企業(yè)技術(shù)文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)文檔的管理，確保技術(shù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高公司技術(shù)水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)相關(guān)的文檔管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)文檔、技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、測(cè)試文檔等。（三）基本原則1.集中管理原則：技術(shù)文檔實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的部門(mén)或人員負(fù)責(zé)。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途、來(lái)源等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術(shù)文檔的安全和保密。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著技術(shù)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的變化，及時(shí)更新和維護(hù)技術(shù)文檔。二、管理職責(zé)（一）技術(shù)文檔管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善技術(shù)文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還等日常管理工作。3.定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行備份，確保文檔的安全性和完整性。4.組織對(duì)技術(shù)文檔的評(píng)審和審核，確保文檔質(zhì)量。5.對(duì)技術(shù)文檔的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司技術(shù)決策提供支持。（二）文檔產(chǎn)生部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)技術(shù)文檔的編寫(xiě)、審核、修訂和提交。2.按照公司技術(shù)文檔管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的技術(shù)文檔提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)。3.配合技術(shù)文檔管理部門(mén)做好技術(shù)文檔的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）文檔使用部門(mén)職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和權(quán)限借閱、使用技術(shù)文檔。2.對(duì)借閱的技術(shù)文檔進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露或用于其他非公司業(yè)務(wù)目的。3.使用完畢后，及時(shí)歸還技術(shù)文檔。三、文檔分類(lèi)與編號(hào)（一）文檔分類(lèi)1.產(chǎn)品研發(fā)文檔：包括產(chǎn)品需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、產(chǎn)品測(cè)試計(jì)劃、產(chǎn)品測(cè)試報(bào)告等。2.技術(shù)方案文檔：針對(duì)特定技術(shù)問(wèn)題或業(yè)務(wù)需求制定的解決方案文檔。3.技術(shù)報(bào)告文檔：對(duì)技術(shù)研究、實(shí)驗(yàn)結(jié)果、技術(shù)應(yīng)用等進(jìn)行總結(jié)和報(bào)告的文檔。4.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文檔：公司內(nèi)部制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文檔。5.技術(shù)圖紙文檔：包括機(jī)械圖紙、電氣圖紙、工藝圖紙等各類(lèi)技術(shù)圖紙。6.測(cè)試文檔：測(cè)試用例、測(cè)試腳本、測(cè)試記錄等與測(cè)試相關(guān)的文檔。7.其他技術(shù)文檔：不屬于上述分類(lèi)的其他技術(shù)文檔。（二）文檔編號(hào)1.技術(shù)文檔編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[文檔類(lèi)別縮寫(xiě)][年份][流水號(hào)]，例如：PRD2023001，表示2023年第1份產(chǎn)品需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)。3.文檔類(lèi)別縮寫(xiě)如下：PRD：產(chǎn)品研發(fā)文檔TSP：技術(shù)方案文檔TTR：技術(shù)報(bào)告文檔TST：測(cè)試文檔TSD：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文檔TDW：技術(shù)圖紙文檔OTH：其他技術(shù)文檔四、文檔的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)技術(shù)文檔的收集工作，確保文檔的及時(shí)、完整收集。2.技術(shù)文檔應(yīng)在產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)，具體時(shí)間要求根據(jù)文檔的重要性和緊急程度確定。3.對(duì)于外部獲取的技術(shù)文檔，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)。（二）整理要求1.技術(shù)文檔管理部門(mén)收到文檔后，應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則對(duì)文檔進(jìn)行整理和編號(hào)。2.對(duì)文檔進(jìn)行格式統(tǒng)一，確保文檔的規(guī)范性。對(duì)于不符合格式要求的文檔，應(yīng)進(jìn)行格式調(diào)整。3.對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文檔的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于存在問(wèn)題的文檔，應(yīng)及時(shí)與文檔產(chǎn)生部門(mén)溝通，進(jìn)行修改和完善。五、文檔的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.技術(shù)文檔應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子文檔存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管在專門(mén)的檔案柜中。2.電子文檔應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文檔進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（二）保管要求1.技術(shù)文檔管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的保管工作，確保文檔的安全和完整。2.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文檔受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)于重要的技術(shù)文檔，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止文檔泄露。4.定期對(duì)技術(shù)文檔進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保文檔的數(shù)量和內(nèi)容與記錄一致。六、文檔的檢索與借閱（一）檢索1.技術(shù)文檔管理部門(mén)應(yīng)建立完善的檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需的技術(shù)文檔。2.用戶可以通過(guò)文檔編號(hào)、文檔名稱、文檔類(lèi)別、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索。3.檢索結(jié)果應(yīng)顯示文檔的基本信息，如編號(hào)、名稱、類(lèi)別、作者、日期等，以便用戶快速了解文檔的概況。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術(shù)文檔，應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《技術(shù)文檔借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)審批。技術(shù)文檔管理部門(mén)根據(jù)文檔的保密級(jí)別和借閱人的權(quán)限進(jìn)行審批，審批通過(guò)后予以借閱。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還技術(shù)文檔，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的技術(shù)文檔妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、標(biāo)記、損壞等。5.借閱人使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將技術(shù)文檔歸還技術(shù)文檔管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。技術(shù)文檔管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的文檔進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。七、文檔的修訂與廢止（一）修訂1.隨著技術(shù)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的變化，技術(shù)文檔需要進(jìn)行修訂時(shí)，文檔產(chǎn)生部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔修訂申請(qǐng)表》，說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。2.《技術(shù)文檔修訂申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)。技術(shù)文檔管理部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后安排修訂工作。3.修訂后的技術(shù)文檔應(yīng)按照原編號(hào)進(jìn)行更新，并重新提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。審核和批準(zhǔn)通過(guò)后的文檔應(yīng)及時(shí)替換原文檔，并通知相關(guān)部門(mén)和人員。（二）廢止1.當(dāng)技術(shù)文檔不再適用或已被新的文檔替代時(shí)，文檔產(chǎn)生部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《技術(shù)文檔廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止的原因和時(shí)間等。2.《技術(shù)文檔廢止申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給技術(shù)文檔管理部門(mén)。技術(shù)文檔管理部門(mén)對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后對(duì)廢止的文檔進(jìn)行標(biāo)識(shí)和處理。3.廢止的技術(shù)文檔應(yīng)妥善保管一段時(shí)間后，按照公司的檔案管理制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保銷(xiāo)毀的徹底性和安全性。八、文檔的保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)技術(shù)文檔的保密工作進(jìn)行全面管理。2.對(duì)涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密等重要技術(shù)文檔，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、專人保管等嚴(yán)格的保密措施。3.與外部單位或個(gè)人合作過(guò)程中，如需提供技術(shù)文檔，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。4.對(duì)技術(shù)文檔的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，根據(jù)人員的工作職責(zé)和權(quán)限，授予相應(yīng)的訪問(wèn)級(jí)別。（二）保密培訓(xùn)1.定期組織對(duì)涉及技術(shù)文檔管理和使用的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。2.保密培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家保密法律法規(guī)、公司保密制度、技術(shù)文檔保密措施等。3.新入職員工應(yīng)在入職后及時(shí)參加保密培訓(xùn)，并簽訂保密承諾書(shū)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.技術(shù)文檔管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)技術(shù)文檔的保密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。九、文檔的信息化管理（一）建立技術(shù)文檔管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立專門(mén)的技術(shù)文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)文檔的電子化管理。2.技術(shù)文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備文檔上傳、下載、存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批、修訂、廢止等功能，方便用戶使用和管理。3.技術(shù)文檔管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)信息的共享和協(xié)同工作。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)技術(shù)文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)