物業(yè)招標管理規(guī)章

物業(yè)招標管理規(guī)章第一章總則第一條目的為規(guī)范本物業(yè)公司在物業(yè)招標活動中的行為，確保招標過程的公平、公正、公開，提高物業(yè)管理服務質量，有效降低運營成本，保障公司及業(yè)主的合法權益，特制定本規(guī)章。第二條適用范圍本規(guī)章適用于本物業(yè)公司參與的各類物業(yè)項目招標活動，包括但不限于住宅物業(yè)、商業(yè)物業(yè)、辦公物業(yè)等項目的招標。第三條基本原則1.公平原則：確保所有潛在投標人在招標過程中享有平等的機會，不得對任何投標人予以歧視。2.公正原則：嚴格按照既定的招標程序和標準進行評標、定標，對待所有投標人一視同仁。3.公開原則：招標信息、招標程序、評標標準等應向所有潛在投標人公開，保證招標活動的透明度。4.誠實信用原則：招標人和投標人在招標活動中應誠實守信，不得有欺詐、隱瞞等不正當行為。第二章招標組織與職責第四條招標領導小組成立物業(yè)招標領導小組，由公司總經理擔任組長，副總經理擔任副組長，成員包括行政部、財務部、客服部、工程部等相關部門負責人。招標領導小組負責全面領導和決策物業(yè)招標工作，主要職責如下：1.審議和批準物業(yè)招標工作的重大事項和決策。2.審核招標項目的預算、評標標準等關鍵文件。3.確定中標候選人，并最終決定中標單位。第五條招標工作小組設立物業(yè)招標工作小組，成員由相關部門專業(yè)人員組成，負責具體的招標工作實施，主要職責如下：1.負責制定招標方案，包括招標公告、招標文件等文件的編制。2.發(fā)布招標信息，受理投標人的報名及資格預審。3.組織開標、評標、定標等具體活動，并撰寫評標報告。4.負責與中標單位簽訂物業(yè)服務合同，并跟進后續(xù)相關工作。第六條各部門職責分工1.行政部：負責招標工作的組織協(xié)調，文件的收發(fā)、整理和歸檔，以及與外部相關部門的溝通聯絡。2.財務部：負責審核招標項目的預算、報價，對投標單位的財務狀況進行評估，參與評標工作。3.客服部：提供與物業(yè)管理服務相關的需求信息，協(xié)助制定服務標準和考核指標，參與評標工作并對投標單位的服務方案進行評價。4.工程部：對招標項目涉及的工程設施設備進行技術評估，提供技術支持和建議，審核投標單位的技術方案，參與評標工作。第三章招標程序第七條項目需求調研1.對于擬招標的物業(yè)項目，由招標工作小組牽頭，相關部門配合，對項目進行全面的需求調研。調研內容包括但不限于物業(yè)項目的基本情況（如建筑面積、類型、配套設施等）、業(yè)主需求、服務內容及標準等。2.根據調研結果，形成詳細的項目需求報告，明確招標項目的具體要求和期望目標，為編制招標文件提供依據。第八條招標方案制定1.招標工作小組根據項目需求報告，制定物業(yè)招標方案。招標方案應包括招標項目概述、招標范圍、招標方式（公開招標、邀請招標等）、招標時間安排、評標標準、投標文件格式及內容要求等關鍵信息。2.招標方案需報招標領導小組審核批準，確保方案符合公司戰(zhàn)略和項目實際需求。第九條招標公告發(fā)布1.經批準的招標方案確定后，招標工作小組負責起草招標公告。招標公告應在公司官網、當地主流媒體、行業(yè)網站等平臺公開發(fā)布，確保潛在投標人能夠及時獲取招標信息。2.招標公告內容應包括招標項目名稱、項目概況、招標范圍、投標人資格要求、報名時間及地點、獲取招標文件的方式等詳細信息。第十條投標人報名與資格預審1.潛在投標人在規(guī)定的報名時間內，向招標工作小組提交報名資料。報名資料應包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復印件、資質證書復印件、法定代表人身份證明、授權委托書、業(yè)績證明材料等。2.招標工作小組對報名投標人的資格進行初步審查，主要審查其是否滿足招標公告中規(guī)定的資格條件。對通過資格預審的投標人，通知其獲取招標文件；對未通過資格預審的投標人，應書面說明理由。