自行采購(gòu)方式管理辦法一、引言在公司的日常運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)活動(dòng)是保障各項(xiàng)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其中，自行采購(gòu)作為一種靈活且常見(jiàn)的采購(gòu)方式，在提高采購(gòu)效率、滿(mǎn)足特定業(yè)務(wù)需求等方面發(fā)揮著重要作用。然而，如果管理不善，自行采購(gòu)可能會(huì)引發(fā)諸如成本失控、質(zhì)量不穩(wěn)定、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等一系列問(wèn)題。為確保公司自行采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、高效、透明地進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本《自行采購(gòu)方式管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同維護(hù)公司的利益與采購(gòu)工作的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門(mén)因業(yè)務(wù)需求，在滿(mǎn)足一定條件下以自行采購(gòu)方式開(kāi)展的物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等活動(dòng)。但涉及重大項(xiàng)目采購(gòu)、戰(zhàn)略物資采購(gòu)等特殊情況，若已有專(zhuān)門(mén)采購(gòu)制度規(guī)定的，從其規(guī)定。三、職責(zé)分工1.采購(gòu)部門(mén)：作為公司采購(gòu)管理的核心部門(mén)，負(fù)責(zé)制定和完善自行采購(gòu)相關(guān)流程，提供采購(gòu)指導(dǎo)與培訓(xùn)，對(duì)各部門(mén)自行采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核與統(tǒng)籌。定期收集、整理自行采購(gòu)信息，分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，為公司采購(gòu)決策提供支持。同時(shí)，負(fù)責(zé)對(duì)自行采購(gòu)過(guò)程中的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估與管理，建立并維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)。2.使用部門(mén)：明確自身業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提出采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息。負(fù)責(zé)自行采購(gòu)項(xiàng)目的具體實(shí)施，包括尋找供應(yīng)商、談判、簽訂合同等工作。在采購(gòu)?fù)瓿珊?，?fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，并反饋使用情況。3.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核自行采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排與使用。對(duì)采購(gòu)合同中的付款條款進(jìn)行審核，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，并對(duì)自行采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.審計(jì)部門(mén)：對(duì)自行采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)與專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、供應(yīng)商選擇的公正性等。對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況，以保障公司自行采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、有效。四、自行采購(gòu)適用條件1.緊急需求：當(dāng)公司面臨突發(fā)業(yè)務(wù)狀況、設(shè)備故障維修等緊急情況，通過(guò)常規(guī)采購(gòu)流程無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)間要求，可能對(duì)公司業(yè)務(wù)造成重大影響時(shí)，可采用自行采購(gòu)方式。但使用部門(mén)需在采購(gòu)申請(qǐng)中詳細(xì)說(shuō)明緊急原因及影響程度。2.小額零星采購(gòu)：對(duì)于單次采購(gòu)金額在一定限額以下（具體限額根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定，如[X]元）的物資或服務(wù)采購(gòu)，因其金額較小、采購(gòu)頻次較高，采用自行采購(gòu)方式有助于提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。但此類(lèi)采購(gòu)應(yīng)遵循公司的小額采購(gòu)規(guī)范，確保采購(gòu)的合理性與合規(guī)性。3.特定來(lái)源采購(gòu)：某些物資或服務(wù)具有獨(dú)特性、專(zhuān)業(yè)性，市場(chǎng)上僅有少數(shù)特定供應(yīng)商能夠提供，且通過(guò)其他采購(gòu)方式難以獲取，在這種情況下，可進(jìn)行自行采購(gòu)。使用部門(mén)需提供充分的市場(chǎng)調(diào)研資料，證明該供應(yīng)商的唯一性或不可替代性。五、自行采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫(xiě)《自行采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交付時(shí)間、采購(gòu)原因（符合上述適用條件中的哪一項(xiàng)）等信息。申請(qǐng)表需由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行審核。采購(gòu)部門(mén)重點(diǎn)審核申請(qǐng)的必要性、預(yù)算合理性以及是否符合自行采購(gòu)適用條件等內(nèi)容。若審核通過(guò)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；若審核不通過(guò)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)溝通，說(shuō)明原因并提供相應(yīng)建議。2.供應(yīng)商選擇使用部門(mén)在獲得采購(gòu)申請(qǐng)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)尋找合適的供應(yīng)商。我們鼓勵(lì)使用部門(mén)通過(guò)多種渠道尋找供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、以往合作供應(yīng)商介紹等，但需對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量及服務(wù)能力等進(jìn)行充分調(diào)查了解。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，至少選擇[X]家供應(yīng)商進(jìn)行比較（特殊情況下僅有單一供應(yīng)商的除外）。比較內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。使用部門(mén)應(yīng)整理形成《供應(yīng)商比較分析表》，為后續(xù)的供應(yīng)商選擇提供依據(jù)。根據(jù)比較分析結(jié)果，選擇最合適的供應(yīng)商。在選擇過(guò)程中，要確保供應(yīng)商的選擇公正、公平、公開(kāi)，避免人為因素的干擾。若涉及關(guān)聯(lián)供應(yīng)商，需按照公司關(guān)聯(lián)交易管理規(guī)定進(jìn)行處理。3.采購(gòu)談判使用部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容主要包括產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。談判過(guò)程應(yīng)保持記錄，形成《采購(gòu)談判記錄》，詳細(xì)記錄談判雙方的主要觀點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)及分歧點(diǎn)等內(nèi)容。