物業(yè)公司合同管理辦法一、前言親愛的同事們，在物業(yè)公司的運營中，合同就如同我們前行道路上的指引地圖，它規(guī)范著我們與各方的合作，保障著公司的權(quán)益，對公司的穩(wěn)定發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。作為在物業(yè)行業(yè)摸爬滾打了二十年的“老物業(yè)人”，深知一份完善的合同管理辦法，不僅能幫助我們規(guī)避風險，還能提升工作效率，為公司創(chuàng)造更大的價值。今天，我們就一起來制定這份物業(yè)公司合同管理辦法，希望大家認真閱讀，在今后的工作中嚴格執(zhí)行。二、適用范圍本辦法適用于公司對外簽訂的各類合同，包括但不限于物業(yè)服務合同、工程維修合同、采購合同、租賃合同等。無論是與業(yè)主委員會簽訂的服務協(xié)議，還是與供應商達成的采購意向，都在本辦法的管理范疇之內(nèi)。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等活動，必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。我們不能為了一時的利益，而觸碰法律的紅線，這是我們開展一切合同工作的基礎(chǔ)。希望大家在日常工作中，加強對法律法規(guī)的學習，提高法律意識，確保每一份合同都合法合規(guī)。2.平等自愿原則：在合同簽訂過程中，雙方應處于平等的地位，充分表達自己的意愿。我們要尊重合作方的權(quán)益，以平等、友好的態(tài)度進行協(xié)商，達成雙方都滿意的合作條款。切不可憑借公司的優(yōu)勢地位，強迫對方接受不合理的條件，這樣的合作往往難以長久。3.公平誠信原則：合同條款應公平合理，兼顧雙方的利益。同時，我們要秉持誠實守信的原則，嚴格履行合同約定的義務，不欺詐、不隱瞞，樹立公司良好的信譽形象。只有這樣，我們才能在市場中贏得更多的合作伙伴，實現(xiàn)公司的可持續(xù)發(fā)展。四、合同管理職責分工1.合同管理部門：公司設立專門的合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一管理工作。其主要職責包括：制定和完善合同管理制度；組織合同的評審、簽訂、備案、歸檔等工作；監(jiān)督合同的履行情況；協(xié)調(diào)處理合同糾紛等。合同管理部門要像細心的管家一樣，對每一份合同進行全程跟蹤，確保合同管理工作的有序進行。2.業(yè)務部門：各業(yè)務部門是合同的承辦部門，負責合同的起草、洽談、履行等具體工作。在起草合同前，業(yè)務部門要充分了解業(yè)務需求和合作方的情況，確保合同條款能夠準確反映雙方的意愿。在洽談過程中，要積極與合作方溝通，爭取有利的合同條件。同時，業(yè)務部門要密切關(guān)注合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。希望各業(yè)務部門能夠認真履行自己的職責，為公司的業(yè)務發(fā)展把好合同關(guān)。3.法務部門：法務部門負責對合同進行法律審查，提供法律咨詢和法律支持。在合同評審階段，法務部門要對合同條款的合法性、完整性、嚴謹性進行審查，提出法律意見和建議。在合同履行過程中，如遇到法律問題，法務部門要及時介入，為公司提供專業(yè)的法律解決方案。法務部門就像公司的法律盾牌，為我們的合同保駕護航，大家要積極配合法務部門的工作。4.財務部門：財務部門負責對合同的財務條款進行審查，監(jiān)督合同的財務執(zhí)行情況。在合同評審時，財務部門要對合同涉及的費用、結(jié)算方式、付款期限等財務條款進行審核，確保公司的財務利益得到保障。在合同履行過程中，財務部門要按照合同約定進行收款和付款，及時記錄合同的財務收支情況。財務部門是公司的經(jīng)濟衛(wèi)士，希望大家與財務部門密切協(xié)作，共同做好合同的財務管理工作。五、合同的簽訂流程1.合同起草：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，起草合同文本。在起草過程中，要參考公司的合同模板和相關(guān)法律法規(guī)，確保合同條款完整、準確、清晰。如果沒有合適的模板，業(yè)務部門要認真研究業(yè)務內(nèi)容和合作方的要求，制定出符合實際情況的合同條款。起草完成后，業(yè)務部門要對合同進行初步審核，確保合同內(nèi)容無誤。2.合同評審：合同起草完成后，業(yè)務部門將合同提交給合同管理部門。合同管理部門組織法務部門、財務部門等相關(guān)部門進行合同評審。各部門要從自己的專業(yè)角度出發(fā)，對合同條款進行審查，提出意見和建議。法務部門重點審查合同的合法性和法律風險，財務部門關(guān)注合同的財務條款和經(jīng)濟可行性，其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務需要對合同進行審查。合同管理部門要對各部門的意見進行匯總整理，反饋給業(yè)務部門。業(yè)務部門根據(jù)反饋意見對合同進行修改完善，再次提交評審，直至通過。3.合同簽訂：合同評審通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代理人與合作方簽訂合同。簽訂合同前，要仔細核對對方的身份信息和授權(quán)情況，確保簽訂合同的主體合法有效。簽訂合同時，要使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進行蓋章。