)票管理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正可能存在的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。3.加強(qiáng)與稅務(wù)機(jī)關(guān)的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)了解稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)電子發(fā)票管理的要求和指導(dǎo)，確保公司/組織稅務(wù)合規(guī)。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查電子發(fā)票的接收、存儲(chǔ)、報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定。2.審計(jì)內(nèi)容包括發(fā)票信息的真實(shí)性、完整性、合法性，存儲(chǔ)與保管的安全性，報(bào)銷(xiāo)流程的合規(guī)性等。3.對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子發(fā)票管理工作進(jìn)行自查，確保電子發(fā)票管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.自查內(nèi)容包括發(fā)票審核流程的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)存