在談判過(guò)程中，使用部門(mén)應(yīng)充分維護(hù)公司利益，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。同時(shí)，要遵循誠(chéng)實(shí)守信原則，與供應(yīng)商進(jìn)行友好協(xié)商，確保談判順利進(jìn)行。若談判過(guò)程中出現(xiàn)重大分歧，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，共同商討解決方案。4.合同簽訂談判達(dá)成一致后，使用部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果起草采購(gòu)合同。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)描述、價(jià)格、數(shù)量、交付時(shí)間、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同文本應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司合同管理的相關(guān)要求。將起草好的合同提交至采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。各部門(mén)按照各自職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性以及風(fēng)險(xiǎn)可控性等方面。審核部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋審核意見(jiàn)，使用部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽訂合同前，應(yīng)再次確認(rèn)合同條款的準(zhǔn)確性和完整性。合同簽訂后，使用部門(mén)應(yīng)將合同副本分別提交至采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔備案。5.采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收供應(yīng)商按照合同約定履行交付義務(wù)。使用部門(mén)應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。采購(gòu)物品或服務(wù)交付后，使用部門(mén)應(yīng)依據(jù)合同約定的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。若驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或不符合合同約定的情況，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新交付。如供應(yīng)商拒絕履行合同義務(wù)，使用部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)報(bào)告，共同協(xié)商解決方案。6.付款結(jié)算采購(gòu)驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商按照合同約定提交付款申請(qǐng)及相關(guān)發(fā)票等結(jié)算資料。使用部門(mén)對(duì)結(jié)算資料進(jìn)行初步審核，確認(rèn)無(wú)誤后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定的付款方式進(jìn)行最終審核。審核通過(guò)后，辦理付款手續(xù)。在付款過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)審批流程，確保資金支付的安全與合規(guī)。對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)做好付款計(jì)劃的跟蹤與管理，確保按時(shí)支付款項(xiàng)，維護(hù)公司的良好信譽(yù)。同時(shí)，要定期與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬目，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)糾紛。六、采購(gòu)記錄與檔案管理1.采購(gòu)記錄：各部門(mén)在自行采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄采購(gòu)相關(guān)信息，包括采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、談判記錄、合同簽訂、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。采購(gòu)記錄應(yīng)真實(shí)、完整，能夠全面反映采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程。這些記錄不僅是公司內(nèi)部管理的重要依據(jù)，也是應(yīng)對(duì)外部審計(jì)和檢查的必要資料。2.檔案管理：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)自行采購(gòu)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。采購(gòu)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)歸檔，便于查閱和檢索。檔案保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般應(yīng)保存至采購(gòu)項(xiàng)目完成后的[X]年。在檔案保管期間，要確保檔案的安全與完整，防止檔案資料的遺失、損壞或泄露。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)：公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)自行采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的合規(guī)性、供應(yīng)商管理的有效性、采購(gòu)價(jià)格的合理性等方面。審計(jì)部門(mén)可通過(guò)查閱采購(gòu)檔案、訪談相關(guān)人員、實(shí)地考察供應(yīng)商等方式獲取審計(jì)證據(jù)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.定期抽查：采購(gòu)部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)自行采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行抽查。抽查比例可根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)定，一般不低于自行采購(gòu)項(xiàng)目總數(shù)的[X]%。抽查重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)活動(dòng)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、虛假采購(gòu)等情況。對(duì)于抽查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)督促整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行相應(yīng)處理。3.投訴處理：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工及供應(yīng)商對(duì)自行采購(gòu)活動(dòng)的投訴舉報(bào)。對(duì)于投訴舉報(bào)事項(xiàng)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如經(jīng)查實(shí)存在違規(guī)行為，將依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給投訴舉報(bào)人。同時(shí)，要保護(hù)投訴舉報(bào)人的合法權(quán)益，對(duì)投訴舉報(bào)信息嚴(yán)格保密。八、違規(guī)處理1.對(duì)公司內(nèi)部人員：在自行采購(gòu)活動(dòng)中，若公司內(nèi)部人員存在違反本辦法規(guī)定的行為，如未經(jīng)審批擅自采購(gòu)、與供應(yīng)商勾結(jié)謀取私利、虛假報(bào)銷(xiāo)采購(gòu)費(fèi)用等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、撤職直至解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。2.對(duì)供應(yīng)商：若供應(yīng)商在自行采購(gòu)過(guò)程中存在提供虛假材料、串標(biāo)圍標(biāo)、以次充好、拒不履行合同義務(wù)等違規(guī)行為，公司將視情節(jié)