行政檔案信息利用管理制度?

行政檔案信息利用管理制度一、總則1.目的為了加強本高端賓館行政檔案信息的利用管理，確保檔案信息能夠安全、有效地為賓館的各項工作提供支持與服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息的價值，提高賓館的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本賓館內(nèi)部所有涉及行政檔案信息利用的部門和人員，同時也適用于因工作需要查閱、使用賓館行政檔案信息的外部相關(guān)單位或個人。3.基本原則-合法性原則：檔案信息的利用必須符合國家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，確保利用行為在合法的框架內(nèi)進行。-真實性原則：利用者獲取的檔案信息應(yīng)保持其原始真實性，不得篡改、偽造檔案信息內(nèi)容。-安全性原則：在檔案信息利用過程中，要采取必要的安全措施，保障檔案信息的機密性、完整性和可用性，防止信息泄露、損壞或丟失。-服務(wù)性原則：以服務(wù)賓館的運營管理、決策制定以及顧客服務(wù)為宗旨，積極為各類利用需求提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案信息利用申請1.內(nèi)部利用申請-填寫申請表格：賓館內(nèi)部員工因工作需要利用行政檔案信息時，應(yīng)首先填寫《行政檔案信息利用申請表》。申請表應(yīng)包含申請人姓名、所在部門、聯(lián)系方式、利用目的、所需檔案信息的具體內(nèi)容（如檔案名稱、文號、日期范圍等）、預(yù)計利用期限等詳細信息。-部門負責人審批：申請人填寫完畢后，將申請表提交給所在部門負責人進行審批。部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對申請內(nèi)容的合理性、必要性進行審核。如認為申請合理，簽署同意意見；如認為申請存在問題，應(yīng)注明原因并退回申請人修改。-檔案管理部門審批：經(jīng)部門負責人審批通過的申請表，需提交至檔案管理部門。檔案管理部門負責人要對申請利用的檔案信息的保密性、可利用性等進行審查。對于涉及機密信息的申請，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)賓館的保密規(guī)定進行嚴格審核，必要時需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行額外審批。如審批通過，檔案管理部門負責人簽署同意意見，并安排檔案信息的提供工作；如不通過，應(yīng)向申請人說明理由。2.外部利用申請-來函申請：外部單位或個人因工作需要利用本賓館行政檔案信息時，應(yīng)提前向賓館檔案管理部門提交正式來函。來函應(yīng)注明利用單位或個人的基本信息（包括名稱、地址、聯(lián)系方式等）、利用目的、所需檔案信息的具體內(nèi)容、利用方式（如查閱、復(fù)印、摘錄等）。-初步審核：檔案管理部門收到來函后，對來函內(nèi)容進行初步審核。審核重點包括來函單位或個人的身份合法性、利用目的的合理性以及利用方式的可行性等。如認為來函不符合要求，應(yīng)及時向來函方反饋，要求其補充或修改相關(guān)內(nèi)容。-相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)初步審核通過的來函申請，檔案管理部門應(yīng)將其轉(zhuǎn)交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行專業(yè)審核，相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作實際情況對申請進行評估，并提出審核意見。之后，申請材料連同業(yè)務(wù)部門審核意見一并提交給賓館主管領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。只有經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意的外部利用申請，檔案管理部門才能予以受理。三、檔案信息利用方式1.查閱-現(xiàn)場查閱：經(jīng)審批同意利用檔案信息的人員，可在檔案管理部門指定的查閱場所進行現(xiàn)場查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請人的申請內(nèi)容，及時提供相應(yīng)的檔案信息材料，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)遵守查閱場所的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，愛護檔案資料，不得在檔案上涂畫、標記、折疊等。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進行核對，確保檔案資料完整無缺。-電子查閱：對于已進行數(shù)字化處理的行政檔案信息，在符合保密規(guī)定和相關(guān)審批程序的前提下，申請人可通過賓館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或檔案管理軟件進行電子查閱。檔案管理部門應(yīng)為申請人提供必要的查閱賬號和密碼，并告知其使用注意事項。申請人在電子查閱過程中，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息，如需摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定進行申請和審批。2.復(fù)印-申請與審批：如申請人因工作需要復(fù)印行政檔案信息，應(yīng)在《行政檔案信息利用申請表》中明確注明復(fù)印需求及份數(shù)。經(jīng)審批通過后，檔案管理部門根據(jù)審批意見安排復(fù)印工作。對于涉及機密信息的檔案復(fù)印，必須嚴格按照賓館的保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)過更高層級的審批流程，并在復(fù)印件上注明保密標識和使用限制。-復(fù)印管理：檔案管理部門應(yīng)指定專人負責檔案信息的復(fù)印工作，確保復(fù)印過程準確無誤。復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)將復(fù)印件與原件進行仔細核對，防止出現(xiàn)復(fù)印錯誤或遺漏。同時，要對復(fù)印情況進行詳細記錄，包括復(fù)印日期、申請人姓名、復(fù)印檔案信息內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)等。3.摘錄-摘錄申請：申請人如需摘錄行政檔案信息，應(yīng)在申請時詳細說明摘錄的內(nèi)容范圍和用途。