造價(jià)咨詢合同管理辦法一、引言親愛的同事們，在我們公司長期的運(yùn)營過程中，造價(jià)咨詢業(yè)務(wù)一直是我們的核心業(yè)務(wù)板塊之一。造價(jià)咨詢合同作為我們開展業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，其管理的有效性直接關(guān)系到公司的經(jīng)濟(jì)效益、聲譽(yù)以及與客戶的合作關(guān)系。隨著行業(yè)的不斷發(fā)展和市場環(huán)境的日益復(fù)雜，為了更好地規(guī)范和管理造價(jià)咨詢合同，確保我們的業(yè)務(wù)能夠順利、高效、合規(guī)地進(jìn)行，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同為公司的發(fā)展保駕護(hù)航。二、適用范圍本辦法適用于公司承接的所有造價(jià)咨詢項(xiàng)目所涉及的合同，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目的投資估算編制與審核、工程概算、預(yù)算、結(jié)算、竣工決算的編制與審核，工程造價(jià)全過程控制咨詢等業(yè)務(wù)合同。無論是與政府部門、企業(yè)單位還是其他各類客戶簽訂的造價(jià)咨詢合同，均應(yīng)按照本辦法進(jìn)行管理。三、合同簽訂前管理（一）客戶調(diào)查與評(píng)估1.在接觸潛在客戶并有意向承接造價(jià)咨詢項(xiàng)目時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先對(duì)客戶進(jìn)行全面的調(diào)查與評(píng)估。我們鼓勵(lì)大家通過多種渠道收集客戶信息，比如向同行業(yè)企業(yè)打聽、查閱公開資料、實(shí)地考察客戶經(jīng)營場所等。2.調(diào)查內(nèi)容主要包括客戶的主體資格，即確認(rèn)客戶是否具備合法的經(jīng)營資質(zhì)和簽約能力；客戶的信用狀況，了解其過往的履約記錄、是否存在違約糾紛等；客戶的財(cái)務(wù)狀況，評(píng)估其支付咨詢費(fèi)用的能力。業(yè)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真填寫《客戶調(diào)查評(píng)估表》，詳細(xì)記錄調(diào)查情況和評(píng)估結(jié)論。3.對(duì)于新客戶或重大項(xiàng)目的客戶，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門（如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等）進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估，共同商討客戶的風(fēng)險(xiǎn)程度，并形成評(píng)估報(bào)告。只有經(jīng)過評(píng)估認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)可控的客戶，我們才考慮與其進(jìn)一步洽談合同。（二）項(xiàng)目洽談與意向書1.業(yè)務(wù)人員與客戶就造價(jià)咨詢項(xiàng)目進(jìn)行洽談時(shí)，要充分了解客戶的需求、項(xiàng)目的基本情況（如項(xiàng)目規(guī)模、建設(shè)內(nèi)容、工期要求等）以及客戶對(duì)咨詢服務(wù)的特殊要求等。在洽談過程中，要始終秉持專業(yè)、誠信的態(tài)度，為客戶提供準(zhǔn)確、詳細(xì)的咨詢服務(wù)方案和報(bào)價(jià)。2.如果雙方在洽談過程中達(dá)成初步合作意向，我們建議簽訂項(xiàng)目意向書。意向書應(yīng)明確項(xiàng)目的大致范圍、服務(wù)內(nèi)容、收費(fèi)方式等主要條款，同時(shí)注明意向書不具有最終的合同約束力，但為后續(xù)正式合同的簽訂奠定基礎(chǔ)。意向書由業(yè)務(wù)部門起草，經(jīng)法務(wù)部審核后與客戶簽署。（三）合同條款擬定與審核1.合同條款擬定正式合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，起草過程中應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的業(yè)務(wù)規(guī)范和利益訴求。合同條款要全面、清晰、明確，避免模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。合同的主要條款應(yīng)包括但不限于：雙方當(dāng)事人的基本信息、項(xiàng)目名稱、服務(wù)范圍和內(nèi)容、服務(wù)期限、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及支付方式、雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等。尤其在服務(wù)范圍和內(nèi)容條款中，要詳細(xì)列舉具體的咨詢工作內(nèi)容，避免在后續(xù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)爭議。在收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及支付方式條款方面，要明確收費(fèi)的計(jì)算依據(jù)、計(jì)費(fèi)方式（如按項(xiàng)目金額比例、按工作量等）以及付款的節(jié)點(diǎn)和方式（如預(yù)付款、階段付款、尾款等）。同時(shí)，要考慮到可能出現(xiàn)的費(fèi)用調(diào)整情況，如項(xiàng)目變更導(dǎo)致工作量增加等，約定相應(yīng)的調(diào)整原則和方法。2.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部進(jìn)行審核。法務(wù)部主要從法律法規(guī)的合規(guī)性、合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性以及對(duì)公司權(quán)益的保護(hù)等方面進(jìn)行審查。法務(wù)人員要仔細(xì)研究合同條款，對(duì)可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)提出修改意見。除法務(wù)部審核外，合同草案還應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部重點(diǎn)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的合理性、支付方式的可行性、稅務(wù)處理等方面。