大學檔案館檔案利用登記制度?

一、目的為規(guī)范大學檔案館檔案利用行為，準確記錄檔案利用情況，保障檔案信息安全，維護檔案的真實性和完整性，特制定本登記制度。二、適用范圍本制度適用于所有利用大學檔案館檔案資源的單位和個人。三、登記原則1.全面準確：對檔案利用過程中的各項關鍵信息進行詳細、如實記錄，確保登記內容全面反映利用行為。2.及時規(guī)范：在檔案利用活動發(fā)生時，及時進行登記，登記內容需符合既定格式和要求。3.安全保密：登記過程嚴格遵守保密規(guī)定，保護檔案信息及利用者個人信息安全。四、登記主體檔案館設立專門的登記管理崗位，負責檔案利用登記工作，確保登記工作的有序開展。五、登記內容1.利用者信息-個人利用者：姓名、有效身份證件號碼、工作單位（或就讀學校）、聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。-單位利用者：單位名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、單位地址、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系人聯(lián)系方式（手機號碼、電子郵箱）。2.利用目的：明確利用檔案是用于教學、科研、行政事務、編史修志、學位申請、職稱評定、個人查證等具體用途。3.利用檔案信息-檔案名稱：按照檔案原命名規(guī)范填寫。-檔案編號：對應檔案館內部的檔案編號。-形成時間：檔案的具體形成年份、月份。-檔號：完整的檔號標識，以便準確查找和定位檔案。-卷（件）數(shù)：記錄實際利用的檔案數(shù)量。4.利用方式：注明是查閱、借閱、復制、摘錄等何種利用方式。若涉及多種利用方式，需分別注明。5.利用時間-開始時間：利用者實際接觸檔案的時間。-結束時間：利用活動結束的時間（借閱檔案需注明歸還時間）。6.審批情況：記錄檔案利用申請的審批流程和審批結果，包括審批部門、審批人、審批意見及審批時間。六、登記流程1.利用申請階段-利用者填寫《大學檔案館檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、所需檔案信息等內容，并簽字確認（單位利用需加蓋單位公章）。-將申請表提交至檔案館登記管理崗位進行初步審核，審核通過后進入后續(xù)流程。2.利用登記階段-若利用者現(xiàn)場查閱檔案，登記管理人員在檔案利用登記薄上實時記錄利用者信息、利用目的、利用檔案信息、利用時間等內容，并由利用者簽字確認。-若利用者申請借閱檔案，登記管理人員除完成上述登記內容外，還需明確借閱期限，并辦理借閱手續(xù)。在檔案歸還時，核對檔案數(shù)量和完整性，記錄歸還時間，由利用者簽字確認。-對于復制、摘錄等利用方式，登記管理人員需在登記薄中詳細記錄復制或摘錄的內容范圍、數(shù)量等信息，并要求利用者簽字確認。同時，對復制件進行必要的標識和管理。3.特殊情況處理-如遇緊急或特殊情況需要快速利用檔案，利用者可先口頭說明情況，登記管理人員在確保符合規(guī)定的前提下，先行提供檔案利用服務，并在事后及時補全登記手續(xù)。-對于利用過程中需要變更利用內容、延長利用時間等情況，利用者需提前向登記管理人員提出申請，經(jīng)批準后進行相應的登記變更。七、登記資料管理1.紙質登記資料-檔案利用登記薄應按照年度和利用類型進行分類整理，妥善保存。登記薄應具備足夠的頁面空間，確保記錄清晰、完整。-每月對登記薄進行一次檢查，如發(fā)現(xiàn)頁面損壞、字跡模糊等情況，及時進行修復或復印備份。2.電子登記資料-建立電子檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，將紙質登記內容及時錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子化管理。數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)備份功能，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。-對電子登記數(shù)據(jù)進行加密存儲，設置不同的訪問權限，確保數(shù)據(jù)安全。只有經(jīng)過授權的管理人員才能訪問和修改登記數(shù)據(jù)。3.保存期限-檔案利用登記資料的保存期限為[X]年。保存期限屆滿后，按照檔案管理相關規(guī)定進行銷毀處理，銷毀過程需進行記錄，并由專人監(jiān)督。八、監(jiān)督與檢查1.檔案館定期對檔案利用登記制度的執(zhí)行情況進行內部檢查，檢查內容包括登記是否及時、準確、完整，登記資料的管理是否規(guī)范等。2.設立投訴舉報渠道，接受利用者和其他相關方對登記工作的監(jiān)督。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，及時進行整改，并追究相關人員的責任。