經(jīng)審批通過后，方可進行摘錄操作。-摘錄規(guī)范：摘錄應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，摘錄人員應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用摘錄本或電子文檔，并在摘錄內(nèi)容旁注明檔案信息的出處（如檔案名稱、文號、日期等）。摘錄完成后，摘錄人員應(yīng)將摘錄本或電子文檔提交給檔案管理人員進行審核，確保摘錄內(nèi)容準確、完整，且未超出審批范圍。四、檔案信息利用權(quán)限與保密規(guī)定1.利用權(quán)限劃分-普通員工：普通員工因日常工作需要，可在其工作范圍內(nèi)申請查閱、利用一般性的行政檔案信息。一般性檔案信息是指不涉及賓館商業(yè)機密、敏感信息以及重要決策文件的檔案資料。-部門負責人：部門負責人除具有普通員工的利用權(quán)限外，還可根據(jù)工作需要，申請查閱、利用與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的較為重要的行政檔案信息，包括部門工作計劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)報告等。對于涉及跨部門合作或?qū)e館運營有一定影響的檔案信息，需經(jīng)過更高層級領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。-高級管理人員：高級管理人員具有較高的檔案信息利用權(quán)限，可根據(jù)工作需要查閱、利用賓館的各類行政檔案信息，包括機密文件、重大決策記錄等。但在查閱涉及特別重大機密或敏感信息的檔案時，仍需按照特殊的審批程序進行申請和審批。-外部人員：外部單位或個人的檔案信息利用權(quán)限根據(jù)其申請目的和賓館的審批結(jié)果而定。一般情況下，外部人員只能查閱與合作事項直接相關(guān)的一般性檔案信息。如需查閱更高級別的檔案信息，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并與賓館簽訂保密協(xié)議。2.保密規(guī)定-保密教育：賓館應(yīng)定期對員工進行保密教育，提高員工的保密意識，使其了解檔案信息保密的重要性以及相關(guān)法律法規(guī)和賓館的保密制度。新員工入職時，必須接受專門的保密培訓(xùn)，并簽訂保密承諾書。-保密措施：檔案管理部門應(yīng)采取必要的物理和技術(shù)措施，確保檔案信息的安全保密。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施；對于電子檔案，應(yīng)進行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行數(shù)據(jù)備份，并防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。-保密責任：利用檔案信息的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案信息泄露給無關(guān)人員。如因工作需要將檔案信息提供給第三方，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并與第三方簽訂保密協(xié)議。對于違反保密規(guī)定的人員，賓館將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。五、檔案信息利用監(jiān)督與記錄1.利用監(jiān)督-現(xiàn)場監(jiān)督：在檔案信息查閱、復(fù)印、摘錄等利用過程中，檔案管理人員應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保利用人員遵守相關(guān)規(guī)定和操作規(guī)程。如發(fā)現(xiàn)利用人員有違規(guī)行為，檔案管理人員應(yīng)及時制止，并向檔案管理部門負責人報告。-定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息的利用情況進行檢查，包括查閱記錄、復(fù)印記錄、摘錄記錄等，核實利用人員是否按照審批范圍和規(guī)定進行利用，是否存在超范圍利用或違規(guī)操作的情況。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并對相關(guān)責任人進行處理。2.利用記錄-建立利用臺賬：檔案管理部門應(yīng)建立詳細的行政檔案信息利用臺賬，對每一次檔案信息利用情況進行記錄。利用臺賬應(yīng)包括利用日期、申請人姓名、所在部門（或外部單位名稱）、利用目的、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄等）、利用檔案信息內(nèi)容、審批人等信息。-記錄保存期限：利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門負責人審核批準，可按照相關(guān)規(guī)定進行銷毀處理。六、檔案信息利用效果評估1.定期評估檔案管理部門應(yīng)定期對行政檔案信息利用效果進行評估，評估周期一般為每半年或一年。評估的目的是了解檔案信息利用對賓館工作的支持程度，以及利用過程中存在的問題和不足，以便不斷改進檔案信息利用服務(wù)。2.評估內(nèi)容-利用滿意度：通過問卷調(diào)查、面談等方式收集利用者對檔案信息利用服務(wù)的滿意度，了解利用者對檔案信息提供的及時性、準確性、完整性以及服務(wù)態(tài)度等方面的評價。-利用效益：分析檔案信息利用對賓館的業(yè)務(wù)工作、管理決策、經(jīng)濟效益等方面產(chǎn)生的影響和效益。例如，通過查閱檔案信息解決了業(yè)務(wù)難題、為決策提供了重要依據(jù)、促進了賓館經(jīng)濟效益的提升等。-利用反饋：收集利用者對檔案信息利用工作的意見和建議，包括對檔案信息內(nèi)容、利用流程、服務(wù)方式等方面的改進建議。3.評估報告檔案管理部門根據(jù)評估結(jié)果編制評估報告，評估報告應(yīng)包括評估基本情況、評估內(nèi)容分析、存在問題及原因、改進措施和建議等內(nèi)容。評估報告提交給賓館主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，作為改進檔案信息利用管理工作的重要參考依據(jù)。七、責任追究1.違規(guī)行為界定-未經(jīng)審批擅自查閱、復(fù)印、摘錄行政檔案信息的；-超越審批范圍利用檔案信息的；-篡改、偽造檔案信息內(nèi)容的；-泄露檔案信息機密的；-因保管不善導(dǎo)致檔案信息損壞、丟失的；-其他違反本制度規(guī)定的行為。2.責任追究措施-對于違反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予批