財(cái)務(wù)人員要結(jié)合公司的財(cái)務(wù)政策和實(shí)際運(yùn)營情況，確保合同的財(cái)務(wù)條款符合公司利益。對(duì)于重大或復(fù)雜的造價(jià)咨詢合同，還應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)專家進(jìn)行技術(shù)審核。業(yè)務(wù)專家從專業(yè)角度對(duì)服務(wù)內(nèi)容、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款進(jìn)行審查，確保合同條款在技術(shù)層面具有可操作性。各審核部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具書面的審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善，確保合同條款既符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，又能充分保障公司的合法權(quán)益。四、合同簽訂管理（一）簽訂權(quán)限與流程1.公司實(shí)行分級(jí)授權(quán)簽訂合同制度。一般造價(jià)咨詢合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，即可與客戶簽訂合同。對(duì)于重大或特殊的造價(jià)咨詢合同（如合同金額較大、服務(wù)內(nèi)容復(fù)雜、涉及重要客戶等），需經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽字后才能簽訂。2.合同簽訂流程如下：業(yè)務(wù)部門將修改完善后的合同文本提交給法務(wù)部進(jìn)行最后的合規(guī)性確認(rèn)，法務(wù)部確認(rèn)無誤后加蓋公司合同專用章。業(yè)務(wù)人員攜帶加蓋公章的合同文本與客戶進(jìn)行簽署，簽署完成后將合同原件交回公司檔案室存檔。（二）合同簽署要求1.合同簽署時(shí)，雙方當(dāng)事人應(yīng)使用法定名稱，并加蓋公章或合同專用章。合同簽字人應(yīng)為雙方的法定代表人或其授權(quán)代理人。授權(quán)代理人簽署合同的，必須出具法定代表人的授權(quán)委托書，授權(quán)委托書應(yīng)明確授權(quán)范圍、授權(quán)期限等內(nèi)容。2.合同文本應(yīng)一式多份，具體份數(shù)根據(jù)實(shí)際需要確定，確保公司、客戶及相關(guān)部門各留存一份。合同簽署后，業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目執(zhí)行部門等，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作準(zhǔn)備。五、合同履行管理（一）項(xiàng)目啟動(dòng)與交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，向項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)（包括造價(jià)工程師、助理人員等）進(jìn)行合同交底。交底內(nèi)容包括項(xiàng)目背景、客戶需求、服務(wù)范圍和內(nèi)容、服務(wù)期限、收費(fèi)方式、雙方的權(quán)利和義務(wù)以及合同中的關(guān)鍵條款等。通過合同交底，使項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)全面了解合同要求，明確工作目標(biāo)和責(zé)任。2.項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)合同要求制定詳細(xì)的項(xiàng)目工作計(jì)劃，明確項(xiàng)目的各個(gè)階段、工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并將項(xiàng)目工作計(jì)劃提交給業(yè)務(wù)部門和客戶備案。（二）服務(wù)過程管理1.在造價(jià)咨詢服務(wù)過程中，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要嚴(yán)格按照合同約定的服務(wù)范圍、內(nèi)容和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)開展工作。造價(jià)工程師要認(rèn)真履行職責(zé)，確保咨詢成果的準(zhǔn)確性和可靠性。我們鼓勵(lì)項(xiàng)目執(zhí)行人員在工作過程中與客戶保持密切溝通，及時(shí)了解客戶的意見和需求變化，對(duì)于客戶提出的合理要求，要積極響應(yīng)并妥善處理。2.項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)要建立完善的工作記錄制度，對(duì)咨詢工作的過程、成果、與客戶的溝通情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。工作記錄應(yīng)包括但不限于工作底稿、會(huì)議紀(jì)要、往來函件等。這些記錄不僅是項(xiàng)目執(zhí)行情況的重要證明，也是后續(xù)可能出現(xiàn)的合同糾紛處理的重要依據(jù)。3.業(yè)務(wù)部門要定期對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決項(xiàng)目執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于重大問題或可能影響合同履行的問題，要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與客戶協(xié)商解決方案。（三）費(fèi)用支付與結(jié)算1.財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同約定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和支付方式，及時(shí)向客戶發(fā)送付款通知。在付款通知中，要明確付款的金額、時(shí)間、方式等信息，并提醒客戶按時(shí)支付咨詢費(fèi)用。2.對(duì)于客戶逾期付款的情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部及時(shí)與客戶溝通，了解逾期原因，并采取相應(yīng)的催款措施。催款方式可以包括電話溝通、發(fā)送催款函等。