第十一條招標文件發(fā)放1.向通過資格預審的投標人發(fā)放招標文件。招標文件應包括招標項目的詳細要求、投標須知、評標標準、合同條款、投標文件格式等內容。2.投標人在收到招標文件后，如有疑問或需要澄清的事項，應在規(guī)定時間內以書面形式向招標工作小組提出。招標工作小組應及時給予答復，并將答復內容以書面形式通知所有投標人。第十二條投標文件編制與提交1.投標人應按照招標文件的要求，編制投標文件。投標文件應包括商務部分（如投標函、投標報價表、公司資質及業(yè)績證明材料等）、技術部分（如物業(yè)管理服務方案、人員配置計劃、設施設備管理方案等）和服務承諾部分（如服務質量承諾、應急處理預案等）。2.投標人應在規(guī)定的投標截止時間前，將密封完好的投標文件送達指定地點。逾期送達的投標文件，招標工作小組將不予受理。第十三條開標1.按照招標文件規(guī)定的開標時間和地點，由招標工作小組主持開標會議。開標會議應邀請所有投標人代表參加，當眾檢查投標文件的密封情況，經確認無誤后，由工作人員當眾拆封并宣讀投標人名稱、投標報價、服務承諾等主要內容。2.開標過程應進行記錄，并存檔備查。第十四條評標1.開標結束后，由招標領導小組從公司評標專家?guī)熘须S機抽取專家組成評標委員會。評標委員會成員人數應為單數，且不少于5人，其中技術、經濟等方面的專家不得少于成員總數的三分之二。2.評標委員會按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。評審過程分為初步評審和詳細評審兩個階段。-初步評審：主要審查投標文件是否符合招標文件的基本要求，包括投標文件的格式、內容完整性、投標報價的合理性、資格證明文件的有效性等。對不符合要求的投標文件，評標委員會應予以否決。-詳細評審：對通過初步評審的投標文件，評標委員會從物業(yè)管理服務方案的科學性、合理性、可行性，人員配置的合理性，設施設備管理方案的有效性，服務質量承諾的可靠性，以及投標報價的性價比等方面進行綜合評價，并進行打分。3.評標委員會根據打分結果，推薦中標候選人名單。中標候選人一般為1-3名，并按照得分高低順序排列。第十五條定標1.評標委員會完成評標后，向招標領導小組提交評標報告，推薦中標候選人名單。招標領導小組根據評標報告和公司實際情況，確定最終中標單位。2.中標單位確定后，招標工作小組應在規(guī)定時間內發(fā)出中標通知書，并同時通知未中標單位。中標通知書應明確中標單位、中標項目名稱、中標金額、服務期限等關鍵信息。第十六條合同簽訂1.中標單位在收到中標通知書后，應在規(guī)定時間內與招標人簽訂物業(yè)服務合同。合同條款應依據招標文件和投標文件的內容確定，明確雙方的權利和義務、服務內容及標準、服務費用及支付方式、違約責任等關鍵事項。2.合同簽訂后，招標工作小組應將合同副本分送公司相關部門存檔備案，并跟進合同的執(zhí)行情況。第四章評標標準與方法第十七條評標標準制定原則評標標準應根據招標項目的特點和需求，科學合理地設置各項評價指標和權重，確保能夠全面、客觀、公正地評價投標人的綜合實力和服務能力。第十八條商務部分評標標準1.投標報價：投標報價應合理、清晰，符合市場行情和項目實際需求。評標委員會將對各投標人的投標報價進行比較和分析，以最接近評標基準價的報價為最優(yōu)報價，按照一定的計算方法對各投標人的投標報價進行打分。2.公司資質與業(yè)績：審查投標人的企業(yè)資質等級、經營范圍是否符合招標項目要求，同時考察投標人在類似物業(yè)項目中的管理經驗和業(yè)績情況。根據投標人提供的相關證明材料，對其資質和業(yè)績進行綜合評價并打分。3.財務狀況：評估投標人的財務狀況，包括資產負債率、盈利能力、現金流等指標，以判斷其是否具備履行合同的財務能力。通過投標人提供的財務報表等資料進行分析，并給予相應的評分。第十九條技術部分評標標準1.物業(yè)管理服務方案：評審投標人提出的物業(yè)管理服務方案的科學性、合理性和可行性。