合同簽訂后，合同管理部門要及時將合同進行備案，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。六、合同的履行與監(jiān)督1.合同履行：合同簽訂后，各業(yè)務部門要按照合同約定認真履行自己的義務。在履行過程中，要密切關(guān)注對方的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對方有違約行為，要及時采取措施，要求對方承擔違約責任。同時，業(yè)務部門要做好合同履行記錄，包括合同履行的時間、地點、內(nèi)容、結(jié)果等，以備后續(xù)查詢和追溯。希望大家都能以高度的責任心，確保合同的順利履行。2.合同監(jiān)督：合同管理部門要定期對合同的履行情況進行監(jiān)督檢查。通過查閱合同履行記錄、與業(yè)務部門溝通等方式，了解合同的履行進度和存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門要及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行解決。同時，合同管理部門要建立合同履行預警機制，對可能出現(xiàn)的合同風險提前進行預警，采取相應的防范措施。我們鼓勵大家積極參與合同監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，共同維護公司的利益。3.合同變更與轉(zhuǎn)讓：在合同履行過程中，如果需要對合同進行變更或轉(zhuǎn)讓，業(yè)務部門要提出書面申請，說明變更或轉(zhuǎn)讓的原因、內(nèi)容等。合同管理部門組織相關(guān)部門對變更或轉(zhuǎn)讓申請進行評審，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，與合作方簽訂變更協(xié)議或轉(zhuǎn)讓協(xié)議。變更或轉(zhuǎn)讓協(xié)議簽訂后，要及時將相關(guān)信息通知給各相關(guān)部門，并對合同檔案進行更新。合同的變更與轉(zhuǎn)讓要謹慎操作，確保不影響公司的利益和合同的正常履行。七、合同糾紛處理1.糾紛協(xié)商：如果發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門要及時與合作方進行溝通協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。在協(xié)商過程中，要保持冷靜、理智，以事實為依據(jù)，以合同為準繩，尋求雙方都能接受的解決方案。協(xié)商達成一致后，要簽訂書面的和解協(xié)議，并按照協(xié)議的約定履行。希望大家在遇到糾紛時，首先嘗試通過協(xié)商解決，這樣既能維護雙方的合作關(guān)系，又能降低解決糾紛的成本。2.糾紛調(diào)解：如果協(xié)商不成，業(yè)務部門可以請求有關(guān)部門或第三方調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解。調(diào)解過程中，要積極配合調(diào)解機構(gòu)的工作，提供相關(guān)的證據(jù)和資料，如實陳述糾紛的情況。調(diào)解達成協(xié)議后，要簽訂書面的調(diào)解協(xié)議，并按照協(xié)議的約定履行。調(diào)解是一種較為溫和的糾紛解決方式，我們鼓勵大家在協(xié)商無果的情況下，嘗試通過調(diào)解解決糾紛。3.糾紛仲裁或訴訟：如果協(xié)商和調(diào)解都無法解決糾紛，公司可以根據(jù)合同約定，選擇仲裁或訴訟的方式解決。在仲裁或訴訟過程中，法務部門要負責組織相關(guān)證據(jù)，代表公司參加仲裁或訴訟活動。公司各部門要積極配合法務部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。仲裁或訴訟結(jié)果出來后，要按照裁決書或判決書的要求履行相應的義務。仲裁和訴訟是解決糾紛的最后手段，雖然可能會耗費較多的時間和精力，但為了維護公司的合法權(quán)益，我們也不能退縮。八、合同檔案管理1.檔案收集：合同簽訂后，合同管理部門要及時收集合同的正本、副本、附件、評審意見、變更協(xié)議、履行記錄等相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性。各業(yè)務部門要積極配合合同管理部門的工作，及時將與合同相關(guān)的資料提交給合同管理部門。合同檔案是公司重要的資產(chǎn)，希望大家都能重視合同檔案的收集工作。2.檔案整理：合同管理部門要對收集到的合同資料進行分類整理，按照合同的類別、簽訂時間等進行編號歸檔。整理過程中，要確保檔案資料的排列有序，便于查詢和利用。同時，要對合同檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，提高檔案管理的效率和安全性。3.檔案保管：合同管理部門要設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保合同檔案的安全存放。檔案保管人員要定期對檔案進行檢查，防止檔案損壞、丟失。同時，要建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，確保檔案的保密性。4.檔案銷毀：對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門要提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，按照規(guī)定