如果客戶長期拖欠款項(xiàng)，嚴(yán)重影響公司利益，應(yīng)根據(jù)合同約定和相關(guān)法律法規(guī)，考慮通過法律途徑解決。3.在造價(jià)咨詢服務(wù)完成后，項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，編制咨詢成果報(bào)告，并提交給客戶審核確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)無誤后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與客戶辦理結(jié)算手續(xù)，按照合同約定結(jié)清剩余咨詢費(fèi)用。結(jié)算過程中，要確保費(fèi)用計(jì)算準(zhǔn)確、依據(jù)充分，并與客戶做好溝通和解釋工作。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如果由于各種原因需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更（如服務(wù)范圍調(diào)整、服務(wù)期限延長、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)變更等），業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與客戶進(jìn)行充分溝通，了解客戶的變更需求和原因。2.業(yè)務(wù)部門根據(jù)與客戶的溝通情況，起草《合同變更申請(qǐng)》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因、對(duì)服務(wù)成果和費(fèi)用的影響等，并提交給法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門進(jìn)行審核。各審核部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審查，并出具審核意見。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂《合同變更協(xié)議》。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的具體內(nèi)容、變更后的權(quán)利義務(wù)關(guān)系、費(fèi)用調(diào)整情況等。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門要及時(shí)將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，確保各部門按照變更后的合同條款執(zhí)行。六、合同檔案管理1.公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理造價(jià)咨詢合同檔案。合同檔案包括合同原件、意向書、客戶調(diào)查評(píng)估資料、合同審核意見、項(xiàng)目執(zhí)行過程中的工作記錄、往來函件、變更協(xié)議等與合同相關(guān)的所有資料。2.業(yè)務(wù)人員在合同簽署完成后，應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案室存檔。檔案室工作人員要對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，并建立合同檔案臺(tái)賬，方便查詢和管理。3.合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，造價(jià)咨詢合同檔案的保管期限為自合同履行完畢之日起不少于[X]年。對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或重要客戶的合同檔案，保管期限可適當(dāng)延長。4.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批同意后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中，要遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案資料。如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行。七、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.在合同履行過程中，可能會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，如客戶違約風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)等。我們要樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并采取措施防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。2.業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。例如，對(duì)于客戶信用風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目，要加強(qiáng)對(duì)客戶付款情況的跟蹤和監(jiān)控；對(duì)于法律法規(guī)變化可能影響合同履行的情況，要及時(shí)研究相關(guān)政策，調(diào)整合同執(zhí)行策略。3.如果在合同履行過程中出現(xiàn)糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，盡量通過友好協(xié)商解決糾紛。如果協(xié)商不成，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式，及時(shí)采取仲裁或訴訟等法律手段維護(hù)公司的合法權(quán)益。在糾紛處理過程中，要注意收集和保存相關(guān)證據(jù)，確保公司在法律程序中處于有利地位。八、監(jiān)督與考核1.公司成立合同管理監(jiān)督小組，由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、綜合管理部等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)公司造價(jià)咨詢合同管理工作進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃，定期對(duì)合同簽訂、履行、檔案管理等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