包括服務內容、服務流程、服務標準、人員配置、培訓計劃、應急預案等方面的內容。方案應能夠滿足招標項目的需求，具有創(chuàng)新性和可操作性，根據方案的優(yōu)劣程度進行打分。2.設施設備管理方案：審查投標人對物業(yè)項目設施設備的管理方案，包括設施設備的維護保養(yǎng)計劃、更新改造計劃、運行管理措施等。方案應確保設施設備的正常運行，提高設施設備的使用壽命，根據方案的合理性和有效性進行評分。3.技術支持與創(chuàng)新：考察投標人在物業(yè)管理服務中應用的新技術、新方法和新設備，以及其對提高服務質量和效率的作用。對具有創(chuàng)新性和實用性的技術支持措施給予適當加分。第二十條服務承諾部分評標標準1.服務質量承諾：評估投標人對物業(yè)管理服務質量的承諾，包括服務質量目標、質量監(jiān)督與考核機制、服務改進措施等。承諾應具體、明確，具有可衡量性和可實現性，根據承諾的可信度和可行性進行打分。2.應急處理預案：審查投標人制定的應急處理預案，包括對突發(fā)事件（如火災、水浸、電梯故障等）的應急響應機制、處理流程和資源保障措施。預案應具有針對性、科學性和可操作性，根據預案的完善程度進行評分。第二十一條評標方法1.本公司采用綜合評分法進行評標。即對投標文件的商務部分、技術部分和服務承諾部分進行分別評分，然后按照預先設定的權重計算各投標人的綜合得分。綜合得分計算公式為：綜合得分=商務部分得分×商務部分權重+技術部分得分×技術部分權重+服務承諾部分得分×服務承諾部分權重。2.評標委員會根據各投標人的綜合得分進行排序，推薦綜合得分最高的投標人為第一中標候選人，依次類推。若出現綜合得分相同的情況，則以投標報價較低者優(yōu)先；若投標報價也相同，則以技術部分得分較高者優(yōu)先。第五章投訴處理與監(jiān)督管理第二十二條投訴處理機制1.建立健全物業(yè)招標投訴處理機制，接受投標人及其他利害關系人對招標活動中存在的違法違規(guī)行為的投訴。投訴人應在規(guī)定時間內以書面形式向公司行政部提出投訴，并提供相關證明材料。2.行政部收到投訴后，應及時進行登記，并在規(guī)定時間內將投訴內容轉達給招標工作小組。招標工作小組應在規(guī)定時間內對投訴事項進行調查核實，并將調查結果和處理意見反饋給投訴人。第二十三條內部監(jiān)督管理1.公司內部審計部門負責對物業(yè)招標活動進行全程監(jiān)督，確保招標過程嚴格按照本規(guī)章及相關法律法規(guī)執(zhí)行。內部審計部門有權對招標活動中的文件、資料、財務賬目等進行檢查和審計。2.招標工作小組應定期向公司管理層匯報招標工作進展情況，接受管理層的監(jiān)督和指導。對在招標活動中發(fā)現的問題，應及時整改，并將整改情況報告公司管理層。第二十四條外部監(jiān)督與合作1.積極接受政府相關部門和行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查，配合其對物業(yè)招標活動的調查和指導。及時了解和掌握國家及地方有關物業(yè)招標的法律法規(guī)和政策動態(tài)，確保公司的招標活動合法合規(guī)。2.加強與同行業(yè)企業(yè)的交流與合作，學習借鑒先進的招標管理經驗和做法，不斷完善公司的物業(yè)招標管理工作。第六章保密管理第二十五條保密范圍在物業(yè)招標活動中，涉及的招標項目信息、投標人的商業(yè)秘密、評標過程中的相關資料等均屬于保密范圍。具體包括但不限于招標文件、投標文件、評標報告、技術方案、報價信息等。第二十六條保密措施1.參與招標活動的所有工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露保密信息。2.對涉及保密信息的文件、資料應進行嚴格管理，指定專人負責保管，設置專門的存儲設備或場所，并采取必要的安全防護措施，防止信息泄露。3.在招標活動過程中，涉及保密信息的交流和傳遞應通過安全可靠的方式進行，避免在公共場合或非授權渠道討論和傳播保密信息。第二十七條保